高水平高職院校項目管理系統的優化設計

薛 寧，張 敏

(哈爾濱職業技術學院，哈爾濱 150000)

1 高職院校項目管理系統概述

項目管理如果遵循傳統的項目管理形式，不僅會降低高職院校項目管理系統的實際開發效率，還會給后期項目管理的使用帶來較大的弊端。針對高職院校項目管理系統的發展情況，必須做好項目文檔管理系統的研究與設計。在項目管理系統中，做好各個階段的文檔審核與管理，使高職院校的科研管理人員明確項目進度、項目進展，準確把握、鞭策項目開發，為后續項目管理工作的順利開展助力。

2 高職院校項目管理系統流程的優化

分析高職院校項目管理系統，可以清楚的感受到項目的有序、穩妥進行，主要依托于對項目文檔各個階段的嚴格審核，給項目參與者帶來便利。在高職院校項目管理系統的開發上，應該明確劃分系統人員，主要包括系統與科研管理人員，整個項目的負責人員與項目組長。他們分別負責維護數據庫，管理用戶、部門，分配權限。項目文檔模板的生成，項目的創建與審批。查詢項目信息、審核階段項目、溝通上下級意見。創建具體文檔，編輯與修改文檔內容。

高職院校項目管理系統的大致流程：第一，由相關的科研管理人員負責統計主流項目類型，對制作出的文檔模板進行管理；第二，由相關的科研管理人員選擇相應的文檔類型模板，創建項目類型模板；第三，基于現有類型的模板建立新項目；第四，由相應的項目負責人選擇項目組成員，選舉項目組長，做好相關任務的分工工作；第五，項目組長負責模板的下載，并定期上傳文檔，查看評語，負責文檔的審核，直至通過項目；第六，按照模板的要求，由項目負責人進行文檔審核，直至文檔審核通過后，再將階段性文檔上傳給科研管理人員進行審核；第七，按照模板要求，由科研管理人員進行階段性審核，直至文檔通過后，再進行下一階段文檔的審核工作，直到所有的階段文檔都通過審核，使項目得以順利完成。

3 以需求為導向，對高職院校項目管理系統進行研發與設計

本研究所述系統是由以下六大子系統組合而成，見圖1。

圖1 項目管理系統的功能Fig.1 Function of project management system

文檔模板庫管理是科研管理人員根據高職院校承接的項目類型制定出的模板庫。文檔模塊庫中包含各種文檔，在創建項目類型模板上，應將全部上傳對應的需求文檔，實現統一化的管理。項目類型模板管理由兩部分組合而成，即項目類型階段管理、文檔模板管理。更新文檔模板庫主要由相關的科研管理人員負責，并結合項目類型，對項目類型模板進行初始化，便于順利建立新項目。在項目類型的階段管理過程中包括添加、刪除、查詢等固有項目的操作。項目基本信息管理是在創建具體項目的過程中，負責管理并保存基本的項目信息，準確的把握項目信息，實現對現有項目的增、刪、改等操作，明確每個角色的人群職責。文檔審核管理，即：未上傳---待審核審核中---審核通過。文檔涉及的人員包括項目組員、組長、負責人員以及科研管理人員。系統管理包括對用戶的操作管理、權限、退出系統以及部門管理等相關功能。

4 高水平高職院校項目管理系統的優化設計與實現目標

4.1 高水平高職院校項目管理系統的優化設計

第一，優化設計項目管理系統的總體邏輯架構。利用ASP. NRT平臺三層架構，將整個項目管理系統自上而下分為表示層、業務邏輯層、數據訪問層三個部分。高職院校開發的項目管理系統是對這三層架構的簡單拓展，使原有的三層架構轉變為五層架構，增加了服務層與數據層。第二，對項目管理系統功能模塊的設計。在項目管理系統功能模塊的設計上，需要將其分為五個管理模塊，即：項目類型模板、項目成員、項目基本信息、階段審核以及財務，這五個管理模塊在整個管理系統中各司其職，發揮著截然不同的功能與作用。

4.2 高水平高職院校項目管理系統的實現目標

首先，項目類型模板管理模塊主要負責建立項目類型模板。建立項目類型模板的根本目的是為了調動新建項目。在項目類型中點擊新建按鍵，建立任一種類型項目，再點擊特定類型行，根據所彈出的項目階段添加框選取新建，將選定項目的階段數添加進去，如圖2所示。將三個階段添加于項目管理系統中，并單擊特定階段行，在彈出的項目階段文檔框中選擇新建，添加所需的文檔。在項目階段文檔框中選擇上傳的文檔模板，在文檔模板中顯示。

圖2 建立類型模板Fig.2 Construction of type template

其次，項目審核管理。項目審核包括組長審核、負責人審核、科研部門審核。組長審核是指對負責某個項目階段的任一文檔進行審核，組長審核完成以后可將文檔提交至負責人進行審核。負責人審核是指負責某個項目中所有階段的審核工作，負責人完成審核工作后將文檔提交至科研部門審核。科研部門對所有項目文檔進行審核。三個審核模塊的界面大致相同，按照基本操作流程進行即可。最后為文檔審核流轉，基本流轉過程如下：新建一個項目以后，由組員負責完成所在組項目文檔的編寫，之后提交給組長，由組長審核，審核通過后由組長提交至組負責人、科研部門，由科研部門進行最后審核，直至整個項目完成。若某個環節的文檔審核沒有通過，應該馬上退給上一級審核機構，以保證文檔審核流轉的有效性、科學性。

5 結語

對于高職院校的項目管理系統，設計與優化的核心在于文檔審核流程，其中涉及到文檔在諸多角色間的投遞工作。要建設高水平高職院校的項目管理系統，必須設計出一套功能完備的系統方案。本研究提出的系統開發與設計優化思路還不夠完善，尚存在許多可拓展的地方，僅供參考借鑒。