物業檔案管理的重要性

竇建超 四平市鐵東區物業管理中心

基于新時代背景下，城鎮居民對物業服務水平提出了新要求與新目標。而檔案管理是物業服務中的一項主要工作內容，與物業服務水平與質量息息相關，所以為了能夠滿足城鎮居民的實際訴求，就必須高度重視物業檔案管理工作。

一、物業檔案管理的基本原則

（一）安全至上的基本原則。從物業檔案管理方面分析，必須高度重視安全問題。針對物業檔案管理場所而言，一定要滿足檔案管理各項基本要求，科學配置防盜、防火等有關設施，其中溫濕環境必須結合不同載體進行合理控制[1]。與此同時，物業檔案管理必須配置專業工作人員，制定切實可行的安全管理機制，編制緊急應急預案，從而有效保證物業檔案的安全性。

（二）集中分散的基本原則。現階段，我國大部分物業服務企業涉及的檔案管理內容比較多，所以應側重于集中和分散的兼顧。此種情況下，物業服務企業總部需要設置獨立的物業檔案管理部門，主要負責管理與指導下級物業檔案管理工作的開展。同時，建立統一、規范的物業檔案管理規章制度，對各部門資源進行有機整合，嚴格按照國家法律規定落實物業檔案管理工作。

（三）業務對應的基本原則。隨著時代的不斷發展，物業管理工作已經發生了新的變化，比如附加值。對此，物業檔案管理必須結合物業管理工作內容變化進行合理調整，拓展檔案管理工作范圍。針對物業管理工作涉及的所有具備價值的資料都必須進行歸檔保存[2]。按照各種類型的業務選擇與之相適的檔案分類方式，從而達成物業檔案的有效管理

（四）評價指標的基本原則。從本質上分析，檔案管理是物業服務管理工作的主要內容，其直接決定著物業服務水平與質量，所以物業管理工作需要將物業檔案管理作為一項關鍵指標。物業服務企業需要把物業檔案管理作為部門工作考核的一項重要內容，并不斷地優化評價機制，促進物業檔案管理工作的全面落實。此外，業主單位或者是業主委員會應該在選擇物業服務企業的過程中重點考慮其檔案管理工作水平，做到擇優選用。同時物業服務企業在落實具體工作的過程中也要著重考評檔案管理工作，嚴肅對待。

二、物業檔案管理面臨的主要問題

（一）物業檔案管理制度漏洞百出。目前，我國大多數物業服務企業建立的物業檔案管理制度普遍存在著問題，具體表現在下述幾個方面：①物業檔案管理基礎工作沒有制定統一、規范的標準，例如物業檔案資料的分類、保管期限等都沒有進行統一規定，而且物業檔案管理比較隨意化，從而導致檔案管理水平偏低；②物業檔案管理較為分散。一般情況下，物業服務企業主要是把檔案管理工作安排給各個部門，而忽略了集中統一管理，這樣很容易導致檔案資料丟失。

（二）物業檔案管理工作人員綜合能力與素養偏低。縱觀我國物業檔案管理實際情況發現，其中專業人才的缺失尤為普遍。由于物業檔案管理是一項基層工作，本身就沒有什么吸引力，所以就造成物業檔案管理工作人員綜合能力與素養偏低[3]。此外，有的物業服務企業在物業檔案管理方面仍然選擇兼職的工作模式，尚未配置專業化人才，只是簡單的安排專業不相關的人員負責，此種情況下就造成了物業檔案管理水平不高。

三、物業檔案管理問題的有效解決措施

（一）提高管理層物業檔案管理意識。針對物業服務企業的管理層而言，其具備的物業檔案管理意識直接關系到物業檔案管理水平與質量，所以必須切實提高管理層的物業檔案管理意識。物業服務企業的管理層需要順應時代發展潮流，深刻認識到物業檔案管理的價值與重要性，并加大物業檔案管理宣傳與教育力度，從而全面提高物業服務企業各部門、各管理人員的物業檔案管理意識。

（二）完善與優化物業檔案管理制度。物業檔案管理制度是物業檔案管理工作全面、有效落實的重要保障，所以必須不斷地優化與完善物業檔案管理制度，這樣才能夠切實提高物業檔案管理水平與質量。針對物業檔案管理制度的優化與完善，需要從下述幾個方面展開：①制定科學、統一的物業檔案管理標準，實現檔案信息分類與資料保管期限等各項的詳細規定，尤其是重要檔案資料必須加強保密工作；②結合物業服務企業現實狀況，采用科學、可行的物業檔案管理工作模式。確定物業檔案管理各個工作崗位的具體職責，進行全面化管理，切實提升物業檔案管理水平與質量。

（三）加強物業檔案管理工作人員的綜合能力與素養。從物業檔案管理方面進行分析，檔案管理工作人員的綜合能力與素養直接決定著物業檔案管理水平與質量，所以必須高度重視物業檔案管理工作人員能力與素養的提高。第一，物業服務企業在進行檔案管理工作人員招聘時應該選用專業人才，其不但要具備深厚的專業知識與技能，可以科學處理物業檔案管理問題，同時也要具備良好的素養，保證能夠有效完成物業檔案管理任務[4]。第二，物業檔案管理工作人員需要具備一定的信息技術能力，可以準確使用檔案管理軟件，促進物業檔案管理信息化建設，這也是新時代物業檔案管理發展方向。第三，物業服務企業需要加大物業檔案管理工作人員培訓與教育力度，定期組織檔案管理工作人員參與專業培訓，不斷地提升專業技能與專業素養，從而滿足新時代下物業服務企業物業檔案管理要求。

總結：物業檔案管理在物業服務企業經營與發展中占據著重要地位，所以管理層必須提高物業檔案管理意識，不斷地優化與完善物業檔案管理制度，加大物業檔案管理工作人員專業能力與綜合素養的培訓、教育力度，使之能夠適應新時代下物業檔案管理要求，從而提高物業檔案管理水平與質量。