財政稅收電算化檔案管理工作淺析

任廣俊 山東省濟寧市魚臺縣財政局

財政稅收電算化檔案管理已成為目前信息化檔案管理建設工作的主要方向，這可在原有建設要求的基礎上，增強檔案管理能力，加大計算機、網絡技術的應用，從而促進人才需求的分析，以此為財政稅收工作的開展提供更多可靠數據支持，完善財政稅收管理。

一、財政稅收電算化檔案管理的具體內容

財政稅收電算化檔案管理涵蓋數字化會計數據管理和紙質化會計資料管理兩大部分內容，前者包含電腦硬盤中存在的會計數據、其他磁盤介質存儲的會計數據、光盤存儲的會計數據；后者則指的是電腦打印出來的書面形式的會計數據。其中的會計數據則是由各種記賬憑證、會計賬簿、財務會計報告組成的，按照現有規范條例，所有的財政稅收會計數據均要一式兩份，保留電子版及書面版。這就要求相關部門做好財政稅收電算化檔案管理，構建完善的管理模式，保證會計資料的準確性、齊全性。

二、財政稅收電算化檔案管理的建設要求

（一）擴大管理和存儲范圍。財政稅收電算化檔案管理是在財政稅收電算化檔案管理現有準則及要求的基礎上，利用專用的財務稅收檔案管理軟件，對信息數據進行及時的錄入和存儲，以促進后續相關工作的正常開展。不過在錄入和存儲過程中，原始財政稅收單據及負責人簽字憑證也需要實行有效存儲，這無疑對財政稅收電算化檔案管理范圍及存儲容量提出了較高要求，需要人員結合實際情況擴大存儲范圍，優化管理水平。

（二）提高計算機系統環境的建設質量。財政稅收電算化檔案管理工作的開展需要利用計算機及相關軟件開展處理和存儲工作，以改進多樣化資料數據存儲質量，降低存儲占用面積，減少以往優盤等較大存儲媒介的應用。基于此，需要對現有的計算機系統環境予以優化和調整，完善軟硬件設施，加強兩者間的融合性，且根據財政稅收電算化檔案管理要求，對使用權限予以科學設置，做到檔案資料的分類管理，避免財政稅收信息泄露帶來的不良影響，以促進國家經濟的順利發展。

（三）增強計算機分析能力。財政稅收電算化檔案管理體系的構建，不僅可對檔案管理機制及管理方式予以調整和完善，促進財政稅收數據的互查及共享，還可提高年度審查效率，通過計算機網絡系統的應用，分析與核對財政稅收數據，并通過精確計算得出較為精準的財政稅收結果，及時準確的掌握各企事業單位的運營情況，調整財政稅收的相關法律條文，以改善我國管理水平。

（四）強化工作人員的能力素質。財政稅收電算化檔案管理工作的開展，對計算機及網絡技術的依賴性較大，所以為促進整個管理系統的穩定運行，需要提升工作人員的能力素質，確保其明確了解系統具體操作標準，及時準確的對系統運行中存在的問題予以控制和調整，增強財政稅收中各項數據的準確性、可靠性。基于此，要對工作人員實行定期培訓和教育，要求其一方面要熟練掌握財政稅收的基本理論知識，另一方面熟練掌握計算機信息存儲的相關要求，明確軟件系統的操作規范及流程，并能夠嚴格按照規定要求開展相關作業，以加強財政稅收電算化檔案管理的科學性、合理性。

三、財政稅收電算化檔案管理的強化措施

（一）注重電算化檔案資料的完整性。電算化資料數據在未打印形成書面文件前，要對其實施備份管理，并存儲在相關的磁性介質中。將財政稅收中設計的記賬憑證、總分類賬、現金日記、銀行存款日記等內容按照規定要求打印輸出，并提交到相關部門完成審查，注重資料數據的齊全性。在將資料數據保存在磁性介質中時，需要對資料數據的備份時間、數量、存儲方式予以細致劃分和登記，定期對其實行檢查，避免出現復制、損壞等問題，破壞資料數據的完整性。

（二）健全管理機制。財政稅收電算化檔案管理是會計管理工作的基礎環節，而在傳統資料記錄和存管中，大多是通過手動記賬的方式實現的，且已經構建了較為完善的管理機制。不過在現今環境下，計算機代替了原有的手動作業，所以相應的管理機制也應進行適當調整和優化，以增強電子資料歸檔、存管、借閱、備份等工作的合理性，減少問題的產生。對于書面形式的會計檔案以及存儲在磁盤介質中的檔案，要定期實施匯總及整理，做好相應的保護措施，如防腐、防潮、防光等，對于借閱的檔案資料要提交相關證明文件，明確了解檔案資料的去向，便于及時回收檔案資料。

（三）開展教育培訓，強化人員素質，構建專業管理團隊。相關部門需對現有人員實行計算機操作能力的培訓，增強工作人員的操作能力，且結合企業發展條件，加大專業技術人才的引進，做好財政稅收電算化檔案資料的管理及系統的維修和養護工作，維護網絡安全。同時還需加大軟件研發力度，改善財政稅收電算化檔案管理水平。

（四）做好網絡安全維護及資料備份。在財政稅收電算化檔案管理中，計算機軟件運轉中很容易受到黑客或病毒的攻擊而出現各種問題，所以應該做好網絡安全維護工作，通過防火墻、查殺軟件的應用，及時檢測和排除故障問題，維護財政稅收資料的安全性。在將資料備份到磁盤介質中時，可采用AB備份法，且注明備份時間，備份人員，將其分開存放在兩個不同的地方，這樣即使其中一份資料損壞，另一份資料也可正常使用，減少工作中問題的產生。不過要對備份資料進行定期檢查，避免因保管不當出現損毀等問題，增大資料利用率。

四、結語

綜上所述，財政稅收電算化檔案管理工作的開展起到非常重要的作用。相關部門應當加大對其重視度，結合現今實際情況及電算化檔案的特征，優化管理模式及方法，構建信息化的管理體系，以改進財政稅收電算化檔案質量，增大資料數據利用率，從而更好的為工作開展，決策落實提供保障，促進財政稅收電算化檔案實際功效的發揮。