解析新形勢下事業單位檔案管理的改革

王琳琳 菏澤市鄄城縣重點項目服務中心

事業單位在新形勢發展下要想取得較好成果，加強檔案管理是非常必要的。但就目前事業單位檔案管理情況分析，傳統管理模式仍存在一些問題，如齊全性差，部分工作的開展受到一定制約，工作質量難以保障。因此，有必要對檔案管理加以改革創新，提高管理水平，以發揮檔案的作用。

一、新形勢下事業單位檔案管理改革的必要性

隨著科學技術的完善，各領域開始嘗試改革創新，事業單位作為促進我國社會發展的重要組成部分，也逐漸加大改革創新力度。檔案管理作為事業單位工作開展的基礎，也在該形勢影響下，加快改革進程，將信息化、數字化建設作為改革核心內容。這樣一方面可滿足社會發展需求，改變傳統的檔案管理模式，加快數字化、信息化建設，高效處理檔案收集、整理、處理、分類等工作，解決傳統檔案管理中的問題。另一方面也可推動檔案管理的進步，降低人力、物力損耗，以信息技術和數字化技術實現信息數據的自動檢索和篩查，降低人工作業的工作量，加強檔案資料的準確性、齊全性。

二、新時期事業單位檔案管理工作的現狀

（一）檔案管理理念落后

事業單位工作開展中會存在較多的資料數據，對這些資料數據的收集和處理，是檔案管理工作的重要內容。但在實際工作中，管理人員由于理念的缺失，對檔案管理的重視度不高，工作開展中經常會出現各種失誤，如資料收集不準確、完整性不足等，進而降低了檔案數據的利用率，打亂了工作秩序。另外，事業單位領導層對檔案管理重視度不夠，管理理念落后，更新速度較慢，難以滿足社會發展需求，檔案管理存在較多不規范操作。再者，管理理念落后，也使得檔案管理保密性較差，泄漏情況時有發生，給事業單位帶來了較大的經濟損失。

（二）管理制度不健全

事業單位建設初期針對檔案管理建立相應的管理制度和管理體系，以推動檔案管理工作的落實，但任何事物都不是一成不變的，需要結合時代發展作出科學調整。但事業單位的檔案管理在長時間發展中仍在沿用初期模式，檔案管理與時代發展的適應性逐漸降低，對事業單位帶來了嚴重影響。傳統檔案管理制度雖然可對工作流程及要點予以明確表述，但隨著事業單位結構的調整，部門新增，檔案管理內容也有所增加，如果還依照傳統管理制度開展工作，變動部門的資料信息將會存在缺失，影響后續工作開展及決策制定，不利于事業單位的前行。

（三）管理模式落后

檔案管理方式方法的滯后也是影響檔案管理效率的原因之一。事業單位為適應新形勢發展要求，加大改革創新力度，這一過程產生的資料數據也在不斷增加，傳統檔案管理方式，多以人工作業和紙質存管方式為主，隨著信息資料的增多，工作量增大，過程中會存在失誤或錯漏，進而抑制檔案資料作用的發揮。目前，檔案管理部門針對單位檔案資料的整理欠缺系統性的管理體系，而傳統的管理方法，無法及時對單位的重要資料進行整合、裝訂和存檔，導致大量的事業單位重要資料和信息遭到損壞或者丟失。

三、事業單位檔案管理創新思路

（一）革新管理理念

事業單位發展離不開檔案資料的作用。在新形勢下，事業單位應根據時代發展要求，做好檔案管理改革工作，提高管理水平，發揮檔案資料的作用。而檔案管理改革的首要工作，就是革新管理理念，引進新的管理思想，更好的指導工作開展。

首先，領導層人員需加大對檔案管理重視力度，引導下層部門開展檔案管理工作。其次，加大宣傳力度，讓事業企業內部員工明確檔案管理重要性，及時發現檔案管理中的問題，并及時上報，加大檔案管理革新力度。最后，管理人員應發揮帶頭作用，采取科學手段和措施，優化檔案管理水平。完善獎懲制度，激發員工的工作積極性，主動參與到檔案管理中來，從而實現檔案管理的改革和創新。

（二）完善和創新管理制度

檔案管理的落實也應該做到有法可依、有據可循，以維護工作質量，發揮檔案作用。鑒于事業單位目前檔案管理當中存在的漏洞和弊端，需在原有管理制度基礎上，嘗試調整和創新，完善管理制度內容，構建科學管理體系，以推動檔案管理工作的落實。

首先，更加自身特征和條件，對檔案管理制度加以調整和優化，建立符合新形勢發展及事業單位結構體系的管理制度，為檔案管理指明方向，改進工作質量。其次，以平等原則完善檔案管理制度內容，要求管理制度對員工和領導層人員有較好的約束作用，規范人員行為，確保檔案管理工作能夠按照規定流程逐步開展，避免混亂性。最后，設置完善的獎懲和激勵制度，借助這兩項制度，調動員工工作積極性，加大對檔案管理重視力度。對于檔案管理工作中的問題，員工必須予以及時解決，擺正自身定位，增大檔案利用率。

（三）管理模式和方法的創新

事業單位檔案管理現階段還在使用傳統的人工管理模式，檔案資料以紙質存儲為主，這不僅會增加檔案資料丟失、破損率，也會增大管理人員工作量，導致失誤、遺漏等問題的發生，削弱檔案價值。為此，需要結合新形勢要求，對管理模式和方法加以創新和優化。引進信息技術，構建信息化管理平臺，將紙質檔案轉變成電子檔案，降低破損率，提高檔案利用價值。同時，通過信息平臺的構建，加快檔案檢索和查閱，省略部分人工作業，以降低人員工作壓力。不僅如此，還要建立完整的網絡系統，實現檔案資料的共享和實時傳輸，發揮出檔案作用和優勢。

結語：新形勢下，事業單位檔案管理需要從管理理念、管理模式和方法、管理制度和體系等多方面綜合考量，做到管理工作的創新和優化，發揮出檔案的作用和價值，最終為事業單位的經營決策提供依據，推動事業單位的穩步前行。