制造企業如何加強存貨管理

馮震 盧斌

中國人民大學

前言：制造企業經營過程中，由于持續生產經營的需要，不可避免需要儲存一些原輔料、包材、中間品、半成品和成品等，這些物資構成了企業資產的重要組成—存貨。

世界上沒有免費的午餐，企業的存貨或者是從外訂購或者是自行制造，因此存貨成本必然包括訂貨成本、購入成本以及可能的制造成本等；企業庫存物資以實物形式存在，必然占據一定空間，并且一些物資對儲存空間要求還非常高，如低溫、通風等等，隨時都會產生費用；儲存物資需要一定人來管理，需要不定期整理，也會產生一定成本影響企業效益；企業管理中的問題或者一些不可抗力因素的影響會導致企業斷貨，也會產生一定費用。這些存貨沒地方用，扔不舍得扔，賣又賣不了多少錢，放久了又銹損腐蝕，這也是管理中的難題。企業增加效益的辦法可以通過降低成本來實現，因此降低和存貨有關的成本可以作為企業增加效益的重要手段。

本文闡述的主要是如何降低存貨的持有成本。

一、企業存貨持有成本過高會產生的問題

（一）過多占用資金成本。根據存貨特點，存貨只有流動起來才能產生更多的效益。存貨都是耗費企業一定資金采購或制造的，因此長期呆滯在庫內的存貨就是在占用資金成本。另外，如果按照成本核算的思維分析，過多的存貨持有成本也是不能實現其他收益的機會成本。雖然必要的存貨可以為企業生產帶來便利，但是更多企業追求的零庫存出發點就是要減少存貨的資金成本。

（二）過多占用庫存空間。很多企業為了所在地區交通便利和職工上下班方便，建立在相對繁華的所在，因此該地區的地價也基本可以說是一寸土地一寸金。在此基礎上，如果企業的呆滯存貨過多或多存貨周轉次數太低，一定會占用更多的庫存空間，也就是越來越多的物資占據了很大的庫存空間而且可能是長期占用。沒用的用得少的存貨占的空間多了，庫房容積就那么大，有用的用的頻繁的物資采購基本量就會受影響。還有，一些特殊的物資需要嚴格的儲存條件，如劇毒產品危險品庫房需要建立嚴格的人防技防措施如防盜門窗、音視頻報警裝置和雙人雙鎖的管理模式，一些生物制品需要不同階段的低溫進行分類儲存，一些印刷物包材需要保持室內的溫濕度……這些因素不但在開始設計建造庫房的時候產生成本，還可能因為持續的儲存物資平時也產生維護費用。

（三）人力成本的耗費。雖然可能有些物資已經不能使用或者用的很少，但是各種盤點以及日常的收拾，都要按照正常物資的管理水平，一個環節都不能少，也會產生大量的人力維護費用。也就是說，錢沒花在刀刃上。庫房的管理，是一項龐大而且復雜的工作，尤其是專業性強的存貨，需要的人員不但要具備認真負責的專業素質，還有具有相關專業知識，因此越是專業的庫房對應的人員管理成本越高。

（四）大量呆滯存貨的存在，可能造成庫管人員的惰性和腐敗問題，并且能夠掩蓋生產管理過程中很多問題。往更深層次分析，其實不只是庫管人員，其他相關人員也會產生一些相關問題。

（五）其他問題。

二、企業呆滯存貨過多的原因

（一）企業內部溝通不暢。比如企業內部已經停用或者以后很少使用某外包裝，但是沒有通知庫房保管員。企業保管員按照以往的經驗，在庫存余額警戒線下，需要對物資進行請購。但是買來之后其他部門不再使用，只能形成呆滯物資，這就是典型的溝通不暢導致的庫存問題。

（二）長期的待檢區域或者不合格區域滿負荷，也是一種呆滯物資儲存的原因。有些企業物資到貨以后，保管員發出請驗單與質檢人員對接，但是質檢人員在規定的時間期限并沒有進行抽檢，這是造成企業物資呆滯產生的原因；有些物資不合格，需要進行退貨、換貨的處理，但是采購員并沒有及時聯系供應商進行處理，因此也占用了不合區的大量空間。這些物資都和庫存管理有關，有的企業保管員對物資不熟悉，生產需要物資有時找不到，只能訂購，但是下次可能發現就在庫里只不過名字不是生產領料單的名字；有些保管員怕斷貨被追究責任，提前請購很長時間造成一段時間內多批物資共存的問題比較突出；有的物資不及時按照檢驗結果轉移待檢區、合格區和不合格區內的物資造成沒有合格原料領用，待檢區東西卻堆積如山。

（三）有些物資的最小規格和采購量決定了也物資的呆滯水平。比如某些化學品每次生產只用三毫升，但是供應商最低只有五百毫升的規格，這樣的采購行為發生后就可能造成存貨的呆滯。另外，有些物資必須使用但是用量極低，每次訂單數量太小，因此供應商不愿意生產，提出了最小采購量的問題。最小采購量雖然有個“小”字，但是可能對于使用這些物資的企業來講并不小，可能會長期大量占用一些企業的庫存空間。總之，有些問題不是我們所能控制的，我們只能從自身挖掘潛力客服困難。

（四）庫存零頭。有些物料領用人員希望每次都只領一個批次的，但是庫存的最小批次又不能滿足一次的生產需求，這樣的過程如果長期發生，就會發現庫存出現很多零頭，而且零頭由于都不夠一次任務導致很多人不重視不解決。這也是呆滯物資產生的原因之一。

（五）企業的空間沒有合理使用。有些庫房內部空間很高，但是貨物的碼放并沒有隨行就市，立體的庫房空間沒有得到使用。另外，過多對環境要求過高的物資也會造成庫存成本的增加。

（六）企業需求太追求個性化，使得物資種類規格太多。比如某診斷試劑生產公司，瓶子種類有二十多種，光三毫升瓶子就有七八種；最夸張的是七八十種產品都采用個性的外包裝，外包裝又分多個規格，其實我覺得真沒必要。規格多，按照GMP的要求，還必須分開隔開有效存放，這就更無形中增加了企業的成本。

（七）采購員出現的采購錯誤導致呆滯物資的出現。采購錯誤的出現原因比較復雜，錯誤的方式包括數量、標的和交貨日期等方面的錯誤，有很多原因可能導致其發生。但是采購錯誤一旦不可挽回，就會造成無用的存貨或者過多的存貨占用庫存空間。

（八）企業工作缺乏計劃性或者需求預測不準特別是戴高帽式的預算會導致呆滯物資的大量產生。計劃工作的這兩個方面都會使企業庫存管理工作出現問題，實際上企業庫存呆滯存貨大部分原因是這兩個原因造成的，具體可以表現為：

1.有些企業根本沒有計劃，完全是生產主管或者直接生產人員自己估算生產，如果再加上和產量相關的獎勵，一定會發生提前生產導致大量堆積庫存的現象。

2.沒有計劃或計劃不準，采購人員下單不考慮庫存問題，如果再有背后交易的問題，那么很容易大量訂貨，造成存貨大量增加。

3.庫管人員和采購人員接收物資環節不按照訂單或者生產計劃，再加上有些供應商想多賣商品，有可能在接收環節來多少收多少，完全不顧庫房容積問題。

4.銷售為了最大滿足用戶需求擔心由于可能的斷貨導致用戶流失，對銷售預測戴高帽，對生產部門發出了錯誤的信號，再向上反饋到庫存部門就是增加了庫存商品的需求，采購員進行了超額的采購。一旦銷售沒有超額完成甚至沒有完成基本預測數據，就會產生成品、半成品、原輔料的大量增加，給企業帶來重大財務風險，有可能只能通過斷臂求生不計成本甩賣達到降低庫存現象。

5.在訂單為王的企業，訂單管理的隨意性也可能造成需求的嚴重失真。隨意變更的訂單不是僅僅影響營銷部的一個數字，是連鎖的反饋，直到影響可能的庫存產品大量增加。目前，國內的企業對此一般都是訂單承接方承擔損失，對買家基本沒有約束性，因此訂單改變很隨意。訂單的問題反饋出企業的契約精神，也是國內企業的困惑之一。

（九）研發失敗。一個企業不可避免涉及研發問題，研發不能保證百分之一百成功，因此研發過程中的一些備料或者中間產品就可能成為呆滯物資。這部分物資不能隨意處理，因為根據經驗，很多研發過程都是息息相關，有可能下一個研發方案就用到上一個研發方案中的備料或者中間品。除非研發徹底失敗放棄項目，這部分存貨可以走正常的報廢流程進行處理，減少庫容。

（十）特殊原因產生的存貨增加。如最近美國對華為的制裁加劇，導致華為的芯片供應吃緊。華為公司為了保證未來一段時間內的芯片穩定供應，向臺積電下了巨額訂單，而訂單的標的數量完全超過了常規的訂單數量。在一段時間內，雖然華為的芯片不用擔心斷貨，但是隨著技術的更新，可能造成使用目前技術生產的芯片組裝到手機后，造成手機核心技術在短期內無法更新，可能稍后的一個時期內在與其他品牌競爭中處于下風。

（十一）產品設計的不可靠性。產品急于推向市場，因此存在很多設計端的缺陷，只能在面向市場過程中不斷改善。但是在改善過程中會因為變更工藝對物料的種類、等級或者數量產生很大的影響，即使技改定型后及時通知了物資部門也會產生一部分呆滯庫存，或者在一定時期內產生呆滯庫存。

（十二）企業的價值觀或戰略問題，追求的目標太高，導致各種超出常規的失敗造成冗余。

（十三）其他呆滯物資產生的原因。

三、如何降低企業存貨持有成本

（一）各部門要加強溝通，如果出現更換物資或者改變工藝導致使用數量發生變化，企業內部其他部門應及時通知庫房，庫房及時調整物料請購單，這樣有利于采購人員進行合理采購，避免出現問題。另外，處理這個問題要舉一反三，形成制度，對執行不力的部門要進行懲罰，形成底線思維，才可能減少這種可以避免的錯誤發生。

（二）企業應該進行徹底認真的盤點（建議盤點期間研發人員、生產人員和質檢人員同時參與，發現以后研發或生產不再涉及的研發用材料、變更工藝后不再使用的材料或者不合格的物資及時處理。），摸清家底，并且根據實物調整賬面數據；另外，要進行實時盤點，每次領料或入庫都對對應的物資進行點數，使庫存余額反饋真實數據，為企業決策進行服務；保管員賬務處理必須及時，當日事當日畢，出現問題不可怕關鍵是要處理，自己處理不了及時上報處理；物資部門負責人或聯合財務審計部門，或獨立進行對庫管工作進行監督盤點，有獎有懲，促進工作效率。要使大多數盤點在有監督的情況下進行，要對盤點異常情況迅速處理，以免再次拖入到下一個會計期間。

（三）簡化物料，縮減物資種類，加強管理。不管是多少個產品平臺，不管是什么產品品種，對某一類物資只要是驗證沒有問題，盡量使用統一標準甚至同一物資，如包裝瓶三毫升的就用一種，三毫升和五毫升統一為五毫升一種，不同方法學用同一種，都是解決問題的手段。另外，由于縮減物資種類，增加了單次數量，還能利用規模效應向供應商壓價，一舉多得。

（四）利用機器設備，根據庫房實際情況，將庫房空間用到極致。但是同時必須做到不同種類的物資之間隔離，不同批次之間的物資隔離，物資不能直接放在地面不能靠墻存放，物資碼放要流出應急通道和搬運空間，物資碼放要壓茬碼放并且標簽向外。總之，合理利用庫房空間是一件非常麻煩但是講究的工作。另外，要盡量采用對環境水平要求低的物資，才可能不用對庫房硬件大規模改造，產生多余的庫存持有成本。如果可能，在庫房建造的過程中就應該考慮庫房機器化管理的問題，如必要的層高、合理的管道以及消防設施的設計等。筆者參觀過一些自動化程度特別高的庫房，不管是節約了人力，更重要的是差錯率特小，可以為訂貨決策提供更加準確的數據。

（五）各種物資的庫存零頭必須及時使用。庫存物資零頭按照邏輯，都是合格的物資，為什么不能使用呢？無非就是麻煩，惰性心理作怪罷了。這就要求企業做出明確規定，并且督促職工嚴格執行。如果使用了一個批次的零頭要使用新的批次或者亞批進行區分，同時對兩個批次分別進行同樣的檢驗程序，嚴格進行控制。

（六）關于物資的最小規格和最小采購量的問題有兩方面建議：首先如果可以和同行達成臨時合作協議進行共同采購，可以避免這些問題；其次如果只能自行采購，那么依據有效期等資料，對物料進行嚴格的控制，超出有效期及時處理，絕對不能使過期物資進入生產線，避免帶來可能的損失。另外，也要注意和供應商溝通，商討適合的產品規格和訂貨量問題。

（七）企業加強管理，各個部門之間出現問題及時溝通，各個崗位提高工作效率，如質檢人員及時檢驗物資是否合格，不合格品采購人員負責及時退換貨，總之，盡量減少主觀原因造成的庫存增加。在這個過程中，要形成必要的記錄，以便分清職責，和績效考核緊密結合，才能引起職工的重視，切實提高管理水平。

（八）企業應和供應商做好溝通。在成本不會升高的情況下，根據期初期末庫存余額、年使用量、訂貨到貨周期、缺貨危險期等情況，要求供應商增加送貨頻次，減少單位送貨數量，相當于轉移了部分庫存，但是又不會造成物資斷檔。另外，企業選擇供應商要有備胎觀念，如果發生不可抗力問題或者原有廠商不能保證企業利益，不會因為供應商的過錯導致企業本身供貨出現問題。

（九）企業可以通過應用先進的技術，如物聯網技術、機器人技術等，提高庫房的管理水平。

（十）企業的計劃工作需要所有部門的配合，需要認真負責嚴謹的工作態度，需要翔實的數據基礎。計劃工作的好壞，不止停留在報表數據上，更體現在執行中，并且在執行中應根據實際情況進行隨時糾偏。

1.銷售人員應該通過詳細的市場調研分析，匹配自身企業的資源與能力，準確、嚴謹地得出銷售預測數據，用于指導生產預測和采購預測等。

2.生產主管根據銷售預測數據以及生產現場的實際情況，按照產品的配方和生產流程，得出具體的物資需求，反饋至物資部門。

3.物資部門根據生產部門反饋的數據，按照庫存實際余額，結合銷售的季節特點，計算物資需求的數量，分析物資需求的時期，在恰當的時間點進行恰當數量的采購。

4.企業各個環節的預測的富余量可以約定一定的比例，或者只從銷售預測源頭增加富余量，以免產生疊加效應。

5.企業的預測不是一成不變的，尤其是類似于2020年的形勢，必須要順勢而為，不斷調整預算，使數據更加可靠貼近實際，才能更好地起到指導生產需求和采購需求的目的。

（十一）目前全球市場是合作的市場，但是從近年的中美貿易戰以及新冠疫情產生的一系列問題，使我們充分認識到市場的變幻莫測，認識到國內企業高新技術發展的緊迫性，也使我們認識到有備無患的危機意識。其中，供應鏈的考慮以后要增加濃重的一筆，就是合作方可能的政治站隊對企業的影響。同時我們也看到，一個行業內企業在必要的時候是需要抱團取暖的，團結起來克服外部的困難。

（十二）積極穩妥地將產品推向市場。可靠的設計或者相對穩定的設計才能使一定時間內企業物資保持穩定，有規律可循，企業才能更加合理的計劃，減少庫存持有的成本。

（十三）解決庫存問題是一個長期的問題，要不斷調整策略，根據不同時期庫存物資的特點進行調整。

（十四）其他降低庫存冗余的辦法。

結束語：總之，呆滯的庫存就是企業的累贅，我們必須及時鏟除它，要不然會成為企業的毒瘤。追求零庫存不是每個企業都適合，恰當的庫存才一定是企業的正確選擇。各個企業要根據行業的特點、供應商的能力、企業制造的能力以及多種資源，制定企業恰當的庫存指導數據，恰當的確定庫存物資的種類，改變企業管理中對于庫存不正確的認識和管理行為，合理進行計劃用以指導生產和采購行為，對企業資源合理地利用，才能正確解決庫存物資呆滯的問題，降低企業成本，增加企業效益。