淺析事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

劉天琪 長(zhǎng)春市標(biāo)準(zhǔn)研究院（長(zhǎng)春市WTO/TBT咨詢中心）

引言：眾所周知，檔案是事業(yè)單位發(fā)展過程中非常基礎(chǔ)的部分，對(duì)檔案進(jìn)行管理，有利于體現(xiàn)事業(yè)單位整體的管理效果。特別在當(dāng)前的電子信息技術(shù)發(fā)展的過程中，對(duì)電子檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，要對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行信息化儲(chǔ)存，具有明顯的優(yōu)勢(shì)，將電子檔案儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)硬盤中，不占據(jù)實(shí)體空間，同時(shí)，利于對(duì)信息進(jìn)行保存，及時(shí)進(jìn)行整理、查閱、補(bǔ)錄，有利于提高管理的效率。然而，在具體的實(shí)踐過程中，電子檔案管理也存在著一系列的問題，要對(duì)檔案信息的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行落實(shí)，加強(qiáng)電子檔案管理模式的優(yōu)化，形成新型的策略，不斷推動(dòng)事業(yè)單位內(nèi)部管理效果的提升。

一、事業(yè)單位檔案管理所具備的特征

事業(yè)單位檔案保存大量的社會(huì)活動(dòng)信息，涉及到多個(gè)領(lǐng)域?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行記載，有利于使得事業(yè)單位內(nèi)部管理效果提升，同時(shí)，事業(yè)單位的檔案也包括人事檔案，有利于對(duì)人員進(jìn)行合理的配置，對(duì)現(xiàn)有的必備材料進(jìn)行保管，可以使得。事業(yè)單位進(jìn)一步抓住經(jīng)濟(jì)發(fā)展和內(nèi)部管理效果的機(jī)遇。除此之外，事業(yè)單位檔案管理具有一定的服務(wù)性特征，對(duì)各行業(yè)的信息進(jìn)行收集匯總，參與社會(huì)市場(chǎng)，對(duì)資源進(jìn)行合理調(diào)配，可以給相關(guān)部門提供信息、查閱咨詢和借閱等服務(wù)，具備公共服務(wù)的特征[1]。

二、事業(yè)單位電子檔案應(yīng)用的意義

事業(yè)單位在當(dāng)前的信息時(shí)代下，對(duì)信息進(jìn)行采集、對(duì)比、歸檔，要充分的借助信息技術(shù)。首先，在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，遇到的應(yīng)用需要投入大量的資金，同時(shí)，容易受到外部因素的影響而造成損壞，修復(fù)的過程中會(huì)造成資源浪費(fèi)，而利用電子檔案可以有效的節(jié)約成本，提高檔案的利用效率，建立電子檔案的管理系統(tǒng)，將信息錄入到計(jì)算機(jī)，利用電子文件的形式，具有較強(qiáng)的包容性，可以更好的將文字、圖片、音頻、視頻等轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)[2]。其次，利用電子檔案，可以提高工作效率，進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的傳輸和修改，可以自動(dòng)生成目錄和檢索條，輸入關(guān)鍵詞即可查閱，使得事業(yè)單位人員的負(fù)擔(dān)減輕。同時(shí)，電子檔案可以進(jìn)行遠(yuǎn)程的操作，可以降低異地辦理的難度。最后，電子檔案儲(chǔ)存相對(duì)安全和穩(wěn)定不易受到外部環(huán)境的影響，通過索引和關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，可以提高檔案利用的精準(zhǔn)性，為各人員提供有效的服務(wù)。

三、事業(yè)單位電子檔案管理過程中所存在的問題

事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案利用的過程中存在著一系列的安全隱患：首先，電子檔案管理系統(tǒng)本身存在漏洞，在進(jìn)行信息化處理的過程中，由于系統(tǒng)本身防護(hù)功能較弱，容易出現(xiàn)入侵和信息篡改的問題。其次，電子檔案管理方面存在漏洞，缺乏對(duì)電子檔案載體的重視，在利用移動(dòng)硬盤和光盤進(jìn)行備案的過程中，沒有對(duì)具體的操作進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，缺乏對(duì)電子檔案管理的分級(jí)與細(xì)化，使得存在的不安全因素較多。最后，缺乏對(duì)電子檔案管理的有效監(jiān)督，電子檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理與技術(shù)應(yīng)用的過程中，要不斷提高自身業(yè)務(wù)能力，同時(shí)，要注重對(duì)自身思想道德素質(zhì)的提升，然而由于部分檔案管理人員缺乏培訓(xùn)，沒有形成正確的職業(yè)素養(yǎng)，對(duì)于電子檔案容易出現(xiàn)一些消極的現(xiàn)象，工作人員的工作量大，在進(jìn)行轉(zhuǎn)崗流動(dòng)的過程中，沒有進(jìn)行及時(shí)對(duì)接，也會(huì)導(dǎo)致檔案管理存在問題。

四、促進(jìn)事業(yè)單位電子檔案管理模式優(yōu)化的具體策略

（一）加強(qiáng)系統(tǒng)安全建設(shè)

事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理模式應(yīng)用的過程中，要加大資金投入，對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全建設(shè)，對(duì)軟硬件設(shè)施進(jìn)行升級(jí)，要對(duì)訪客的權(quán)限進(jìn)行合理設(shè)置，發(fā)揮其防護(hù)的功能。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)

在電子檔案管理模式應(yīng)用的過程中，人員是其中非常關(guān)鍵的部分，對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)要包括對(duì)檔案管理理論與技巧的掌握，提高信息技術(shù)應(yīng)用的水平。因此，引導(dǎo)人員定期學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)安全和電子檔案管理方面的知識(shí)，提高人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)能力，使得在檔案管理的過程中有效發(fā)揮作用。

（三）促進(jìn)電子檔案管理制度的完善

事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理的過程中要形成完善的管理制度，對(duì)觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，要服從電子檔案管理部門的相關(guān)安排，對(duì)人員進(jìn)行明確的職責(zé)要求，嚴(yán)格的進(jìn)行考察和監(jiān)督。另一方面，要求人員對(duì)電子檔案管理辦法進(jìn)行執(zhí)行，在工作實(shí)踐的過程中，加強(qiáng)理論與實(shí)踐的不斷結(jié)合，從而使得結(jié)合事業(yè)單位的具體情況形成科學(xué)的電子檔管理辦法。

結(jié)束語：綜上所述，事業(yè)單位在全面建設(shè)和發(fā)展的過程中，要加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)管理，注重電子檔案模式的應(yīng)用，具有較高的管理和利用效率，更好的滿足社會(huì)發(fā)展的需求。同時(shí)，電子檔案管理技術(shù)在多個(gè)領(lǐng)域內(nèi)進(jìn)行應(yīng)用，要分析當(dāng)前事業(yè)單位電子檔案管理過程中所存在的各種問題，從多方面對(duì)檔案信息的安全性進(jìn)行提升，不斷形成完善的電子檔案管理系統(tǒng)和制度。加強(qiáng)對(duì)人員的培養(yǎng)，掌握信息技術(shù)進(jìn)行信息的整理檢索，保存有效的對(duì)檔案進(jìn)行提存轉(zhuǎn)檔，提高檔案的利用效率，從而促進(jìn)電子檔案最大效能的發(fā)揮。