公安檔案信息化建設的實踐探索

王新 章曉春 曾濤

南京市公安局辦公室檔案科

前言：檔案信息化技術是基于計算機網絡通訊技術和數據庫技術進行的開發應用，能夠將文字、圖像、音頻等資料信息進行數字化存儲管理，在公安機關中通過檔案信息化技術的建設發展可以大大提高公安人員對案件卷宗、人事檔案、工作記錄等檔案管理工作的處理效率。然而，在當前的公安檔案信息化建設中仍存在著一定的不足與缺陷，這要求公安機關優化檔案信息化管理資源配置和投入更多的成本精力從而才能使檔案信息化的有益效果得到充分發揮。

一、公安檔案部門工作開展現狀分析

（一）檔案可靠性不足。公安檔案管理工作對于信息的可溯源性要求較高，只有全面掌握了原始信息才能確保在人員身份核驗、案件偵查、信息查詢等工作高效化開展。然而，在公安機關目前的檔案信息化建設中電子檔案信息的可靠性嚴重不足，一方面是由于傳統紙質檔案向電子信息化檔案過渡過程中存在著檔案信息丟失、記錄錯誤等對于這類問題信息都是采取統一化時間節點的方式進行處理。另一方面則是由于信息時代碎片化信息過多導致在檔案信息記錄工作使難以對其真偽性作出判斷，經過修改的檔案信息也缺乏相關的記錄。公安機關在檔案信息化建設過程中應注重檔案可靠性問題，利用先進的信息技術手段和特有的信息獲取渠道將能有效改善此問題。

（二）檔案信息保密問題。對于公安機關而言檔案信息保密性在檔案管理中尤為重要，如果在檔案管理工作中出現信息泄露則會嚴重危害到公共安全，在過去傳統的檔案管理工作中主要是采取保密等級的方式來保障重要檔案信息不會出現泄露，然而在公安檔案信息化建設中除了繼續沿用保密等級的方式外還采取了一定的加密手段和數據庫防護技術保障檔案信息不會出現泄露問題，然而公安人事檔案信息、工作記錄這類共享資源的保密工作則有所欠缺，動態變化的信息資源也需要采取一定的加密保護手段這樣才能最大化減少檔案信息泄露對公安機關的影響。

（三）傳統紙質檔案去留問題。在公安檔案信息化建設的不斷深入下基本實現紙質檔案數字化轉移，紙質檔案信息去留問題應受到公安機關的重視。紙質檔案實體化優勢在對公安工作及社區服務中有著重要體現，并且傳統檔案實物資料的原始性較強，能夠為等待處理時間長的案件提供可靠支持。但傳統檔案對于保管空間、環境、管理方法等有一定要求，如果將傳統紙質檔案全部保留則會加大公安機關的經費投入，如何均衡傳統檔案的去留問題還需要公安機關從實際出發進行考量。

二、關于檔案信息化的實踐探索思考

（一）建立健全的管理體系。公安檔案信息化建設的深入推進需要新的管理體系對各項工作開展進行規范和約束。新的管理體系需要充分體現信息化特點，將先進的信息技術手段與現代管理方法應用到公安檔案信息化建設中，信息化管理體系的建立應立足于檔案資料的真實性、完整性和原始性，并保障檔案數據庫與外部網絡進行有效隔離，防止不法分子入侵檔案數據庫修改竊取檔案信息。其次應對公安檔案部門成員實行數字認證和密鑰管理，非檔案部門成員只能進行檔案的檢索、查閱、登記。進一步的管理體系還應與公安機關各部門工作形成有效的配合，使檔案信息化建設更能有效服務于公安機關各部門工作開展。

（二）加快文字信息錄入和物證資料數字化轉換。面對公安檔案信息化建設過程中存在的檔案信息可靠性不足和傳統紙質檔案去留問題需要公安機關檔案部門加快對檔案資料中文字信息的錄入和物證資料的數字轉換。在文字信息流入方面可以通過掃描設備來達到快速錄入的目的，同時也要求檔案管理人員做好校驗審核工作確保檔案信息無誤后再存儲到檔案數據庫，在此過程之中也應對公安機關人事檔案信息進行重新核查為公安人力資源分配提供可靠支持。而在物證資料的數字轉換上則需要投入更多的精力，圖像、音頻資料在二次存儲時容易出現丟失的情況這就需要在轉換時增添文字描述并給予數字日期簽證確保檔案信息能溯源。

（三）優化資源配置。對于公安檔案信息化建設的深入發展還需要公安機關在檔案信息化管理工作中加大軟硬件設備投入，確保檔案管理工作能夠高效開展。隨著信息化技術的不斷發展更新，檔案管理系統也應進行一定的優化升級，確保管理系統與可視化操作軟件的兼容性做好對硬件設備的維護工作才能有效規避信息化管理工作中宕機事故的出現。此外，公安機關也應優化檔案信息化建設的資源配置，在檔案部門中投入更多優秀的人才并通過對人才展開關于思想意識和工作態度的培訓使人才在檔案管理工作崗位之中更具有使命感和責任感。

總結：綜上所述，公安檔案信息化建設的實踐開展應首先處理好現階段工作中存在的問題，做好對檔案信息的錄入審查和數字化轉換，并通過新的管理體系建立與先進軟硬件設備的投入將能促進檔案信息化建設得到深入發展。