基于RPA的財務共享服務中心資金管理探索

吳文靜 鞠敏 施曾艷 高巖

【摘 要】 日益提升的機器自動化、智能化給財務共享中心服務模式的變革創造了條件。文章以油田企業財務共享服務中心為例，在分析資金管理現狀的基礎上，構建了基于RPA的財務共享服務中心資金管理系統框架。圍繞此框架，將RPA應用于資金管理日常工作中：采用OCR技術識別票據信息，自動生成付款申請單;嵌入智能算法，安排付款優先級及支付指令查詢;模擬人工判斷，實現自動數據分析及資金預警。該研究對促進油田集團企業資金管理的業財融合，實現集團財務模式從核算向管理轉變具有重要意義，同時也為其他企業集團的財務轉型提供一定指導。

【關鍵詞】 RPA技術; 財務共享服務; 資金管理; 油田企業

【中圖分類號】 F230? 【文獻標識碼】 A? 【文章編號】 1004-5937（2021）02-0118-05

一、引言

在大數據、云計算、人工智能時代，新技術的加速革新引起管理邊界模糊，企業價值的實現需要強化業財融合，使業財融合成為企業財務轉型的契機，而業財融合的瓶頸在于新型的財務信息化系統。2013年，財政部出臺《企業會計信息化工作規范》等文件，各行各業的集團企業，如中興、華為、海爾、長虹、中石化、中國電信等[ 1-2 ]開始推進財務共享服務中心建設，以應對財務轉型的挑戰。我國油田集團企業也進行了建設財務共享服務中心的探索，提升業務和財務的一體化程度。當前，財務共享服務中心已經進入快速發展階段，財務共享服務模式在我國油田企業得到了較好的應用。

資金作為企業的血液，其管理水平直接影響企業的生產經營活動，學者們從各個視角對財務共享服務模式下的資金管理進行了研究。主要表現在兩個方面：一是基于財務共享服務中心的資金管理優勢分析，例如王鑫[ 3 ]強調財務共享服務中心對集團企業資金管理的意義，并對如何加強財務共享服務中心資金管理提出建議。二是構建財務共享服務中心資金管理框架，例如程平和萬家盛[ 4 ]從資金預算、資金控制、資金監督和資金考核四個方面建立了大數據下基于財務共享服務模式的集團資金管理框架，周鮮華等[ 5 ]以房地產企業碧桂園為例，總結了傳統資金管理模式的弊端，然后基于財務共享中心優化其資金管理模式。

但是，現有研究還較少關注到財務共享服務中心的流程效率和準確率不高，業務和財務在底層數據與工作流程無法順利融合等問題。而RPA（機器人流程自動化）技術將機器人作為勞動力，能夠執行基于手工操作的高重復性任務和基于既定規則的判斷任務[ 6 ]。RPA技術應用的日趨成熟為財務共享服務中心業務流程的優化奠定了強勁的技術基礎。因此，本文以油田企業資金管理為例，在分析財務共享服務中心資金管理現狀的基礎上，將RPA技術應用在財務共享服務中心資金管理業務中，保障業財融合的順利實施，為相關企業的財務轉型提供參考。

二、油田企業財務共享服務中心資金管理現狀

油田企業主要經營原油、天然氣等國家統管類特種物資，資金流入量巨大，并且其管道建設、鉆井施工等主要支出都屬于關聯交易，資金流出呈現剛性。在財務共享服務平臺的構建過程中，油田企業資金管理已經形成了一套從預算下達、招標管理、合同簽訂再到發起資金計劃、資金統一支付的封閉鏈條。但是，現有財務共享服務中心的資金管理還存在以下諸多問題，引發其產生提高流程自動化程度的需求。

（一）業務流程冗長，人均工作量大

油田企業現有財務共享服務中心的資金業務審批流程冗長、憑證數量多、業務量大。其中很多資金業務屬于低附加值的簡單重復業務，但卻消耗了大量的人力，無形中使企業的人力成本增加。與人工操作相比，自動化處理的效率更高、成本更低。

（二）跨系統操作多，工作效率及準確率低

油田企業財務共享服務中心資金管理相關的內外部系統目前無法實現門戶單點登錄、數據同步應用等，需要人工跨多個系統和崗位獲取數據，這種手工處理存在一定的錯誤率。例如付款審批業務中，由于現有的資金管理系統和債權債務系統沒有做數據接口，審批人員不能直接獲取債權債務數據，這一定程度上使審批效率降低。而RPA能聯動多個業務系統，為企業解決跨系統操作多的問題提供技術支持。

（三）手工作業出錯率高，資金支付風險大

一方面，油田企業資金業務重復性操作多，手工處理難以避免出錯;另一方面，人工處理會出現故意違規操作，例如違反合同法條款付款，對公業務卻對私付款。而應用RPA技術，依據預設的流程，較大程度地消除人為因素的不利影響，降低資金支付風險。

三、基于RPA的油田企業財務共享服務中心資金管理系統框架

對于油田企業資金管理過程中存在的上述問題，RPA技術是一種高效的解決方案。RPA是指通過預先設定的程序與用戶界面層進行交互，執行基于既定規的重復任務和判斷任務的軟件解決方案[ 7 ]。財務機器人則是以RPA技術為主，通過融合一系列認知技術來代替人工操作的財務自動化應用技術[ 8 ]。從特點上來看：首先，財務機器人能夠以7×24小時的模式快速處理量大重復的工作，比人工操作更為高效。德勤機器人中心表示，將財務機器人應用于開票工作后，開票流程的時長可由20分鐘縮減到5分鐘，相當于每天縮短每個全職人力6個小時的工作時間，效率提升75%。其次，財務機器人能聯通多個企業內外部異構系統，自動進行跨系統操作，并且反應速度快、準確率高。當遇到影響效率的阻礙點時，可以利用技術手段解決問題。最后，財務機器人的可訪問性和可視性極高，整個操作過程有完整、全面的追蹤記錄，加強了財務與業務數據的可追溯性和透明度，能夠較大程度地消除人為因素的不利影響，降低業務風險。由此可見，RPA能夠提升財務共享服務中心資金管理效率和準確率，高效解決油田企業資金管理存在的問題。

根據油田企業財務共享服務中心資金管理和RPA技術的特點，本文構建了基于RPA的油田企業財務共享服務中心資金管理系統框架，如圖1所示。油田企業財務共享服務中心有業務層、數據層和應用層三個層級[ 9 ]。首先，業務層內有集團資金管理業務相關的信息化系統，包括資金管理系統、預算管控系統、影像管理系統等，這些系統為數據層提供海量的原始數據。其次，數據層同時打通ERP的供應鏈數據庫、OA流程審批數據庫等，使用數據處理技術將共享的原始數據進行加工處理，再通過數據挖掘、數據傳輸、數據存儲等形成業財融合數據倉庫，實現全業務流程的全數據管理。數據層通過面向戰略與業務，實現系統之間的聯系和數據集中共享，促進油田企業資金管理業務和財務的協同。業務層和數據層都為應用層提供較完善的數據支持服務。最后，應用層處理資金計劃、資金結算、資金調度等各項資金管理業務，為企業提供決策支持。油田集團的各單位用戶進入財務共享服務中心，借助RPA技術在應用層參與資金管理日常工作。

由圖1可知，基于RPA的油田企業財務共享服務中心資金管理系統框架有兩大特點。第一，構建了具有業務層、數據層和應用層三層架構的財務共享服務中心，應用信息技術，打破業務與財務之間的“信息孤島”，使業務和財務在基礎數據、賬簿表單、工作流程、系統運行等方面順利融合[ 10 ]。第二，在資金管理中嵌入RPA技術，實現業務數據、業務信息向財務信息的高效、自動化、無差錯的轉換。RPA技術的應用使財務人員從傳統的核算職能中解放出來，基于業財融合數據倉庫，利用機器學習、數據智能、數據挖掘等，將盡可能多的決策自動化、智能化，使企業決策更加精準、科學和有效。

四、基于RPA的油田企業財務共享服務中心資金管理

油田企業資金管理的日常工作包括資金計劃、資金結算、資金調度等。為解決油田企業資金管理存在的問題，本文結合油田企業財務共享服務中心資金管理的系統框架，以資金管理日常工作為例，詳細介紹RPA在油田企業資金管理中的應用。基于RPA的油田企業財務共享服務中心資金管理日常工作自動化流程如圖2所示。

（一）采用OCR技術識別票據信息，自動生成付款申請單

付款申請環節，首先，分公司業務部門根據資金計劃，提交相關票據，并登錄資金管理系統，在業務付款申請界面錄入關鍵信息，包括經辦人、經辦部門、付款金額、付款原因、收款銀行賬戶、收款單位等，發起付款申請。財務機器人根據輸入的關鍵信息從往來單位數據庫中自動匹配相關數據項，采用OCR文字識別等技術核對信息，同時采集其他核心數據，自動生成付款申請單。

其次，付款申請單及相關單據會根據事先設定好的任務管理路徑流轉到區域財務共享服務中心審核崗。審核崗接收相關票據后，使用高速掃描儀將票據轉化為電子影像，利用外接的OCR技術以及圖像糾偏、圖像分色、圖像方向檢測等圖像輔助處理功能，提取票據影像中的關鍵業務數據，并由機器人將抽取的信息自動導入至資金管理系統中。同時通過增值稅發票智能OCR識別模塊，自動從票據中分離出增值稅發票，由財務機器人進行后續查重驗真。查重時，利用圖像識別技術避免發票重復報銷。驗真時，機器人可識別發票代碼，與國家發票查驗庫中提取的增值稅全票面信息進行比對，實現發票批量真偽查驗。

最后，經過人工審核后的票據自動流轉到財務共享服務中心核算崗，財務機器人通過Hadoop、Spark等大數據處理技術自動進行賬務處理，生成記賬憑證并進行分析處理。

（二）嵌入智能算法，安排付款優先級及支付指令查詢

資金結算環節，由集團財務共享服務中心集中辦理各單位業務的資金結算。首先，集團財務共享服務中心結算崗收到記賬憑證后，發起資金支付申請，隨后指令池自動生成對應的支付指令。指令會依據審核權限傳至集團財務共享服務中心復核崗，對記賬憑證和發票上數據的一致性進行審核。同時，嵌入智能算法，按照預先設定的規則，根據支付金額、支付策略、支付方式等因素，計算出最優化組合，安排付款優先級。

其次，復核通過的支付指令，由集團財務共享服務中心結算崗選擇支付方式，利用財務機器人自動錄入所需要填列的付款信息，按序完成批量付款操作。資金支付指令發出后，財務機器人根據設置好的流程通過各個銀行的操作系統自動查詢支付結果，并反饋查詢結果。支付失敗，則返回到區域財務共享服務中心核算崗自動進行賬務處理。支付成功，分公司業務部門反饋收款確認信息，區域財務共享服務中心核算崗自動生成付款憑證，完成資金結算。

特別地，在資金結算完成后，可通過財務機器人進行銀企對賬。期末，財務機器人登錄會計核算系統獲取賬務數據，并登錄網銀系統獲取銀行對賬單信息，自動執行對賬操作，出具銀行余額調節表。

（三）模擬人工判斷，實現自動數據分析及資金預警

資金分析環節，財務機器人動態監控資金收支，幫助企業實時掌控集團資金狀況，使資金管理風險得到有效控制。在資金支付后，財務機器人利用財務和業務大數據，訓練神經網絡模型，采用機器學習和知識圖譜，對資金情況進行實時分析。模擬人工判斷，在判斷營運資金風險發生時，向管理者發送營運資金分析報告及資金調撥預警，甚至進行決策推薦;在判斷無營運資金風險發生時，只向管理者發送每日營運資金分析報告。

五、結論與啟示

本文在分析油田企業財務共享服務中心資金管理現狀的基礎上，構建了基于RPA的油田企業財務共享服務中心資金管理系統框架，圍繞資金管理日常工作，將RPA技術應用于油田企業財務共享服務中心的資金管理中，以期促進油田集團企業資金管理業財融合，推動集團財務模式從核算向管理轉變。本文的研究對油田及相關企業具有如下啟示。

（一）以內部商城模式實現財務職能有效融合到業務前端

油田企業資金管理等的業財融合需要將財務職能有效融合到業務前端，實現數據采集前端化，形成由業務驅動的財務一體化信息處理流程，使財務數據和業務數據深度融為一體，推動財務全業務鏈共享賦能。因此，油田企業可以將財務共享服務中心前臺逐步向前端移動，介入到前置化的費用管控中，消除財務和業務之間的鴻溝。通過企業內部商城的模式，一端和商旅、電商、用車平臺以及供應商等對接，將差旅服務、辦公用品、公務用車以及大宗采購業務全部“互聯網化”，直接采集業務數據;而另一端和財務共享服務中心資金管理系統的費用管控業務相連，實現數據相通。這種端到端的連通，以電子票據為媒介，使業務數據和財務數據同步進行，實現了業務流、財務流和管理流的有機融合，簡化了傳統財務處理流程，并且通過向業務前端鏈接，還可以采集更多維度的數據。

（二）以智能信息技術促進財務共享業財處理自動化和智能化

RPA技術、電子發票、圖像識別、語音識別、智能會計引擎等智能信息技術的應用，給財務共享服務中心中臺的業財處理自動化和智能化創造技術條件。引入智能技術是油田企業順應數字化變革、促進財務共享服務中心資金管理等財務職能與業務處理相互融合，保障企業業務發展和財務決策數據需求的有效途徑。如在付款申請業務中，使用OCR技術識別發票代碼，然后與國家發票查驗庫中提取的增值稅全票面信息進行比對，自動實現發票批量真偽查驗。在處理賬務時，智能會計引擎可以根據業務類型、單據及其要素信息，將業務數據轉換成會計憑證，實現會計核算的自動化、智能化。

（三）以商業智能推動業務發展和管理決策

數字化對財務工作最重要的影響就是對數據的應用，財務共享服務中心后臺則成為支持企業財務決策的數據倉庫。在大數據背景下，管理者不僅需要傳統的財務數據和結構化數據，而且需要非財務數據和非結構化數據[ 11 ]。依托商業智能，根據油田集團戰略和業務發展需求，將海量數據尤其是非結構化數據收集起來進行數據清洗、篩選、分析及可視化呈現，為管理決策提供多維度、高價值的數據信息。比如，當管理者需要規劃資金計劃時，不再需要自己調出相關數據加以分析，系統可以自動預測各單位月度、季度、年度資金流，并基于分析結果做出判斷并給出建議。

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