學校電子檔案管理的實踐

李新燕

【摘要】在時代不斷發展的背景之下，我國高中學校的教學工作逐漸朝著多元化的方向發展，高中階段是學生進行文化知識提升學習的關鍵時期，為學生今后步入高等學校的學習奠定基礎，信息時代的到來也為高中的檔案管理工作提供了新的出路，借助電子檔案開展工作，能優化當前高中學校的日常辦公效率。與傳統的檔案管理方式相比較，電子檔案在一定程度上能減輕工作人員的工作量，提升工作效率。

【關鍵詞】團隊;規章;安全;檔案;管理

前言：

隨著我國高中學校各項工作不斷發展，檔案管理工作面臨著比較大的壓力，為了較好的優化學校檔案管理工作，關注電子檔案的發展和有效管理必不可少。在當前檔案管理工作的基礎上，工作人員需要明確開展電子檔案管理的意義，進而有針對性的開展電子檔案的管理和保護，促使電子檔案在學校各項工作中發揮比較大的作用。因此，學校應該積極探究電子檔案管理工作的開展，為高中各項工作的開展提供保障，減輕工作人員的檔案管理負擔。

一、優化檔案管理團隊建設

管理人員是電子檔案管理的重要組成部分，電子檔案管理工作人員的素質和專業知識，直接決定了檔案管理的效率。在高中學校首先需要強化檔案管理隊伍的建設，提高檔案工作人員的基礎知識和專業技能，為學校各項工作的開展創造有利條件。高中學校在選擇工作人員時，應該綜合選擇學習能力強，道德品質端正的工作人員，這樣在今后的工作中才能認真負責，避免檔案管理工作出現錯誤。同時高中學校必須要加強對檔案管理隊伍的管理，也可以從社會中招賢納士，將電子檔案管理的隊伍不斷擴大優化，從而實現高中學校電子檔案的高效率發展。必要的情況下，高中學校應該積極組織工作人員進行培訓學習，讓檔案工作人員主動學習計算機的操作技術，并且培養其道德素養和職業素養，避免學校的各種人事檔案資料外漏，為社會造成不良的影響。各個學校的檔案管理模式各不相同，學校可以組織工作人員互相交流學習，學習其他學校高效率的檔案管理方式，而不再是閉門造車低效率的進行檔案管理工作。工作人員在交流學習的基礎上進行電子檔案的創新管理，為學校的各項工作開展提供保障，促使學校朝著更好的方向發展。

二、完善檔案管理規章制度

當前高中學校檔案管理工作的開展，離不開制度層面的建設，完善的規章制度可以對檔案管理工作人員進行工作內容的指導和約束，確保各項檔案工作有序開展。在制定規章制度時，不僅需要完善電子檔案資料的建設制度，還需要對后續工作的開展進行調節和保障，關注電子檔案資料的收集和獲取，確保檔案資料的完整性和可靠性。這也是需要在檔案收集時做到各項工作的嚴格把關，層層審核，針對檔案中存在明顯漏洞或錯誤的現象進行調整，避免影響到后續檔案的使用和開發。當電子檔案收錄完成之后，需要對后續的電子檔案進行查閱，這也需要學校進行專門規章制度的制定，并不是任何人都可以隨意使用電子檔案，而是需要嚴格的使用流程，確保電子檔案使用的合理規范，避免工作人員在使用檔案時出現嚴重混亂的問題。工作人員在檔案整理歸檔結束之后，需要定期對檔案進行更新，對于有秘密等級的檔案，要有專人負責進行檔案的管理，在完善規章制度的管理下學校的檔案管理工作才能有條不紊的開展。

三、加強檔案內容安全管理

電子檔案管理中最重要的就是對檔案進行安全性的管理，在確保安全管理的狀態下進行使用。因此，作為檔案管理工作人員，首先應該加強檔案內容的安全管理。在進行檔案建立時，應該對電腦的安全狀態進行識別，在反復檢測確保安全的前提下進行檔案的創建。在檔案管理和使用時，也要隨時檢測電腦的病毒侵襲情況，確保使用電腦的安全性，預防出現檔案被盜取的情況。在對電腦軟件進行升級時，一定要注意電子檔案處在安全的環境下，做好軟件的監督和檔案的備份工作，避免由于電腦停止運行和斷電而造成資料的遺失。安全性是確保檔案工作開展的前提工作，檔案管理人員需要時刻保持高度警惕，定期對電腦病毒進行查殺。必要的情況下學校也需要對檔案管理工作人員進行培訓，掌握檔案安全管理的要領，進行檔案的更新和使用時要按照學校的要求，確保檔案更新的及時和完整。因此，高中學校不僅要關注學校的教學質量，還需要關注檔案管理的有序開展，在確保安全的前提下進行各項工作的開展。

結語：

電子檔案管理能有效提升高中各項工作的效率，對學校的發展起著重要的作用。但是當前電子檔案在高中學校的使用中依然存在問題，需要工作人員端正自己的態度，積極學習先進的技術開展檔案管理工作，讓學校里的教職工正確人事電子檔案管理工作，并且積極配合工作人員開展檔案管理，使學校的檔案管理得到有序開展，加強檔案安全管理，最終使高中學校的人事檔案和學生的成長檔案能夠做到歸類管理，實現檔案的高效率和高質量管理目標。

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