對Excel 數(shù)據(jù)有效性的探討

蕭巍

（江西環(huán)境工程職業(yè)學(xué)院，江西 贛州 341000）

數(shù)據(jù)有效性的使用是Excel 的強大功能之一。Excel 的制表功能，給我們的工作帶來了方便，但是在表格數(shù)據(jù)錄入過程中難免會出錯。Excel 的數(shù)據(jù)有效性功能，可以限定允許輸入的數(shù)據(jù)類型和范圍，對在Excel 中中輸入的數(shù)據(jù)進行限制。本文通過幾個例子闡述Excel 數(shù)據(jù)有效性的使用。

一、限制單元格只能輸入當(dāng)年日期

在某些特定場合，如公司的賬單中，要求日期只能輸入當(dāng)年的日期。設(shè)置這樣的數(shù)據(jù)有效性的方法如下。選定要輸入日期的單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)——有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。點擊“設(shè)置”選項卡，在“允許”下拉列表框中點擊“自定義”選項，在“公式”文本框中輸入“=Year(C2)=Year(Now())”，如圖1 所示。單擊“確定”按鈕即可。

設(shè)置數(shù)據(jù)有效性后，當(dāng)用戶在相應(yīng)單元格輸入非當(dāng)年日期時，Excel 會自動彈出警告對話框，提示用戶輸入為非法日期。

“=Year(C2)=Year(Now())”的含義為：相應(yīng)單元格的年份應(yīng)與今年的年份相同。

二、限制輸入重復(fù)的數(shù)據(jù)

在某些特定的場合，Excel 工作表中，需要輸入不同的數(shù)據(jù)。可以使用數(shù)據(jù)有效性限制用戶輸入重復(fù)數(shù)據(jù)。選中相應(yīng)的單元格區(qū)域，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。操作同上例，在“公式”文本框中輸入“=Countif(C：C，C1)=1”，單擊“確定”即可。公式的意思是：第C列中（C：C）等于C1的數(shù)值的個數(shù)為1，返回的函數(shù)值只能是“對”或者“錯”。只有當(dāng)函數(shù)值等于1 時才能成功輸入數(shù)據(jù)。

三、限制單元格只能輸入數(shù)字

有時工作表中要求只能輸入數(shù)字。可以使用數(shù)據(jù)有效性來達(dá)到目的。選中相應(yīng)單元格區(qū)域，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。操作同上例，在“公式”文本框輸入“=Isnumber(C2)”，單擊“確定”即可。“=Isnumber(C2)”含義是判斷單元格中是否是數(shù)字，若是數(shù)字則輸入成功。若非數(shù)字，則Excel 會彈出警告對話框提示用戶輸入出錯。

四、使用數(shù)據(jù)有效性創(chuàng)建下拉菜單

在我們報考填志愿或進行網(wǎng)站的注冊時，有時可以看到某些格子旁有一個箭頭，單擊它便會彈出個下拉菜單，用戶可以在其中選擇一個選項。這樣的功能其實在Excel 中使用數(shù)據(jù)有效性也可以做到。使用數(shù)據(jù)有效性創(chuàng)建下拉菜單有很多種辦法，下面通過幾個例子分別闡述。假設(shè)下拉菜單內(nèi)容為“教授、副教授、講師、助教”。

（一）直接輸入序列內(nèi)容創(chuàng)建下拉菜單

選中要創(chuàng)建下拉菜單的單元格。打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。選中“設(shè)置”選項卡，在“允許”下拉列表框中選擇“序列”。在“來源”文本框中輸入“教授，副教授，講師，助教”，單擊“確定”即可。注意：“來源”文本框中的逗號應(yīng)為半角逗號。

（二）使用單元格引用創(chuàng)建下拉菜單

在相應(yīng)區(qū)域由上往下輸入序列：教授、副教授、講師、助教。選中要創(chuàng)建下拉菜單的單元格。打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，操作同上例，把光標(biāo)放置在“來源”文本框中，用鼠標(biāo)選擇剛才輸入序列的區(qū)域，單擊“確定”即可。本例的方法有個局限性，如果輸入序列的單元格內(nèi)容遭到了刪除，則下拉菜單的內(nèi)容也會消失。

（三）使用定義名稱創(chuàng)建下拉菜單

把包含序列“教授，副教授，講師，助教”的區(qū)域定義名稱為“職稱”。選中要創(chuàng)建下拉菜單的單元格。打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。操作同上例，把光標(biāo)放置在“來源”文本框中，輸入“=職稱”，單擊“確定”即可。

（四）使用INDIRECT 函數(shù)創(chuàng)建下拉菜單

選中要創(chuàng)建下拉菜單的單元格。打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。操作同上例，把光標(biāo)放置在“來源”文本框中，輸入“=INDIRECT(“Sheet1!$A$1：$A$4”)”，單擊“確定”即可。“Sheet1!$A$1：$A$4”即為對包含“教授，副教授，講師，助教”序列單元格區(qū)域的絕對引用。

五、結(jié)語

本文對Excel 數(shù)據(jù)有效性的一些高級操作能進行了闡述和探討，比如限制單元格只能輸入當(dāng)年日期，限制輸入重復(fù)的數(shù)據(jù)，限制單元格只能輸入數(shù)字，創(chuàng)建下拉菜單等。其實Excel 數(shù)據(jù)有效性的操作遠(yuǎn)不止這些。數(shù)據(jù)有效性結(jié)合Excel 函數(shù)的使用，可以實現(xiàn)其強大的功能。