對Excel 數據有效性的探討

蕭巍

（江西環境工程職業學院，江西 贛州 341000）

數據有效性的使用是Excel 的強大功能之一。Excel 的制表功能，給我們的工作帶來了方便，但是在表格數據錄入過程中難免會出錯。Excel 的數據有效性功能，可以限定允許輸入的數據類型和范圍，對在Excel 中中輸入的數據進行限制。本文通過幾個例子闡述Excel 數據有效性的使用。

一、限制單元格只能輸入當年日期

在某些特定場合，如公司的賬單中，要求日期只能輸入當年的日期。設置這樣的數據有效性的方法如下。選定要輸入日期的單元格，執行“數據——有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。點擊“設置”選項卡，在“允許”下拉列表框中點擊“自定義”選項，在“公式”文本框中輸入“=Year(C2)=Year(Now())”，如圖1 所示。單擊“確定”按鈕即可。

設置數據有效性后，當用戶在相應單元格輸入非當年日期時，Excel 會自動彈出警告對話框，提示用戶輸入為非法日期。

“=Year(C2)=Year(Now())”的含義為：相應單元格的年份應與今年的年份相同。

二、限制輸入重復的數據

在某些特定的場合，Excel 工作表中，需要輸入不同的數據。可以使用數據有效性限制用戶輸入重復數據。選中相應的單元格區域，打開“數據有效性”對話框。操作同上例，在“公式”文本框中輸入“=Countif(C：C，C1)=1”，單擊“確定”即可。公式的意思是：第C列中（C：C）等于C1的數值的個數為1，返回的函數值只能是“對”或者“錯”。只有當函數值等于1 時才能成功輸入數據。

三、限制單元格只能輸入數字

有時工作表中要求只能輸入數字。可以使用數據有效性來達到目的。選中相應單元格區域，打開“數據有效性”對話框。操作同上例，在“公式”文本框輸入“=Isnumber(C2)”，單擊“確定”即可。“=Isnumber(C2)”含義是判斷單元格中是否是數字，若是數字則輸入成功。若非數字，則Excel 會彈出警告對話框提示用戶輸入出錯。

四、使用數據有效性創建下拉菜單

在我們報考填志愿或進行網站的注冊時，有時可以看到某些格子旁有一個箭頭，單擊它便會彈出個下拉菜單，用戶可以在其中選擇一個選項。這樣的功能其實在Excel 中使用數據有效性也可以做到。使用數據有效性創建下拉菜單有很多種辦法，下面通過幾個例子分別闡述。假設下拉菜單內容為“教授、副教授、講師、助教”。

（一）直接輸入序列內容創建下拉菜單

選中要創建下拉菜單的單元格。打開“數據有效性”對話框。選中“設置”選項卡，在“允許”下拉列表框中選擇“序列”。在“來源”文本框中輸入“教授，副教授，講師，助教”，單擊“確定”即可。注意：“來源”文本框中的逗號應為半角逗號。

（二）使用單元格引用創建下拉菜單

在相應區域由上往下輸入序列：教授、副教授、講師、助教。選中要創建下拉菜單的單元格。打開“數據有效性”對話框，操作同上例，把光標放置在“來源”文本框中，用鼠標選擇剛才輸入序列的區域，單擊“確定”即可。本例的方法有個局限性，如果輸入序列的單元格內容遭到了刪除，則下拉菜單的內容也會消失。

（三）使用定義名稱創建下拉菜單

把包含序列“教授，副教授，講師，助教”的區域定義名稱為“職稱”。選中要創建下拉菜單的單元格。打開“數據有效性”對話框。操作同上例，把光標放置在“來源”文本框中，輸入“=職稱”，單擊“確定”即可。

（四）使用INDIRECT 函數創建下拉菜單

選中要創建下拉菜單的單元格。打開“數據有效性”對話框。操作同上例，把光標放置在“來源”文本框中，輸入“=INDIRECT(“Sheet1!$A$1：$A$4”)”，單擊“確定”即可。“Sheet1!$A$1：$A$4”即為對包含“教授，副教授，講師，助教”序列單元格區域的絕對引用。

五、結語

本文對Excel 數據有效性的一些高級操作能進行了闡述和探討，比如限制單元格只能輸入當年日期，限制輸入重復的數據，限制單元格只能輸入數字，創建下拉菜單等。其實Excel 數據有效性的操作遠不止這些。數據有效性結合Excel 函數的使用，可以實現其強大的功能。