疾病預防控制機構數字檔案室建設的實踐與思考

文/臺州市疾病預防控制中心　張華紅

疾病預防控制機構數字檔案室建設的實踐與思考

文/臺州市疾病預防控制中心張華紅

數字檔案室建設是新形勢下適應技術創新的需求，也是促進檔案事業發展的重要任務。本文從臺州市疾控中心創建規范化、示范化數字檔案室的實踐出發，總結經驗，推動全市疾控系統數字檔案室的建設和發展。

疾病預防控制；建設；數字檔案室

推進疾病預防控制機構數字檔案室建設是新形勢下適應技術創新的需求，也是促進疾病預防控制事業又好又快發展的重要任務。臺州市疾病預防控制中心自2011年部署開展數字檔案室創建工作，并于2012年、2016年相繼通過了省級規范化、示范化數字檔案室的驗收，初步實現了檔案管理數字化、信息化和網絡化管理。

一、吃透精神，摸清底細

（一）學習數字檔案室建設相關工作文件、技術規范，掌握指標體系要求。主要是當前指導數字檔案室建設的主要政策規依據：如《中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發<關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見>的通知》，要求“各地區各部門各單位要把數字檔案館（室）建設列入信息化建設整體規劃，從人力、財力、物力上統籌安排，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化”；《浙江省關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》提出“力爭到2020年全省各級各類國家檔案館全部建成數字檔案館，縣直以上機關、國有企事業單位全部建成數字檔案室，積極推進其他單位數字檔案館（室）建設”等。通過學習，進一步明確推進數字檔案室建設，是一項必須完成的硬任務，是全國一盤棋的統一部署。

（二）開展檔案工作現狀調查。如：現有設備設施情況調查，列出按創建要求需要購置的設備；做好庫房檔案的摸底調查，統計庫房和各類檔案的數量及比例、各保管期限檔案的數量及比例，為下一步的檔案數字化工作安排及經費預算做好打算。

二、明確目標，擬訂方案

在調查研究的基礎上，制訂工作方案，明確4方面的要求：一是指導思想。統籌規劃、分步實施；統一標準，適當超前；以需求為導向，注重效益；持續發展，保障安全。二是工作目標。通過檔案的數字化加工和數據資源整合；建立數據庫；規范電子文件歸檔、管理和接收工作；通過數字資源的開發與利用；檔案數據的安全管理等各種手段，最終實現疾控檔案的數字化、信息化、網絡化和規范化管理。三是工作安排。包括建設內容、隊伍建設、實施步驟（分階段實施、各階段目標、目標實現方式）等。四是組織保障：人、財、物方面要有充分的安排。

同時，要進一步明確數字檔案室的建設內容。主要包括以下幾個方面：

一是組織制度建設。制定完善中心檔案信息化管理制度，包括電子文件歸檔制度、數據安全保密制度、檔案數據上網發布審查制度、檔案數據移交管理制度等，并將檔案信息化納入本單位信息化的總體規劃，明確分管領導和相關部門電子文件形成部門、信息技術部門、檔案部門的工作職責。二是人員隊伍建設。要配備責任心強、業務素質好、有一定計算機操作能力的檔案管理人員。三是基礎設施建設。基礎設施建設是數字檔案室建設的基礎平臺，應本著滿足現階段需要并適當超前的原則，充分估算所需檔案存儲數據容量、數據操作強度和網絡訪問量，在選用硬件設備、軟件系統和建立網絡架構時，適當為今后設備擴充、系統升級和網絡擴建留有一定余地。四是數字檔案數據的安全管理。指定專人負責檔案數據的維護與管理，數據保管采取硬盤、光盤、系統三種保存方式，TIFF、PDF兩種格式；定期對載體及軟硬件環境進行檢測，建立日志臺賬；定期將單位的數字化成果、電子業務數據、電子文件等進行異地備份。五是數字檔案的開發利用。實施檔案數字化后，如果是單機版和全文的檔案管理系統，數據應全部集中在檔案室的計算機上，查閱檔案由檔案管理員直接在計算機上查閱、打印。如果是網絡版的檔案管理系統，則應建立數字檔案室信息發布網站，按照用戶的權限實現對檔案的查閱和利用，并且利用數字檔案開展信息加工，進行數字檔案信息發布。

三、宣傳培訓，有效實施

通過各類會議、培訓來宣傳發動，統一思想，提高認識，做到中心、科室兩級聯動，營造了良好的創建氛圍。組織檔案人員參加省、市檔案部門組織的檔案信息化相關培訓，并通過舉辦檔案交流會、培訓會等形式切實加強兼職檔案人員及單位職工的信息化培訓，確保檔案工作質量和檔案信息化工作進程。

四、及時總結，面上推廣

臺州市轄9個縣（市、區），每個縣（市、區）均設有疾病預防控制中心，為確保全市疾病預防控制機構均能創建成數字檔案室。在市級疾病預防控制中心創建成數字檔案室的基礎上，結合十三五規劃制定與實施，適時出臺了《臺州市疾控系統創建數字檔案室五年規劃的通知》，明確到2020年所有縣級疾病預防控制機構建成數字檔案室。同時，在實施過程中，及時總結經驗，結合疾病預防控制機構的工作實際，要求注意幾個方面的把握：一是軟件的選擇。共有單機版、全文版、網絡版三個版本，并且每個版本價格、功能都有不一樣，要根據創建的等級、還要結合單位的經濟實力來綜合考慮、統籌計劃，如果經濟條件允許的話，還是要從宏觀的角度考慮，為今后的擴展留有余地。二是數字化內容選擇，要注重價值性、實用性、開放性、特色性。要以全部檔案為目標，對傳統載體檔案有計劃地逐步數字化； 要以利用需求為導向，把利用率高的檔案優先數字化；要以檔案搶救、保護為目的，把損壞嚴重的檔案優先數字化 ；對永久、長期（或30年）保存的紙質檔案、照片優先數字化。 三是數字化的質量標準依照國家檔案局《電子文件歸檔與管理規范》《紙質檔案數字化技術規范》的要求，包括分辨率、傾斜度、掃描模式、存儲格式、目錄數據庫的準確率、完整率都要符合標準的要求。可以通過流程跟蹤監控數字化工作進展；要及時評估數字化工作成果，隨機抽檢圖像數據，檢驗質量是否達到規定要求。