基于大數據時代下檔案管理的探究

文/濰坊學院　王曉春

基于大數據時代下檔案管理的探究

文/濰坊學院王曉春

現代科技在不斷地更新，很多電子文檔數據在科技更新或創新的過程中巨量產生，從而在大數據時代中產生了一系列檔案管理問題。我們采用傳統的檔案管理模式，通過收集整理、鑒定、保管與統計無法滿足目前的工作需求。大數據時代的來臨，對檔案管理工作人員提出了更高要求。檔案室工作人員在日常工作當中，不僅要學習新的管理知識、技術，更要對檔案管理進行創新，使自身能夠得到一個良好的發展。

大數據時代；備份；大數據開發公司

一、大數據時代下檔案管理現狀

目前，尚未有人能夠對大數據的定義完全闡明，通過站在不同概念的角度來看，它的內容基本一致，只是形式不統一。例如大數據不是指數據量等同于天文數字，而是指的是數據數量大、種類多，經總結擁有“處理速度快”“數據價值高”“數據類型多”“數據體量巨大”等特點。如果說數據占好幾百GB才算大數據，那么是大錯特錯的，因為數據占數百GB不過是其中一種情況而已。大數據的主要意義在于它的第三維度，即速度與時間的維度，在這個維度的大數據具有極強重要的利用價值。我們隨著時間的遷徙變化來到了云時代，在這個時代有很多人懂得利用大數據的重要價值，經科研改進，如今的大數據主要是基于云計算的一種數據應用與處理的模式，可實現數據集中分享、交叉互換，使知識服務與智力資源得到充分的利用與開發。

現代科技在不斷地更新，很多電子文檔數據在科技更新或創新的過程中巨量產生，從而在大數據時代中產生了一系列檔案管理問題。我們采用傳統的檔案管理模式，通過收集整理、鑒定、保管與統計無法滿足目前的工作需求，因為工作人員每天的工作時間有限，很難在一天內對大量的檔案進行收集整理、鑒定、保管、統計，所以工作效率極低，檔案質量無法得到保障。通過大數據分析技術，可在數據系統中快速有效地對檔案進行管理，檔案管理效率高，又安全又準確。

有相關報道，香港政府在2012的1月至7月期間，銷毀了大量的官方文件，其高度為23195m。雖然僅只有半年光景，但文件的數量之多已是駭人聽聞，令社會群眾展開了熱烈的討論。經分析，香港政府之所以銷毀了許多信息價值仍然很高的文件，是因為庫房容量有限，檔案室無法對這些有用的文件進行有效保管，只能通過銷毀部分文件來提高其他新文件的保存質量。由此可見，庫房容量小對檔案管理產生了極大的工作困擾，大數據分析技術的應用具有重要價值。另外，如阿里巴巴、百度、騰訊等大型公司的數據資源非常巨大，但它們采用大數據技術之后均能夠有效地優化數據存儲，這是非常值得從事檔案管理的工作人員進行借鑒的。

二、大數據時代下檔案管理措施

檔案管理在大數據時代的社會價值將會得到進一步提升，它能夠使檔案管理概念得到全新的注解，也能夠使檔案管理工作人員為人們提供更好的信息服務。此外，檔案室工作人員在日常工作當中，不僅要學習新的管理知識、技術，更要對檔案管理進行創新，使自身能夠得到一個良好的發展。

（一）夯實備份工作。大數據技術主要是具有集中處理巨量數據的作用，檔案管理人員在管理檔案的時候必須做好備份工作。目前洋西大數據產業園已在中國建立，數據產業園能夠大規模處理、分析和研究檔案數據，在很多行業和多個領域上能夠為其提供準確的研究數據。檔案管理人員可將產業園成功案例作為檔案管理的一個借鑒，從而建立一個檔案備份中心，將檔案數據資源有效集中，通過大數據技術開展檔案數據資源管理工作，從而節約人力資源，提高服務質量。

（二）跟大數據開發公司合作。大數據技術發展的時間不是非常長，但其復雜性卻遠遠高于傳統檔案管理技術，在應用方面因行業的不同容易產生數據資源混亂。因此，必須與大數據開發公司合作，將其精湛的信息處理技術與檔案管理技術相結合，通過正確應用檔案行業的大數據分析工具，糾正數據分析過程中的問題，從而提高檔案管理效率及質量。

（三）提高綜合素質。檔案管理是一個長期、單調的工作過程，如果檔案管理人員綜合素質不高，那么就很難在檔案管理過程中結合中國國情制定具有針對性的檔案管理方案。在大數據時代，檔案行業仍然遵循著優勝劣汰的原則，當管理模式發生改變之后，必須對檔案管理人員進行定期培訓，培養其責任心，提高其專業水平與綜合素質，使其能夠更好地為社會人民進行信息服務。

（四）加強宣傳。隨著信息化的發展，大數據技術在檔案管理當中的應用價值越來越高。檔案館想為更多的人提供信息服務，就必須加強宣傳。在宣傳過程中，宣傳人員要將檔案館資源豐富、質量安全等特點大力宣傳，可根據檔案館特色制定全新的宣傳方案，也可將新興媒體作為主要的宣傳手段，通過網絡媒體進行宣傳，并將宣傳對象轉變為分眾傳播，進一步加強宣傳效果。

三、結束語

面臨大數據時代，檔案管理人員應采用大數據技術進行檔案管理。首先，應將大數據技術的特點與檔案管理工作相結合，從而夯實備份工作；其次，應該與大數據開發公司進行合作，全面提升檔案管理效率；第三，應該提高檔案管理人員的綜合素質，使其能夠更好地為人民服務；第四，通過獨具特色的宣傳，使更多群眾受惠于分眾傳播。

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