試論如何加強高校辦公室公文寫作的規范性與嚴肅性

文/武漢大學社會學系　譚德奎

試論如何加強高校辦公室公文寫作的規范性與嚴肅性

文/武漢大學社會學系譚德奎

高校辦公室公文寫作是高校辦公室工作中的重要內容，但目前高校辦公室在公文寫作方面存在較多問題，嚴重影響了高校的辦公質量。隨著我國教育事業的不斷發展，對高校辦公室公文寫作也提出了更高的要求。本文分析提升高校辦公室公文寫作規范性的必要性，并提出加強公文寫作規范性與嚴肅性的建議。

高校辦公室；公文寫作；規范性；嚴肅性

近年來，隨著我國教育事業的不斷向前發展，高等院校自身的管理也越來越規范化、嚴格化，這就對高校辦公室公文寫作提出了更高的要求。但就目前高校公文寫作的情況來看，高校公文寫作不規范的現象較為普遍，這不僅影響了高校辦公的質量與效率，而且還對高校的形象造成一定的不良影響。因此，加強高校辦公室公文寫作的規范化是高校建設中比較迫切的問題。

一、高校辦公室公文寫作的必要性及重要性分析

（一）有利于提升高校的管理水平。辦公室公文在學校的各方面事務中起著重要的橋梁作用，它是傳達并貫徹學校相關政策措施的重要溝通渠道，因此，辦公室公文的規范化，對于學校相關政策方針的準確傳達與高效實施有著重要的作用，是提升高校管理水平的重要舉措。此外，辦公室公文的質量也是衡量高校管理水平的重要尺度，高校在面臨上級及校內的監督評估時，需要提供相應的原始規范材料，其中辦公室公文就是其重要的原始材料，它對于學校管理水平的衡量有著重要的參考價值。

（二）有利于提高高校辦公室公文的質量。辦公室公文作為一種公務專用的文字工具，其本身就應具有規范性及嚴肅性的特點，其規范化即要求公文的內容及形式都符合國家相應的規定與標準，這些規定與標準主要包括文體規范、公文格式、結構規范、語言規范等內容，對于不符合相應規范的公文，內容再好，其整體的質量也會受到很大的影響，其上傳下達的效果發揮也會相應降低。因此，要保證辦公室公文的質量，就應遵循公文寫作的相應規范。

（三）有利于樹立高校良好的形象。公文的規范化，是學校為公眾及學校學生做出的表率，也是為學校樹立良好的形象。倘若學校在公文寫作上存在不規范不嚴謹的問題，其對外的形象勢必會大打折扣，嚴重影響學校的聲譽，給學校各方面工作的開展造成不良影響。因此，規范與嚴謹的公文，也是學校形象的重要代表。

二、加強高校辦公室公文寫作規范性與嚴肅性的主要措施

（一）強化公文寫作的規范化格式要求。規范化的格式要求是保證公文寫作規范的有效制度措施。

1.公文寫作要求發文目的明確。寫作公文之前，需要明確公文要解決的具體問題，了解發文的背景及相關對象，以保證公文寫作有較強的目的針對性，更加高效的傳達信息。高校公文寫作之前需要認真了解校方領導需要傳達的意圖，據此有目的地開展素材的搜集與整理，在此過程中應注意素材的全面與完整，保證公文寫作的準確無誤。

2.公文寫作要求主題突出、結構合理。公文一般不需要長篇大論，講求言簡意賅，使接收者能準確理解公文內容，因此，在寫作公文時，要注意典型素材的選取，避免繁雜，增強公文說服力度。意義的精確傳還得益于結構的合理與精煉，因此，應注意把握好公文各部分之間的邏輯性，保證層次結構的清晰明了。

3.公文寫作需使用相應的文體與語言。公文的文體種類較多，主要包括請示、報告、決定、通報等文體，這就要求寫作者熟練掌握各種公文文體，準確使用各文體。在語言方面，公文需保證信息的準確傳遞，就應盡量使用確定性的詞語，避免出現“大約”“大概”“估計”等詞語，保證公文語言的簡潔有力。

（二）加強公文寫作規范化的意識。良好的規范化意識是保證公文寫作質量的基礎，有意識才會有行動。高校辦公室的相關工作人員應建立起公文規范化的意識，重視相應的公文寫作規范檢查，保證公文的嚴肅性及權威性。各高校辦公室的文秘人員應認真學習相應的公文格式規定及辦法，并認真貫徹落實相應的制度要求，以嚴格的標準來要求自己。學校方面應加大公文規范化的宣傳力度與要求，使各部門逐漸養成公文規范化寫作的意識，避免出現各種不規范文體，有效推進公文規范化與嚴肅化的進程。

（三）提升辦公室文秘人員的業務素質。高校辦公室的文秘人員是負責公文寫作的主體，因此，其辦公素質應是規范公文管理的關鍵。文秘人員的業務素質與水平與公文寫作的質量與水平有著直接的關系，提升文秘人員的業務素質是有效規范公文寫作的重要途徑。校方應定期對辦公室文秘人員開展相應的職業培訓，開展相應的職業技能交流研討會，使文秘人員的業務水平不斷得到提升，為公文的良好寫作打下基礎，有效規范公文寫作。

（四）加強對公文審核的監督力度。有效的監督是公文寫作規范化、嚴肅化的重要保證。對辦公室公文的監督需要從起草到審核都貫徹嚴格的監督制度，使各個部門與環節的權限與責任都有相應的明確。在公文簽發之前，辦公室應做好初步審核工作，在公文正式印發之前，辦公室要對之進行再次的復核，審核內容要全面、細致，包括簽發手續、附件材料、文體的規范、格式的規范等方面，從各個方面確保辦公室公文的規范性與嚴格性。

總之，高校辦公室規范化的公文是高校強化管理，樹立高校良好形象的重要保障，是當前高校需開展的一項重要任務，高校應樹立起公文規范化的意識，采取相應措施，逐步推進公文規范化的實現，提升高校管理水平。

［1］劉作權，席繼宗.以規范公文處理為載體提高高校辦公室管理水平［J］.大連大學學報，2013（2）：99-101.

［2］鄭立新.當前高校行政公文寫作的規范化問題探析［J］.莆田學院學報，2010（4）：48-63.

［3］何劍.如何提高民辦高校公文質量的幾點思考［J］.科教導刊，2012（1）：184-185.