建筑工程資料管理中存在的問題及其改進(jìn)策略研究

韓光明 李巍利

摘要：建筑工程資料是建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)收集、保管的檔案材料，它是整個(gè)施工過程的記錄，是進(jìn)行工程驗(yàn)收和內(nèi)審檢查的基礎(chǔ)，也是后期糾紛、問題處理的重要證據(jù)，同時(shí)也是類似建設(shè)工程的重要技術(shù)指導(dǎo)材料，因此有必要對(duì)其進(jìn)行專業(yè)、精細(xì)的管理。本文通過分析了當(dāng)前建設(shè)單位在工程資料管理過程中的一些問題，提出了相應(yīng)的整改建議。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程資料;資料管理;改進(jìn)策略

建筑工程資料是指從工程開始籌劃時(shí)起到竣工驗(yàn)收合格交付使用期間所產(chǎn)生的所有的書面材料，如立項(xiàng)審批文件、可行性研究報(bào)告、施工進(jìn)度資料、圖紙、招投標(biāo)文件、施工日志、中間驗(yàn)收及竣工驗(yàn)收材料、各階段如設(shè)計(jì)、勘察、監(jiān)理、施工、采購合同文件等，可見工程資料管理的范圍很大。施工的各個(gè)階段都需要依據(jù)相應(yīng)資料來開展，如需要依據(jù)工程預(yù)算表來確定工程造價(jià)，以招投標(biāo)文件確定施工單位、材料供應(yīng)單位，依靠圖紙進(jìn)行施工，因此對(duì)工程資料的管理是對(duì)整個(gè)工程進(jìn)程進(jìn)行管理的基礎(chǔ)和依據(jù)，能夠反映施工各階段的真實(shí)情況，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到對(duì)這些資料進(jìn)行管理的必要，并安排專業(yè)人員進(jìn)行細(xì)致、系統(tǒng)的管理。

一、現(xiàn)存的問題研究

1、對(duì)工程資料的管理重視不足

工程資料是建設(shè)單位進(jìn)行工程管理的材料依據(jù)，也是國(guó)家監(jiān)管部門進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)管的依據(jù)，因此國(guó)家也相應(yīng)發(fā)布工程資料管理辦法，要求建設(shè)單位加強(qiáng)工程材料檔案的管理。但是一些建設(shè)單位對(duì)此并沒有足夠的重視，沒有設(shè)置專門的檔案管理部門或安排專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行工程材料管理，而只是由各階段負(fù)責(zé)的員工各自分散兼職管理，而這些員工有的會(huì)對(duì)資料的整理保存或不細(xì)心或不以為然，管理混亂，嚴(yán)重影響工程驗(yàn)收以及驗(yàn)收后工程材料的收集、借閱、取證等。

2、工程資料流失嚴(yán)重

由于管理不到位，未能及時(shí)對(duì)工程各階段產(chǎn)生的資料收集整理并歸檔，導(dǎo)致一些材料被丟棄不見;工程資料歸檔后，資料的借閱機(jī)制不完善，借閱后長(zhǎng)期不歸還，如借閱者不能妥善保管而隨手放置，必然導(dǎo)致資料丟失，或者未能進(jìn)行借閱登記，難以追蹤到借閱者，為資料的回收增加難度;或者在材料遺失后，建設(shè)單位認(rèn)為這些材料已經(jīng)沒有用處不必再找。這些都導(dǎo)致了工程資料的流失，影響后期的內(nèi)審檢查、取證工作、借閱參考等。

3、資料保管不當(dāng)

資料的保存是資料管理中的重要一環(huán)，必須嚴(yán)格按照規(guī)定整理資料然后歸檔。然而目前一些建設(shè)單位在資料的保存工作中仍有各式問題，如并未按照工程發(fā)展的順序來進(jìn)行資料的整理，而是將資料散亂疊放，擺放毫無秩序，導(dǎo)致后期需要查閱時(shí)難以找到相應(yīng)材料，或在材料遺漏后難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)，給后期工作的開展帶來不便。

4、資料管理機(jī)制不全

在進(jìn)行工程資料管理時(shí)沒有有效的管理手段和方法，使得材料在收集和整理過程中極不正規(guī)，沒有統(tǒng)一的樣式標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致資料各式各樣難以規(guī)整或材料大量流失;資料歸檔后保管不當(dāng)，或借閱制度不完善，導(dǎo)致資料的管理混亂無序，管理效果低下。

二、改進(jìn)策略

1、提高對(duì)工程資料管理的重視度

意識(shí)決定行動(dòng)，只有提高管理意識(shí)，真正認(rèn)可進(jìn)行工程資料管理的重要作用，才能將資料管理工作做好，為工程施工管理工作打好基礎(chǔ)，也為后續(xù)各項(xiàng)工作提供真實(shí)依據(jù)。首先建設(shè)單位需要足夠重視工程資料的管理工作，然后加強(qiáng)對(duì)于資料管理人員的培訓(xùn)工作，擴(kuò)大宣傳，使資料管理人員能夠以極強(qiáng)的管理意識(shí)來指導(dǎo)他們?cè)谫Y料管理工作中更加細(xì)心、更加認(rèn)真負(fù)責(zé)。

2、完善管理機(jī)制

完善的工程資料管理機(jī)制，首先應(yīng)當(dāng)有一套完整的管理規(guī)定來指導(dǎo)管理行為，詳細(xì)規(guī)定哪些工程材料需要進(jìn)行管理、如何進(jìn)行工程材料的收集、理順、歸檔保存、借閱歸還等，保證資料管理工作有據(jù)可依;其次需要確定各自的職責(zé)范圍與責(zé)任。工程資料涉及方方面面，數(shù)量龐大，因此有必要將不同階段、不同類型的工程材料由各自負(fù)責(zé)具體業(yè)務(wù)的人員進(jìn)行收集、整理，確保每項(xiàng)資料都能夠追溯到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人。整理完成后留備份后其余均交檔案室做統(tǒng)一排序歸檔，文件交接時(shí)必須做好交接記錄，明確各自的責(zé)任，做到文件管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都有跡可查;最后，獎(jiǎng)罰分明，有據(jù)可依。為確保資料管理制度能夠順利執(zhí)行，還要設(shè)置一定的獎(jiǎng)罰制度，對(duì)于完成資料管理工作績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)的員工有一定的獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)，而對(duì)于頻繁出現(xiàn)管理錯(cuò)誤，造成材料缺失，引發(fā)嚴(yán)重不良后果的，則要有一定的處罰手段，從而保證制度的有效執(zhí)行和管理工作的有效開展。

3、關(guān)注細(xì)節(jié)問題

工程資料內(nèi)容繁多且復(fù)雜，涉及多領(lǐng)域多方面，對(duì)其進(jìn)行管理需要做很多細(xì)致的工作，一旦粗心對(duì)待，很容易導(dǎo)致出問題。首先材料的收集必須及時(shí)進(jìn)行，材料產(chǎn)生后就要開始有意識(shí)的集合，不能用過的材料就隨意丟在一旁。安排專人專責(zé)，保證材料收集的即時(shí)性;其次要保證材料的準(zhǔn)確性，時(shí)常檢查核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)有問題要馬上改正。保證文件上有負(fù)責(zé)人簽字且簽字準(zhǔn)確，如有代簽拒絕接收。確保文件的即時(shí)性和真實(shí)性，杜絕事后偽造，如工程驗(yàn)收單、工程檢查單等，必須按規(guī)定開具并填寫，然后由負(fù)責(zé)人收集保管，工程竣工驗(yàn)收后統(tǒng)一交檔案室保管;最后，要保證資料的完整性，對(duì)于工程資料要分門別類，按順序疊放，防止缺頁少項(xiàng)。在材料整理的過程中務(wù)必要細(xì)心、耐心，認(rèn)真處理細(xì)節(jié)問題，保證資料不會(huì)錯(cuò)誤、遺失。

4、做好后期管理工作

在工程進(jìn)行階段，由專人各自負(fù)責(zé)其涉及的工程資料的管理，不再頻繁需要這些材料后，應(yīng)當(dāng)各自留下備份后將原件交檔案室統(tǒng)一保管。各類文件交到檔案室后要將所有資料進(jìn)行整合，檢查是否有遺漏和不符合規(guī)定的文件，然后按順序放好。歸檔后需要借閱的，做好登記，并規(guī)定借閱期限，到期未還的檔案管理員要及時(shí)詢問情況，要求歸還，需要續(xù)期的，也要按規(guī)定申請(qǐng)，確保資料的完整，避免資料遺失。

三、結(jié)語

通過上述分析，我們可以看出工程資料的管理是整個(gè)工程項(xiàng)目管理中的一項(xiàng)重要工作，其管理工作應(yīng)當(dāng)隨著整個(gè)工程進(jìn)程同步進(jìn)行，工程竣工驗(yàn)收交付后，對(duì)工程資料的管理工作也不能松懈。針對(duì)當(dāng)前工程檔案管理過程中存在的問題，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)提高認(rèn)識(shí)，同時(shí)完善資料管理制度，做好細(xì)節(jié)管理和后期管理工作，真正發(fā)揮資料管理的作用。

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