建筑工程資料管理中存在的問題及其改進策略研究

韓光明 李巍利

摘要：建筑工程資料是建設單位應當重點收集、保管的檔案材料，它是整個施工過程的記錄，是進行工程驗收和內審檢查的基礎，也是后期糾紛、問題處理的重要證據，同時也是類似建設工程的重要技術指導材料，因此有必要對其進行專業(yè)、精細的管理。本文通過分析了當前建設單位在工程資料管理過程中的一些問題，提出了相應的整改建議。

關鍵詞：建設工程資料;資料管理;改進策略

建筑工程資料是指從工程開始籌劃時起到竣工驗收合格交付使用期間所產生的所有的書面材料，如立項審批文件、可行性研究報告、施工進度資料、圖紙、招投標文件、施工日志、中間驗收及竣工驗收材料、各階段如設計、勘察、監(jiān)理、施工、采購合同文件等，可見工程資料管理的范圍很大。施工的各個階段都需要依據相應資料來開展，如需要依據工程預算表來確定工程造價，以招投標文件確定施工單位、材料供應單位，依靠圖紙進行施工，因此對工程資料的管理是對整個工程進程進行管理的基礎和依據，能夠反映施工各階段的真實情況，建設單位應當認識到對這些資料進行管理的必要，并安排專業(yè)人員進行細致、系統(tǒng)的管理。

一、現(xiàn)存的問題研究

1、對工程資料的管理重視不足

工程資料是建設單位進行工程管理的材料依據，也是國家監(jiān)管部門進行質量監(jiān)管的依據，因此國家也相應發(fā)布工程資料管理辦法，要求建設單位加強工程材料檔案的管理。但是一些建設單位對此并沒有足夠的重視，沒有設置專門的檔案管理部門或安排專業(yè)的檔案管理人員進行工程材料管理，而只是由各階段負責的員工各自分散兼職管理，而這些員工有的會對資料的整理保存或不細心或不以為然，管理混亂，嚴重影響工程驗收以及驗收后工程材料的收集、借閱、取證等。

2、工程資料流失嚴重

由于管理不到位，未能及時對工程各階段產生的資料收集整理并歸檔，導致一些材料被丟棄不見;工程資料歸檔后，資料的借閱機制不完善，借閱后長期不歸還，如借閱者不能妥善保管而隨手放置，必然導致資料丟失，或者未能進行借閱登記，難以追蹤到借閱者，為資料的回收增加難度;或者在材料遺失后，建設單位認為這些材料已經沒有用處不必再找。這些都導致了工程資料的流失，影響后期的內審檢查、取證工作、借閱參考等。

3、資料保管不當

資料的保存是資料管理中的重要一環(huán)，必須嚴格按照規(guī)定整理資料然后歸檔。然而目前一些建設單位在資料的保存工作中仍有各式問題，如并未按照工程發(fā)展的順序來進行資料的整理，而是將資料散亂疊放，擺放毫無秩序，導致后期需要查閱時難以找到相應材料，或在材料遺漏后難以及時發(fā)現(xiàn)，給后期工作的開展帶來不便。

4、資料管理機制不全

在進行工程資料管理時沒有有效的管理手段和方法，使得材料在收集和整理過程中極不正規(guī)，沒有統(tǒng)一的樣式標準，導致資料各式各樣難以規(guī)整或材料大量流失;資料歸檔后保管不當，或借閱制度不完善，導致資料的管理混亂無序，管理效果低下。

二、改進策略

1、提高對工程資料管理的重視度

意識決定行動，只有提高管理意識，真正認可進行工程資料管理的重要作用，才能將資料管理工作做好，為工程施工管理工作打好基礎，也為后續(xù)各項工作提供真實依據。首先建設單位需要足夠重視工程資料的管理工作，然后加強對于資料管理人員的培訓工作，擴大宣傳，使資料管理人員能夠以極強的管理意識來指導他們在資料管理工作中更加細心、更加認真負責。

2、完善管理機制

完善的工程資料管理機制，首先應當有一套完整的管理規(guī)定來指導管理行為，詳細規(guī)定哪些工程材料需要進行管理、如何進行工程材料的收集、理順、歸檔保存、借閱歸還等，保證資料管理工作有據可依;其次需要確定各自的職責范圍與責任。工程資料涉及方方面面，數量龐大，因此有必要將不同階段、不同類型的工程材料由各自負責具體業(yè)務的人員進行收集、整理，確保每項資料都能夠追溯到相應的負責人。整理完成后留備份后其余均交檔案室做統(tǒng)一排序歸檔，文件交接時必須做好交接記錄，明確各自的責任，做到文件管理的各個環(huán)節(jié)都有跡可查;最后，獎罰分明，有據可依。為確保資料管理制度能夠順利執(zhí)行，還要設置一定的獎罰制度，對于完成資料管理工作績效標準的員工有一定的獎勵激勵，而對于頻繁出現(xiàn)管理錯誤，造成材料缺失，引發(fā)嚴重不良后果的，則要有一定的處罰手段，從而保證制度的有效執(zhí)行和管理工作的有效開展。

3、關注細節(jié)問題

工程資料內容繁多且復雜，涉及多領域多方面，對其進行管理需要做很多細致的工作，一旦粗心對待，很容易導致出問題。首先材料的收集必須及時進行，材料產生后就要開始有意識的集合，不能用過的材料就隨意丟在一旁。安排專人專責，保證材料收集的即時性;其次要保證材料的準確性，時常檢查核對，如發(fā)現(xiàn)有問題要馬上改正。保證文件上有負責人簽字且簽字準確，如有代簽拒絕接收。確保文件的即時性和真實性，杜絕事后偽造，如工程驗收單、工程檢查單等，必須按規(guī)定開具并填寫，然后由負責人收集保管，工程竣工驗收后統(tǒng)一交檔案室保管;最后，要保證資料的完整性，對于工程資料要分門別類，按順序疊放，防止缺頁少項。在材料整理的過程中務必要細心、耐心，認真處理細節(jié)問題，保證資料不會錯誤、遺失。

4、做好后期管理工作

在工程進行階段，由專人各自負責其涉及的工程資料的管理，不再頻繁需要這些材料后，應當各自留下備份后將原件交檔案室統(tǒng)一保管。各類文件交到檔案室后要將所有資料進行整合，檢查是否有遺漏和不符合規(guī)定的文件，然后按順序放好。歸檔后需要借閱的，做好登記，并規(guī)定借閱期限，到期未還的檔案管理員要及時詢問情況，要求歸還，需要續(xù)期的，也要按規(guī)定申請，確保資料的完整，避免資料遺失。

三、結語

通過上述分析，我們可以看出工程資料的管理是整個工程項目管理中的一項重要工作，其管理工作應當隨著整個工程進程同步進行，工程竣工驗收交付后，對工程資料的管理工作也不能松懈。針對當前工程檔案管理過程中存在的問題，建設單位應當提高認識，同時完善資料管理制度，做好細節(jié)管理和后期管理工作，真正發(fā)揮資料管理的作用。

參考文獻

[1]黃海彥.淺析建筑工程資料管理常見問題及規(guī)范管理之措施[J].建材與裝飾，2018（51）：149-150.

[2]李楠楠，范丹.分析建筑工程竣工資料管理中存在的問題及其改進策略[J].門窗，2017（10）：152，228.