人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應(yīng)用

劉鶴 鐵嶺市自然資源事務(wù)服務(wù)中心

我國傳統(tǒng)的檔案管理工作存在一定的缺陷與困難，在管理過程中管理水平和管理模式傳統(tǒng)化教育嚴重，整體的管理水平和管理效率較低，并且無法實現(xiàn)檔案信息的有效收集，整理和管理，并且以傳統(tǒng)的紙質(zhì)文字來實現(xiàn)傳播，很容易會對檔案造成破損。除此之外，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法實現(xiàn)對檔案信息的全面開發(fā)與利用，并且在短時間內(nèi)無法實現(xiàn)高效率的傳輸與推廣，無法充分發(fā)揮其作用。

一、人工智能技術(shù)的主要特點

（一）智能化特點

智能化是人工智能技術(shù)的一個重要標(biāo)志，充分展現(xiàn)了人工智能技術(shù)的本質(zhì)。人工智能簡單而言，就是指通過對人的行為模式和思維方式的分析，通過特定的程序和技術(shù)，研發(fā)出一種新型的，與人類工作相符合，相接近，具有高度信息處理能力的一種智能設(shè)備。通過人工智能技術(shù)，不僅能夠代替人類工作，更能夠提高工作效率，實現(xiàn)人類工作無法實現(xiàn)的部分功能，例如通過智能化能夠?qū)崿F(xiàn)語音識別，智能搜索和圖像搜索分析等，能夠根據(jù)需求者的想法實現(xiàn)問題的有效解決，滿足人類的要求。通過智能化特點的利用，還能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的及時有效整理，收集和分析，以及相應(yīng)的傳輸工作，有效的節(jié)省了工作時間和成本，實現(xiàn)檔案管理的信息化。

（二）交互化特點

交互化特點是人工智能技術(shù)的另一項重要特點。簡單而言，交互化就是指人工智能和人類交流互動的能力，人工智能的開發(fā)是以人類的交流和互動為基礎(chǔ)，而交互化則是指通過人工智能除了對人類的行為活動實現(xiàn)復(fù)制之外，還實現(xiàn)對能力的延伸，通過交互化能夠?qū)崿F(xiàn)對語言識別和信息檢索，通過對問題的處理和分析進行反映，實現(xiàn)兩者的互動，在遇到問題后能夠?qū)崿F(xiàn)及時的處理和解決，實現(xiàn)高效的互動。因此，檔案管理的信息化工作可以充分利用人工智能技術(shù)中的交互化特點，通過相應(yīng)指令的輸入，能夠在第一時間通過人工智能技術(shù)解決問題，并且通過相應(yīng)的信息化平臺，能夠有效減少不必要的環(huán)節(jié)和互動，優(yōu)化工作流程，實現(xiàn)直接的交互化過程，提高檔案信息的利用率和傳輸速度，推動檔案管理信息化工作的進程。

（三）服務(wù)化特點

服務(wù)化特點是人工智能技術(shù)中的一項顯著特點。服務(wù)化特點主要是針對人們的日常工作和行為所體現(xiàn)的一項特點。在人們的日常工作、學(xué)習(xí)生活中，通過人工智能技術(shù)的服務(wù)化特點，能夠有效提高生活的便捷化和生活質(zhì)量。檔案管理人員可以借助信息化技術(shù)構(gòu)建人工智能平臺，在平臺中設(shè)置好不同內(nèi)容和區(qū)域的板塊，對于各項內(nèi)容進行分門別類，人們可以通過不同板塊和內(nèi)容來滿足不同需求，而且能夠有效地節(jié)省時間，提高整體的服務(wù)水平。在設(shè)置人工智能平臺和提供服務(wù)的過程中，在平臺中需要對所有的大信息進行有效的收集和整理分析，歸納，對檔案信息的時間年限和特殊內(nèi)容進行優(yōu)化處理，保證人工智能技術(shù)的服務(wù)化特點。

二、人工智能技術(shù)在檔案管理信息化工作中的重要意義

（一）實現(xiàn)了檔案管理規(guī)律的掌握

現(xiàn)階段我國的檔案管理工作都逐漸地應(yīng)用了人工智能技術(shù)，并且取得了顯著的成效。人工技術(shù)在應(yīng)用過程中會形成具體的數(shù)據(jù)庫和信息庫，通過數(shù)據(jù)庫和信息庫能夠摸索出長時間內(nèi)檔案管理的規(guī)律，為后續(xù)的檔案管理信息化工作提供相應(yīng)的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)等。當(dāng)管理是一項系統(tǒng)化和流程性的工作，具有很強的規(guī)律性。通過人工智能技術(shù)的應(yīng)用，有效地推動了檔案管理規(guī)律和人工智能技術(shù)的相結(jié)合，提高了整體的工作質(zhì)量和效率，實現(xiàn)了檔案管理信息化工作中的數(shù)據(jù)快速分類和查找，實現(xiàn)了有效專業(yè)的統(tǒng)一規(guī)范化管理減少了不必要的人工支出。

（二）實現(xiàn)了檔案管理內(nèi)容的掌握

在實際的檔案管理工作中，各種檔案信息繁雜且眾多，而為了實現(xiàn)對檔案的有效管理和信息化，需要對檔案信息的內(nèi)容實現(xiàn)全面的采集和有效的分析，通過相應(yīng)的系統(tǒng)模擬和分析，能夠通過計算機技術(shù)滿足人們的不同需求，對整體的檔案內(nèi)容進行檢索，實現(xiàn)和滿足信息的獲取。除此之外，還能夠通過對內(nèi)容的掌握，制定出合理科學(xué)的檔案管理信息化方案，減少檔案管理問題的發(fā)生，推動檔案管理向信息化方向的快速發(fā)展。

（三）實現(xiàn)了對檔案管理特點的掌握

掌握檔案管理工作的特點，對于檔案管理工作的信息化開展有著重要的意義和作用。在我國現(xiàn)階段的檔案管理工作中，重復(fù)性是檔案管理的一項顯著特點，通過人工智能技術(shù)能夠制定相應(yīng)的系統(tǒng)和流程，操控者可以通過系統(tǒng)和流程，按照相關(guān)的步驟來下達指令和動作，達到目的性和要求。在整個過程中，具有高度的嚴謹性和準(zhǔn)確性，整體的程序和指令不會出現(xiàn)任何錯誤，并且指令一旦發(fā)出不會輕易改變，所以在檔案管理工作中，要嚴格保證好指令和動作的精準(zhǔn)度，重復(fù)性操作的同時，達到最大程度的匹配，進而提高檔案管理信息化的水平，強化整體的工作效率，實現(xiàn)精準(zhǔn)有效的信息化管理，確保對檔案資源的有效開發(fā)利用。

總而言之，做好檔案管理的信息化工作，對于社會和國家的發(fā)展有著重要的意義和作用，能夠有效保障生產(chǎn)發(fā)展各項工作的順利開展。通過信息化的應(yīng)用和管理，不僅能夠滿足不同人民群眾對檔案信息的需求，更能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，實現(xiàn)對檔案的有效檢索和分析。為了做好檔案管理信息化工作，有關(guān)部門和單位應(yīng)該加強對人工智能技術(shù)的重視，做到與時俱進，不斷學(xué)習(xí)新型的人工智能技術(shù)和操作，為檔案管理信息化工作做好保障與準(zhǔn)備。

三、人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的具體應(yīng)用

（一）檔案管理的分類工作

很多生產(chǎn)生活都逐漸應(yīng)用了人工智能技術(shù)，并且取得了顯著成果。檔案管理信息化工作也不例外。首先，管理人員在開展檔案管理分類工作室，可以通過計算機和人工智能技術(shù)對所有的檔案信息進行錄入處理，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和信息化，通過這樣的方法，不僅能夠避免珍貴檔案的丟失和破損，更能夠延長檔案的保管時間，實現(xiàn)有效的分類處理。后期通過人工智能平臺的應(yīng)用，所有的檔案信息在平臺上分門別類地呈現(xiàn)，而人們可以根據(jù)自身的需求及時獲取檔案。現(xiàn)階段利用人工智能技術(shù)開展的檔案管理信息化工作中，一般包含文本類檔案，影像類檔案以及圖表類檔案等，通過人工智能技術(shù)對這些檔案信息進行分類，能夠有效地減少成本，保證檔案信息的準(zhǔn)確性[1]。

（二）管理的智能搜索工作

通過人工智能技術(shù)，能夠有效實現(xiàn)檔案管理信息化工作的智能搜索。智能搜索是指通過相應(yīng)的人工智能平臺和門戶，人們能夠根據(jù)自身的需求，在平臺上進行自主的搜索關(guān)鍵詞和相關(guān)內(nèi)容等，進而實現(xiàn)對信息的準(zhǔn)確掌握。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，對于檔案信息的利用和查找都會經(jīng)過多個環(huán)節(jié)，往往需要較高的成本和時間，需要機械化地對檔案信息進行查找和瀏覽。而隨著信息化時代的到來，人們越來越追求便捷化的生活，通過智能化的搜索，使人們的生活變得更加高效化。因此，人工智能技術(shù)的智能搜索功能至關(guān)重要[1]。

（三）檔案管理的安全監(jiān)督工作

通過人工智能技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案管理的信息化工作得到了安全有效保障。在實際的檔案信息管理工作中，傳統(tǒng)的檔案管理很容易會導(dǎo)致信息的泄露，但通過人工智能技術(shù)，可提高檔信息的保密性，某些重要的大信息不能夠進行隨便的查閱與尋找，針對保密性較強的檔案信息可以設(shè)置安全等級和密碼等，只有獲得密碼驗證，才能夠進入對檔案信息進行查閱獲取。既能夠避免檔案信息出現(xiàn)丟失的情況，又能夠保證檔案信息的準(zhǔn)確性，防止他人進行修改和操作。除此之外，對于檔案管理是可以安裝指紋解鎖和密碼解鎖以及人臉識別等安全設(shè)置，在檔案管理室內(nèi)安裝好相應(yīng)的監(jiān)控，實現(xiàn)動態(tài)化的管理和全程保護，當(dāng)有意外或危險情況發(fā)生時，通過監(jiān)控能夠保證安保系統(tǒng)在第一時間發(fā)出警報，及時采取措施進行處理[2]。

（四）推動人工智能和大數(shù)據(jù)平臺的結(jié)合與應(yīng)用

通過實踐和科學(xué)數(shù)據(jù)可以得知，人工智能技術(shù)在檔案管理信息化工作中起到了至關(guān)重要的作用。因此，檔案館應(yīng)該加強對人工智能技術(shù)的應(yīng)用與推廣，為了實現(xiàn)進一步的工作水平提高，還可以把人工智能技術(shù)和大數(shù)據(jù)平臺相互融合，根據(jù)已有的資源構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對所有檔案信息數(shù)據(jù)的全面收集，保證信息的全面化和系統(tǒng)化，提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮人工智能技術(shù)的作用，滿足人民群眾的需求，推動檔案管理信息化工作的順利開展。

（五）構(gòu)建以人工智能技術(shù)為依托的檔案管理信息化系統(tǒng)

檔案管理信息化系統(tǒng)能夠有效保證檔案信息的全面數(shù)字化，實現(xiàn)管理工作的智能化。檔案管理人員可以制定科學(xué)合理的工作目標(biāo)，以檔案信息的系統(tǒng)化和全面化為標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善檔案管理信息化系統(tǒng)，延伸和拓展當(dāng)管理工作的服務(wù)范圍，滿足不同客戶和用戶的需求，實現(xiàn)對檔案信息的充分開發(fā)與利用，實現(xiàn)綜合性的檔案服務(wù)管理工作，提高檔案管理工作的質(zhì)量。通過檔案管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建，實現(xiàn)對檔案信息的宣傳和推廣，把所有的檔案信息推送給用戶，并且通過相關(guān)的網(wǎng)站設(shè)置，需求者還可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)來對答案信息實現(xiàn)獲取，提高用戶體驗，滿足用戶的個性化需求。

四、結(jié)語

為了滿足人民群眾的需求，實現(xiàn)與時俱進，在檔案管理的相關(guān)工作中，應(yīng)該實現(xiàn)信息化管理，加強對人工智能技術(shù)的應(yīng)用，利用人工智能技術(shù)來構(gòu)建檔案管理的信息化新模式，提高檔案管理信息化工作水平，實現(xiàn)對檔案信息的高效處理，推動檔案管理信息化工作的順利進行。