物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應(yīng)用分析

喬云 鐵嶺市自然資源事務(wù)服務(wù)中心

物聯(lián)網(wǎng)是在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)之上，逐步發(fā)展起來的一種新型技術(shù)，其通過傳感設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)將不同物品進(jìn)行相互之間的連接，進(jìn)而實現(xiàn)物品信息的共享與交換以及物品的追蹤與識別。如今，物聯(lián)網(wǎng)在當(dāng)今社會中擁有良好的發(fā)展優(yōu)勢以及技術(shù)特點，并已經(jīng)廣泛應(yīng)用于軍事、交通等不同的領(lǐng)域。所以，將物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用到檔案管理中具有重大的意義。

一、物聯(lián)網(wǎng)的概念

物聯(lián)網(wǎng)早在1995 年的時候就被提出，但是由于受技術(shù)條件等眾多因素的限制，并未引起人們的注意，也并未得到有效發(fā)展。二十世紀(jì)初，麻省理工學(xué)院通過使用射頻識別技術(shù)將物聯(lián)網(wǎng)的概念引出。到目前為止，物聯(lián)網(wǎng)并沒有一個特定的概念來對其進(jìn)行細(xì)致的闡述，而使用較為廣泛的說法就是：使用射頻識別技術(shù)、GPS 技術(shù)等將物品與物品之間進(jìn)行相互之間的連接，從而實現(xiàn)對物品的追蹤、定位、實時監(jiān)控等功能[1]。

二、物聯(lián)網(wǎng)的特點

（一）實時性與廣泛性

廣泛性主要體現(xiàn)在物聯(lián)網(wǎng)中的自動聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在傳感時間方面擁有廣泛性，并且在運行的過程當(dāng)中具備較強的流暢性。因此，物聯(lián)網(wǎng)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)之中，特別是在交通和醫(yī)療行業(yè)中。此外，物聯(lián)網(wǎng)的實時性展現(xiàn)在其在對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行感知和傳遞的過程當(dāng)中，所花費的時間較短，從而提升了數(shù)據(jù)信息的時效性。

（二）自動性與智能性

當(dāng)前，物聯(lián)網(wǎng)正在向著智能化的方向發(fā)展，并且智能化也是物聯(lián)網(wǎng)最終發(fā)展的產(chǎn)物[2]。所謂的智能化，就是通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)對物品的控制與傳輸，同時在一定基礎(chǔ)上提升傳輸?shù)男省Ｔ趯⑽锫?lián)網(wǎng)應(yīng)用到檔案管理過程之中后，可以有效轉(zhuǎn)變檔案管理的方式方法，并保持全天不間斷工作。

（三）創(chuàng)新性

物聯(lián)網(wǎng)是多項技術(shù)相互之間融合而形成的產(chǎn)物，進(jìn)一步實現(xiàn)了對數(shù)據(jù)信息的全面性處理。就拿RFID 技術(shù)來講，其可以被應(yīng)用到各種各樣的網(wǎng)絡(luò)載體之中，并可以展現(xiàn)不一樣的作用，而對物聯(lián)網(wǎng)來講，由于其自身存在廣泛性，因此在與RFID 技術(shù)進(jìn)行結(jié)合的過程房中，需要對其進(jìn)行創(chuàng)新。目前，物聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的態(tài)勢十分迅猛，從而加快了信息方式的轉(zhuǎn)變。

三、檔案管理應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)的關(guān)鍵性

（一）加快了檔案查詢的速度

在對檔案進(jìn)行查詢和調(diào)取的過程當(dāng)中，檔案工作人員會按照相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行，進(jìn)一步保障操作的規(guī)范性。然而，由于每一項操作都需要根據(jù)規(guī)則進(jìn)行，因此給檔案管理工作增加了較為繁重的壓力以及難度，進(jìn)而降低了工作的質(zhì)量[3]。比如，在對檔案進(jìn)行查找和調(diào)取時，需要擁有相關(guān)證件才能對公開的檔案資料進(jìn)行翻閱，倘若想對私密的檔案進(jìn)行查看，則必須要準(zhǔn)備詳細(xì)的證明材料。與此同時，在看完檔案或調(diào)取完檔案之后，要詳細(xì)的填寫記錄表，從而確保檔案的安全。將物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用到其中之后，可以有效緩解工作人員的工作壓力，而且還可以減少一些繁雜的步驟，從而在根本上提升工作的效率。

（二）強化了檔案管理的安全性

在以往對檔案進(jìn)行管理的過程當(dāng)中，基本上會使用視頻監(jiān)控、自動報警、門禁系統(tǒng)這三種方式來確保檔案管理的安全性。其中視頻監(jiān)控就是在檔案室安裝攝像頭，進(jìn)行全天監(jiān)控；自動報警則是在檔案室中安裝煙霧報警裝置，當(dāng)出現(xiàn)不明煙霧時會觸發(fā)報警；而門禁系統(tǒng)是在檔案室門口安裝門禁，如果沒有正確的密碼，那么就無法進(jìn)入到檔案室中。然而這幾種方式都存在著較大的局限性，例如：監(jiān)控有死角、虛假報警等。將物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用到其中之后可以進(jìn)一步強化對檔案的管理，從而確保檔案的安全性。

（三）加強了檔案管理的智能化水平

智能化主要體現(xiàn)在對檔案室的智能化管理。第一，通過控制器對檔案室中的溫度、濕度等信息進(jìn)行二十四小時的采集，然后將采集到的數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)接嬎銠C中，計算機通過數(shù)據(jù)的比對下達(dá)有針對性的命令，進(jìn)而實現(xiàn)對檔案室溫度和濕度的控制。與此同時，計算機還會根據(jù)檔案室的溫度和濕度生成對應(yīng)的表格以及曲線，檔案工作人員可以根據(jù)表格和曲線適當(dāng)對溫度和濕度進(jìn)行調(diào)整。當(dāng)前所說的，僅僅只是半智能化，這主要是由于系統(tǒng)在對溫度和濕度進(jìn)行感知的過程當(dāng)中還存在著片面性，可能會出現(xiàn)各種各樣的錯誤，在使用物聯(lián)網(wǎng)之后，這些問題會逐一的解決。

四、物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用于檔案管理中的具體細(xì)節(jié)

（一）檔案入庫自動化

目前，在對檔案進(jìn)行入庫的過程當(dāng)中基本上都是利用手動掃碼的方式進(jìn)行，然而該方式存在著較大的問題，同時還會經(jīng)常出現(xiàn)錯誤。將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到其中之后，可以實現(xiàn)檔案的自動入庫，進(jìn)而提升了管理人員的工作效率。與此同時，還可以為每一個檔案設(shè)置一個獨一無二的識別碼，當(dāng)進(jìn)行入庫操作時，可以將檔案當(dāng)中基本信息詳細(xì)的呈現(xiàn)出來，并形成一個入庫清單。此外，如果利用RFID 技術(shù)，可以在根本上實現(xiàn)檔案的識別，從而加快了檔案入庫的速度[4]。

（二）檔案室自動對環(huán)境進(jìn)行調(diào)節(jié)

在應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)之后，其可以對檔案室的溫度進(jìn)行智能調(diào)節(jié)，主要體現(xiàn)在：在將檔案室所設(shè)定的溫度信息錄入到檔案室的芯片中后，可以進(jìn)一步強化對檔案室溫度的監(jiān)控，倘若檔案室的溫度高于或低于設(shè)置溫度時，可以實現(xiàn)自動的調(diào)整并發(fā)出警報[5]。除了對可以溫度調(diào)節(jié)之外，還可以對檔案室的濕度進(jìn)行調(diào)整。在使用物聯(lián)網(wǎng)之后，可以對檔案室當(dāng)前的濕度進(jìn)行評測，如果檔案室中濕度過大或者過小，就會通過一些操作來降低或增加濕度，從而確保檔案室濕度的恒定。

（三）對檔案調(diào)取和借閱流程進(jìn)行簡化

在將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理之中后，可以對檔案調(diào)取和借閱流程進(jìn)行進(jìn)一步簡化。在進(jìn)行檔案調(diào)取和借閱的過程當(dāng)中，只用將借閱卡放到讀取處，系統(tǒng)就會自動對借閱人進(jìn)行識別，并細(xì)致的核查借閱人的基本信息，在確保信息無誤之后會隨機打印出借閱清單。在對檔案進(jìn)行歸還時，還需要將借閱卡放到讀取處進(jìn)行身份的驗證，在驗證成功后即可歸還檔案。通過此方式，在根本上實現(xiàn)了對檔案調(diào)取和借閱流程進(jìn)行簡化，同時也提高了信息核對的準(zhǔn)確性，進(jìn)而避免由于人工操作而帶來的失誤現(xiàn)象。此外，將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到檔案調(diào)取和借閱過程之中，不僅可以減少人力成本，還提高了工作的質(zhì)量。

五、物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用于檔案管理中的需要注意的問題

（一）需要統(tǒng)一物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)

如今，各個國家在應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的過程當(dāng)中所設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)各不相同，致使不能在根本上實現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)之間的互通與兼容，進(jìn)而不能實現(xiàn)商業(yè)經(jīng)濟的最大化。基于此，在開展檔案管理工作過程當(dāng)中，要想充分的使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)首先需要解決物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的問題，并且我國要積極的與其他國家進(jìn)行密切的交流與溝通，從而實現(xiàn)降低物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)成本，加快物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)互融的目標(biāo)[6]。

（二）科學(xué)的降低應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)的成本

當(dāng)前，我國物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)尚處于發(fā)展階段，因此在使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的過程當(dāng)中花費的成本較高。而將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作之后，進(jìn)一步提高了對相關(guān)設(shè)備以及電子標(biāo)簽的要求，從而造成資金緊張的問題出現(xiàn)。

（三）加強檔案管理的安全性

隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛運用，其信息的安全性成為目前備受關(guān)注的問題之一。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)主要是通過電子標(biāo)簽來實現(xiàn)對物品的跟蹤與記錄，將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中后，可以利用標(biāo)簽閱讀器來獲得檔案中記錄的相關(guān)信息，雖然這樣可以進(jìn)一步提升檔案管理的效率與質(zhì)量，但是這也給信息的安全性帶來一定的威脅。

（四）強化環(huán)保的質(zhì)量

對于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，其主要是利用電磁光譜輻射來實現(xiàn)與讀寫器和電子標(biāo)簽之間的聯(lián)系，但是電磁光譜輻射在某些情況下會對人的身體帶來一定的危害。將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作過程之中后，由于管理工作人員長時間處于電磁光譜輻射環(huán)境，因此會對他們的身體機能帶來較大的損壞。因此，在應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)時，應(yīng)盡量降低電磁光譜輻射次數(shù)，進(jìn)而提高對管理工作人員身體健康的保護(hù)[7]。

六、結(jié)語

綜上所述，物聯(lián)網(wǎng)作為互聯(lián)網(wǎng)中新型的技術(shù)之一，對社會和社會經(jīng)濟的發(fā)展具有推動作用。將物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用到檔案管理之中，不僅可以構(gòu)建一個良好的檔案管理平臺，而且還可以進(jìn)一步強化管理的質(zhì)量與水平。但是，當(dāng)前在對物聯(lián)網(wǎng)實際應(yīng)用的過程當(dāng)中并不是十分的順利，其中的一些應(yīng)用和技術(shù)需要進(jìn)行深入探究，同時還需要有效地解決在應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)是成本過高的問題，只有這樣才能在根本上加快物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應(yīng)用，從而推動檔案管理的可持續(xù)化發(fā)展。