機關事業單位文書檔案電子信息化的管理

何靜 綏芬河市對外友好服務中心

信息化時代的到來使得工作形式開始偏向于網絡信息化辦公，信息化辦公的推行對于文書檔案的編輯、存儲等都帶來了新的工作方向，傳統的紙質文件已經被電子文檔所代替，提高效率的同時，也迎來了工作方式的革命。在科技條件的影響下，相關的工作方式得到了有效性變化，機關事業單位作為政府部門在進行現代化信息檔案管理的過程中應該首當其沖的進行有效性建設。

一、機關事業單位檔案管理實現信息化的優勢

（一）信息化使得檔案管理更省時、省力

眾所周知，機關事業單位每年歸檔的檔案數量非常大，一些比較大的單位一年的歸檔文件就達到了上千件甚至是上萬件，而那些專門記錄人事和重大事件的文件保存的時間還比較長。在以前沒有信息化技術的年代，檔案都是以紙質形式存在的，整理紙質檔案是十分煩瑣的一項工作，因為除了整理之外，還要對檔案進行篩選、清理及歸類，整個過程非常的復雜。實現檔案的信息化管理后，使得檔案管理工作更加的省時省力了，無論是人力還是物力上都得到了極大地縮減，工作效率也得到了極大地提升。

（二）信息化使得檔案管理更加節省空間

現在機關事業單位的辦公空間上是相對有限的，而檔案則需要專門的空間存放，一般單位的檔案存放空間都不是很寬敞，而每年又會有新的檔案存放其中，使得檔案的存放空間逐漸變小。檔案管理信息化之后，之前的紙質檔案全部進行了電子檔案的歸檔處理，使得檔案存放空間有限問題得到了很好的解決。

二、機關事業單位文書檔案管理存在的問題分析

（一）科學管理體系不完善

機關事業單位由于自身體制內性質較為明顯，在進行文檔管理的過程中，相關的文檔管理方法較為落后，在進行新型事務的滲透過程中，其接受能力較慢。同時，機關事業單位所存在文書檔案的數量、類型較多，部分文件時間久遠，所造成的儲存難度較大。在管理過程中，由于對于新型電子信息化的文檔管理目前僅僅是依靠電子信息平臺在進行相關的文檔的存儲，但是對于電子文檔的科學性管理體系的建設還有所缺失。目前，機關事業單位在進行管理的過程中，管理方式依舊未能得到明確，對于機關事業單位來說，文件的安全化管理依舊存在較大問題。

（二）專業人才缺失

在進行傳統的文件檔案的管理過程中，管理人員所需要進行的主要工作是對整個文件進行分類整理，對于管理人員的專業素質的要求較少。但是電子信息化時代的到來使得文檔管理過程的復雜化程度增加，管理人員不僅需要進行相關的歸納整理工作，還需要具備熟練的計算機操作能力以及對相關的文件檔案儲存工具能夠有較為明確的認識。但是，在現有的信息管理過程中，對于專業人才的應用尚存在較大的問題，所應用的管理人員具有普遍的老齡化趨向，在進行信息化管理的過程中存在較多難度，暫無法達到相對應的文書檔案電子信息化管理的要求。

三、優化機關事業單位文書檔案電子信息化的管理策略分析

（一）加強人員電子信息化檔案管理技能培訓

信息化已經全面的覆蓋了人們的工作和生活，對于機關事業單位來說，文檔信息更為復雜，所需要進行的檔案管理工作的難度系數也較大，在進行檔案管理的過程中，所需要應用的人才也應該是具有專業素質的人才。機關事業單位由于性質比較特殊，工作人員的職位安排較為固定，因此，單位對于檔案管理人員應該進行定期的電子信息化檔案管理工作的培訓。在培訓過程中必須進行相關性較為嚴密的培訓工作，落實培訓重點，明確工作責任。培訓內容應該分為兩個部分，首先進行的是電子信息檔案管理的理論知識的培訓，這一行為的發生主要是由于現今的相關檔案的內容更加豐富，相關管理難度也有所上升，管理人員的理論知識達不到要求，則無法進行進一步的操作技能的培養。其次，專業的信息化電子管理技術是進行專業的檔案管理的基礎，因此，相關單位應該就專業技術展開培訓，務必讓每一位管理人員都能夠熟練的進行操作管理。

（二）管理創新

現有的電子信息管理技術僅僅是一種時新的管理技術，在進行管理升級的過程中應該按照自身管理特點進行專項性的管理技術的創新，否則，若未來科技得到進一步更新時，管理人員又將面臨完全的、徹底的轉型，對于工作人員來說難度較大，對于整個檔案管理本身也會造成相關性難度。因此，機關事業單位進行自身管理方式的升級創新勢在必行。

四、結束語

文書檔案電子信息化管理作為重要的檔案管理趨勢，是信息時代發展過程必然的發展方向，利用信息化管理手段能夠更好地實現數字化管理，對于檔案資料的存儲和查詢來說都有重要意義。