航天企業經營管理系統設計與實施

周智力

北京臨近空間飛行器系統工程研究所 北京 100076

1 項目背景

本項目圍繞航天企業科研項目全壽命周期經費管理需求，遵循“規范、簡捷、高效”原則，對現有各類系統進行重構與升級，重點建設科研經費管理模塊、合同管理模塊、預算管理模塊，打通與現有核算系統、網上報銷系統、郵件系統等已有系統的接口，實現合同、預算、經費管理工作的標準化、規范化，提供信息化的協同工作平臺，消除信息孤島，實現關鍵數據共享與積累，實現科研經費閉環管理，實現數據集中和穿透查詢，為經營分析和決策支持提供有力支撐[1]。

2 業務現狀

研究所經營管理工作主要涉及預算管理、合同管理、科研經費申請、經費報銷、財務核算等基礎管理工作，同時還涉及外協外包管理、供應商管理、價格數據庫管理等支撐性管理工作。目前，核算、報銷管理工作已經采用信息化手段開展，有的管理工作仍然采用線下管理的方式。

從目前的信息化現狀來看，出差、會議費、評審費等流程申請采用流程電子化系統，經費報銷（含借款）采用網上報銷系統，財務核算采用核算系統。合同管理方面，合同簽訂過程線下運行，合同臺賬由人工匯總。但是，合同的收付款信息未登記建賬；預算管理方面，預算采用線下excel操作，預算調整采用流程電子化系統，直接經費的預算執行情況在網上報銷系統進行監控。

而在科研經費管理過程中，本應建立聯系的項目計劃、指標、收入、預算、合同、成本等信息還未切實建立起緊密的關聯關系。造成各環節信息不對稱，數據整理、分析工作非常復雜，領導往往難以及時了解相關的項目信息。

為了全面、深入地對所內開展的各項科研生產活動進行統籌管理，特別是對在這些科研生產活動中的各項經營活動進行有效的規劃，并對科研經費進行合理高效的利用，實現各類數據及時采集、有效跟蹤，通過搭建一套經營管理系統來管理科研生產活動中的各類事項，加強各類工作的計劃性，提高各項經費從報價、預算、批復、執行到結算整個生命周期的合理性、可追溯性與可控制性，建立統一的信息化管理手段勢在必行。

綜上所述研究所經過多年原有的信息化系統建設，實現了核算系統、網上報銷系統的建設，初步實現了財務核心系統電子化，但仍然存在如下主要問題。

2.1 合同信息分散、缺乏集中監管

合同的種類多、數量多、關聯多，合同信息在多個部門之間的重復錄入導致信息不一致、反饋不及時，合同信息沒有充分共享，特別是發生合同變更等情況，信息反饋緩慢。隨著業務量的增加和要求的提高，對合同審批控制及信息反饋的質量和實效性上提出了更高的要求，目前合同審批采用紙質審批，審批時間長效率低。

2.2 沒有實現以項目為主線的合同管理

合同與項目之間存在密切的關系，現在的合同管理沒有以項目為出發點，難以從項目的角度查看相關合同信息。這要求合同管理系統的建設必須要以項目為出發點，以項目為終點，體現全生命周期的管理思想。從項目立項開始，到采購環節，然后是合同簽訂，履約以及后期管理，都要圍繞項目來考慮，從而比較明晰的了解整個項目的投入和產出。

3 難以對合同執行情況實時跟蹤、及時預警

收付款使用臺賬管理，各個部門無法及時了解到收付款的執行情況，提高合同的履約率。合同在履約過程中會涉及多次收付款、多次變更等情況，如：對應收款項的收款提示、對應付款項的付款控制、對合同履約進度的差異分析和異常情況的預警等，人工處理方式下的準確性和時效性難以保證。

3 總體架構

根據目前的經營管控信息化應用需求調研與決策，經營管理系統建設框架基本如下圖所示：

圖1 經營管理系統功能架構圖

“1”套標準：通過標準化體系梳理實現整個經營管理系統的數據標準一致性，為數據共享及數據分析奠定基礎。標準化的內容主要涉及項目、部門、人員、科目、往來單位等基礎數據的標準化。

“4”項基礎應用：預算管理、合同管理、網上報銷、核算管理構成了經營管控平臺的四大基礎應用。通過4大基礎應用模塊的建設，實現所經營管理要求。

“2”個核心應用：科研經費管理、成本價格庫構成經營管控平臺的“2”大核心應用，滿足內部經營管理要求。

“1”個數據中心：在以上系統數據的基礎上，形成經營管理數據中心。通過本次項目的建設，對原有財經決策支持系統進行改造，并支撐后續內容擴展，通過對數據的收集、管理、分析以及轉化，使數據成為可用的信息，更好地輔助決策和指導行動。

其中，網上報銷、財務核算和財務決策支持模塊已經建設，本次要建設“合同管理、預算管理、科研經費”三個模塊[2]。

4 設計方案

4.1 合同管理模塊

（1）合同標準化數據。合同管理的基礎數據設置是一個標準化的過程。系統中關于合同管理的基礎數據設置主要包括：合同類型定義、合同模板定義、合同用章字典定義、合同附件類型定義等，并在合同管理信息系統的初始階段完成合同管理權限的分配。

按照合同管理的規定對合同進行分類，將具有相同特征類型的合同集合，在合同錄入時可以選擇已定義的合同類型。合同類型支持分級次定義。以合同類型為基礎來定義合同卡片，支持不同的合同類型選擇不同的審批流程。

（2）合同審批流定義。依據規章制度，可根據項目類型、合同金額設置不同的流程節點，通過配置不同的角色、設置不同的節點及審批要素實現不同類型的審批流程。其中甲方、乙方審批流部分節點按照合同金額進行判斷，工會類審批流與合同金額無關。合同變更、合同終止審批流與合同錄入審批流一致。系統能夠靈活定義審批流程，在合同錄入、合同變更等環節可以根據合同類型、合同金額設計不同的流程，所有結點可逆向打回，所有結點的用戶按職責權限進行審批操作，各節點責任人在確認合同信息無誤后，提交給下一合同審批人進行審批。

各類審批流程中“選審人員”節點均由上一個審批節點人員進行選擇，系統支持審批流程移交功能，可將審批流中節點的審批人的審批內容移交給其他相關的人員來完成該節點的審批工作，從而解決審批人員不在崗位單據無法審批問題。

（3）合同管理統計查詢。實現合同全生命周期信息的查詢，包括合同信息查詢、合同標的查詢、合同變更查詢、合同臺賬查詢、結算信息查詢等，用戶可以方便的查詢統計合同的相關信息。并按照相關條件自動生成統計報表。

根據合同卡片梳理，合同查詢需要包含主要信息：承辦人、承辦單位、合同名稱、來往單位、合同金額、型號/項目、甲乙方類型、標的密級、是否合格供方、合同簽署人、是否軍品、合同內容、產品代號、納稅人識別號、是否質量成本、任務書、任務書編號、采購類型、是否集中采購、是否電子招投標、是否上網采購等。操作人員可以非常方便地查詢系統中所有的“合同信息”記錄，支持多條件查詢和模糊查詢。根據單位、合同類型、開始日期、結束日期、簽訂日期、單據狀態、合同狀態等條件查詢合同的基本有效信息及合同的執行進展情況，查詢結果可導出為Excel。

4.2 全面預算模塊

（1）預算編制。該模塊主要完成預算管理的編制、審核、審批、上報、分解、查詢等功能，既支持自下而上的上報匯總編制方式，也支持自上而下的向下分解編制方式，在預算的編制和調整等關鍵業務環節，可通過嚴格的審批流進行審批控制。

根據企業的管理需要，可以進行業務預算、項目年度預算、固定資產預算、財務預算等多種維度的預算編制。其中項目年度預算總金額在項目全周期概算當年年度范圍內。各級預算管理員可以直接按照要求編制本級的預算，可以將下級單位的預算進行匯總形成本級的預算，也可以把本級預算分解為各下級部門的預算。

在預算編制和預算執行的過程中，可以隨時根據在審核規則中定義的審核規則對相應的預算數據進行審核，并自動出具審核報告。支持同時審核多張報表以及取消報表審核。

（2）預算執行。通過建立預算項目與相應系統的接口對照表，可以實現經營管理系統直接從合同管理、網上報銷系統中采集數據。如在合同付款后，系統會自動把相關預算數據歸集到相應預算項目的執行數據中。

經營管理系統能夠全面監控各項指標的預算執行情況，便于及時掌握異常信息，支持對各項指標的執行進行預警。系統提供了一個專門的預警平臺系統，在預警平臺上，可以自由定義單位運營過程中重點關注的預算指標。預警平臺自動按照定義好的各種參數進行數據計算、掃描。當指標超出預算臨界值時，系統能夠以郵件的方式進行預警。

針對預算執行數據進行查詢，經營管理系統可以從預算指標，預算期間，預算主體（單位，部門，個人，項目等）、預算項目、預算版本等多個維度進行，可以指定任一維度，查詢預算執行情況。

（3）預算調整。預算執行一段時間后，發現制定的預算超出較大時，可以提出申請，經各級領導審批同意后，進行調整。預算調整情況可以自下而上的逐級匯總，支持按個人－部門－公司的級次逐級匯總，可以將個人預算匯總到部門，再將部門預算匯總到各級單位。

（4）預算分析。支持對預算執行情況全面的查詢分析功能，可以按預算指標，預算期間，預算主體，預算科目等多維度查詢分析，能實現預算與實際執行的對比分析，實現多年度的數據對比分析。支持對各級單位多個版本的預算數據進行比較展示，可以對差異較大的突變指標進行單獨分析，支持向下追溯查詢。其查詢策略類似于對預算數據和預算執行數據的查詢分析。針對查詢結果，可提供相應的圖形分析，如餅圖、柱狀圖、線柱圖、折線圖等。

4.3 科研經費模塊

（1）項目信息定義。明確標準化的項目信息，在系統中對項目類型、項目字典等進行統一的分類與定義。

項目類型是為了更好地對項目進行分類管理，可以按照自身管理要求進行類型自定義。項目類型為樹形結構。項目字典主要用于維護項目基本信息，在項目建賬完成后，自動生成信息至項目字典中形成項目庫。對于系統上線之前的在建項目也通過項目字典功能進行維護。

（2）項目建賬。科研經費模塊完成項目建賬申請及建賬審批。項目建賬申請單中可以錄入項目的關鍵信息，并定義審批流。單據流轉過程中由財務人員維護項目對應的核算項目編號和核算項目名稱。項目建賬時項目報價材料作為附件上傳,建賬人員可在建賬申請單中查看附件信息。

項目建賬單據審批通過后，項目具有兩個編號。一個是在經營管理系統中填寫項目建賬申請時系統自動生成的項目編號，另一個是項目建賬申請單審批過程中財務人員維護的核算項目編號。以經營管理系統中自動生成的項目編號為依據進行查詢及顯示，系統后臺實際運行過程中以核算項目編號作為唯一標識與核算系統進行數據匹配。

（3）項目全周期概算。項目全周期概算是在項目實施前，根據合同、立項批復或者計劃文件等對整個項目的總經費的事前約束和策劃。編制內容包括總經費概算、分年度經費概算，編制完成后在系統中進行審批。其中，在進行項目年度預算編制時，原則上要在當年年度經費概算范圍內。

不同項目對應不同的計價規則，全周期概算編制時按照各自對應的計價規則進行編制，選擇項目后將對應的計價規則中的成本費用科目全部自動帶出，由業務人員編制總經費概算、分年度經費概算。

全周期概算編制界面增加“付款合同總額上限”列，此列金額自動默認為“總概算×控制比例”。系統根據“付款合同總額上限”數據控制合同簽訂金額。

（4）項目經費統計查詢。在科研經費管理系統業務集中、數據集中的基礎之上，對系統中的項目數據進行分析展現，包括項目收支數據、項目余額數據、項目結算數據。

（5）系統集成。經營管理系統的建設要考慮到與現有系統的對接，目前已使用網上報銷系統、人力資源系統、會計核算系統，郵件系統、CA系統。經營管理系統需要與上述已使用的系統做好對接。

5 實施效果

5.1 統一平臺，業務協作，信息對稱

通過搭建統一的經營管理平臺，經營管理相關各部門能夠在同一信息平臺下協同工作，實現數據共享、業務協作和信息對稱。

5.2 實時掌握項目經費的全周期信息

通過經營管理系統，可實時掌握項目經費動態信息，實時反饋執行情況，達到經費管理過程可控，清晰掌握每筆經費的用途和流向，形成管理閉環。

5.3 信息化帶動標準化

通過此次經營管理系統的實施，促使標準化工作深入開展。站在全所角度進行全面考慮，建立統一的數據標準和流程規范，由此實現可管理、可控制、可對比、可分析。

5.4 系統集成，消除孤島

通過跟網上報銷系統、CA、郵件等系統的集成應用，消除信息孤島，實現數據共享、業務協同。