加強數字化建設提升檔案管理信息化水平

葉金霞

全面實現信息化管理，已經成為提高檔案管理的自動化程度和效率的有力手段和有效工具。在數字化背景下，進一步加強檔案信息化管理水平，能夠充分發揮檔案資料以及文件的重要價值，并為相關工作的開展以及決策的制定提供關鍵的參考依據。基于此，本文從新時期檔案信息化管理的基本要求出發，針對當前檔案信息化建設中存在的問題，提出完善對策與建議，以期改善檔案管理工作現狀。

數字化背景下，為檔案管理工作的開展提供了新的方向。為了能夠強化檔案管理力度，需要積極順應當前時代的變化與發展需求，轉變檔案管理理念，深度挖掘檔案資料的價值，從而促使檔案管理工作更加高效。因此，在開展檔案管理工作的過程中，需要結合數字化背景，采取合理有效的措施及手段，積極做出調整與改變，加強檔案管理的信息化建設，進一步提升檔案管理的信息化水平。

一、數字化背景下檔案信息化管理的相關概述

（一）數字化背景下檔案信息化管理

通常來說，數字化背景下檔案信息化管理主要是通過數據壓縮技術、電子掃描技術等多種現代化的技術手段，將傳統的紙質檔案、圖像以及音頻等類型的檔案進行轉化，從而成為一種數字化的信息，并將其存儲在計算機信息系統中，實現檔案信息的有效傳輸和利用。在信息化技術發展與創新的基礎上，數字化的信息以及載體逐漸多樣化，不僅突破了時間上的限制，也為檔案信息存儲工作帶來了一定的便利。同時，數字化背景下檔案信息化管理在一定程度上提升了檔案資料的利用率。因此，在當前檔案管理工作中，需要及時認識到檔案信息化管理的關鍵作用，并明確提升檔案信息化管理的必要性和重要性，為推動我國檔案事業的建設與發展提供關鍵支持。

（二）數字化背景下檔案信息化管理應用優勢

1.檔案管理精準度高

單位的檔案包含單位的日常工作、活動記錄，與上下級的工作對接記錄等，數量龐大且信息之間關系復雜，需要檔案管理人員多角度分析并對檔案信息進行綜合處理。在數字化背景下，檔案信息化管理能夠進一步提升檔案管理工作的精準度。同時，可以通過搜索引擎完成檔案資料的搜索、調用以及利用等，不僅節約了工作時間，也提高了檔案資料的使用效率。隨著經濟的迅猛發展，檔案資料數量逐漸增多，為檔案管理工作的開展帶來了一定的難度和壓力。通過加強檔案管理信息化建設工作，能夠滿足當前數量龐大的檔案資料的處理與管理工作。

2.提升檔案管理工作質量

紙質檔案容易出現破損、丟失等情況，對檔案管理工作帶來極大不便甚至是重大隱患。而在數字化背景下，檔案信息化管理能夠有效避免紙質檔案管理帶來的問題，并且提高檔案管理工作質量。同時，在檔案信息化管理中，可以將檔案資料以電子檔案的形式進行存儲，不僅提高了檔案管理的安全性，也為檔案管理相關工作的開展提供了關鍵保障。另外，信息時代下，檔案資料的數字化處理使得檔案管理中數據的完整性、多樣性能夠得到更全面、長久的保存，不受時間、空間所限，為工作的開展提供了諸多便利，是檔案工作在信息時代的必由之路。

3.傳輸共享便捷性強

在檔案信息化管理過程中，其數據傳輸以及共享優勢相對較強。通過信息化管理手段和管理技術，實現了檔案信息資料的遠程傳輸，有效降低了檔案管理工作中的失誤問題，進一步提高了檔案資料的綜合利用率，使得檔案信息和資源有了一定的外延特性，為檔案庫建設擴充了豐富的信息資源，也為用戶提供了更加全面的檔案信息服務，保障了用戶對每一檔案資料的查閱都能及時獲取。

4.合理縮減管理成本

當前海量的數據資料，在一方面提高了檔案管理工作的難度，也在另一方面增加了檔案管理人員的工作量。為了能夠確保檔案管理的時效性和科學性，需要安排一定數量的管理人員完成檔案管理工作，從而增加了檔案管理整體運營和管理成本。而數字化背景下，通過檔案管理信息化建設，能夠有效降低檔案管理工作的難度，實現對當前資源配置的優化與升級，減少人力資源的浪費。

二、數字化背景下檔案信息化管理應用問題分析

（一）檔案信息化管理力度低

在檔案管理過程中，當前的信息化管理力度相對較低，未能將檔案信息化管理的關鍵作用發揮出來，并且在一定程度上影響到了檔案管理的全面性和科學性。比如，在檔案管理工作中，經常會出現信息重疊的情況，各個部門之間信息資源的交流與互通性相對較差，造成檔案信息較為分散，無法集中。同時，由于檔案信息的分散性，會直接影響到檔案管理人員對檔案信息的收集、整理等工作，并降低了檔案管理工作效率。

（二）檔案信息化管理模式相對滯后性

當前，很多行政機構雖然具備檔案信息化管理的工具，但使用率不高。還有些單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視，投入有限，設備落后，配置與需求不相符，阻礙了信息化建設速度。此外，很多檔案管理人員并非全職，兼職較多，很難全身心投入工作實踐。檔案類型多樣，不同類型具有差異化的歸檔范圍、管理期限和重要性。但是，當前檔案管理人員知識面有限，認識層面參差不齊，對傳統的模式管理檔案方式依賴性較強，很難形成對檔案資料的端正認識，直接影響了檔案信息化管理的建設與發展。

（三）信息化管理意識相對淡薄

目前，在檔案管理工作中，信息化管理是其工作發展的必然趨勢，也是提升檔案管理水平的關鍵途徑。在檔案管理工作匯總，需要充分利用計算機技術及手段等，做好檔案信息資料的存儲工作，并提高檔案管理工作效率和工作質量。然而，在實際的檔案管理過程中，一些檔案管理人員自身的工作責任意識不強烈，且對檔案信息化管理的認識不夠全面，受到自身傳統工作理念的影響，對于檔案信息化管理相關知識的學習積極性和主動性不高，寧愿繼續堅守著檔案傳統工作方式和服務方式，很難確保檔案資料的真實性、完整性、時效性等。同時，在開展檔案管理工作的過程中，對于一些不安全因素的控制與分析能力相對較弱，可能出現人為失誤或者是操作不規范等情況。一些檔案管理人員的專業能力還有待提高，多表現在檔案信息歸檔不及時、檔案管理較為混亂等。而這些情況的出現，在一定程度上增加了檔案管理工作的難度，甚至會造成檔案信息資料丟失等情況。此外，在很多檔案管理過程中，還存在管理職責劃分不明確的情況，不利于檔案信息化管理工作的開展。

（四）安全保障體系不夠健全

一些從事檔案管理工作人員，并非是專門的計算機專業人員，即使具備一定的檔案信息錄入技能，也可能存在對檔案資料的網絡安全管理意識與能力不足的問題。在信息化技術以及數字化技術不斷滲透的基礎上，在一定程度上增加了電子檔案的安全風險率，比如電子檔案可以隨意拷貝等，甚至是一些網絡黑客對檔案信息管理系統的破壞，從而降低了檔案信息的安全性和可靠性。尤其機關檔案管理涉及到許多機密信息，需要對檔案的安全性做出充足的保障。在開展檔案信息化管理的過程中，其對應的安全保障體系不夠健全，無法從根本上保證檔案信息的真實性和完整性，也無法有效規避外界風險因素對檔案管理工作造成的影響。此外，當前檔案信息化管理過程中，其傳輸系統還不夠完善，對檔案信息資料的內容不能全權負責，阻礙了后續檔案的查閱以及利用。

三、數字化背景下檔案信息化管理應用的有效措施

（一）樹立正確的信息化管理意識

在數字化背景下，為了能夠提升檔案信息化管理水平，加強對各類信息化技術和手段的有效應用，需要樹立正確的信息化管理意識，提高對檔案信息化建設的關注與重視。首先，在開展檔案管理工作的過程中，需要積極順應時代的變化與發展對檔案管理工作提出的要求，采取合理有效的措施，強化管理意識，真正意識到檔案信息化管理的重要作用。其次，需要加強檔案信息化管理與建設的經費投入，確保檔案信息化管理中各項工作的順利開展，并積極引進先進的管理設備，做好檔案管理基礎設施建設，從而發揮出檔案信息化管理的作用和優勢。

（二）優化并完善檔案信息化管理系統

要結合檔案管理的實際情況，優化并完善檔案信息化管理系統，為各項管理工作的開展提供基礎保障。首先，要對檔案信息化管理相關的工作流程進行分析和研究，并做好工作流程的簡化工作，結合管理工作要求研發并升級檔案信息管理系統。其次，在檔案信息化管理系統中，需要將紙質檔案進行及時轉化，通過掃描儀等技術手段，準確地將紙質檔案的內容做好數字化轉化，并根據檔案信息資料的內容做好分類管理，便于后續檔案管理工作的開展。此外，在完善檔案信息化管理系統的過程中，要保證管理系統的兼容性，確保不同格式電子文件的安全存儲，從而提升檔案信息化管理水平。

（三）強化信息化安全管理與控制力度

在推進檔案信息化管理與建設的過程中，需要提高對各類技術以及手段等的安全利用，全面保證檔案信息資料的完整性和安全性，從而提升檔案管理的工作效率。目前，隨著各類技術手段的創新與發展，對于檔案信息化管理工作的開展也帶來了一些安全隱患問題，從而威脅到了檔案信息化管理的安全。而檔案信息資料具備一定的保密性，需要采取有效的措施和手段，從源頭上規避檔案信息資料泄露的情況。因此，在進行檔案信息化管理的過程中，需要不斷強化信息化安全管理與控制力度，積極構建科學化、現代化和標準化的網絡安全管理制度，在最大程度上保證檔案信息的安全性和可靠性。首先，需要針對檔案信息化管理中的防火墻等進行升級和優化，有效避免電子檔案信息被黑客盜取，通過先進的加密監控技術手段，提高檔案信息的安全性。其次，在構建科學完善的安全管理體系的過程中，要做好硬件設施的安全保障工作，及時明確檔案信息化管理中設備、環境等可能存在的安全隱患問題，并及時把握好各類不確定因素，制定出有效的預防處理方案，加大排查和維護力度，減少外界不確定因素對檔案信息化管理的干擾和影響。此外，需要定期對檔案信息化管理系統中的資料信息進行掃描，及時消除網絡病毒等的侵害，從根本上提高檔案管理的安全性和穩定性。

（四）打造專業化的管理人才隊伍

檔案管理數字化的推進除了要明確規劃工作，做好軟硬件設施的設置外，還要在管理人員的觀念教育和能力素養方面多加培養訓練，讓管理人員相應技術水平推動檔案管理信息化的開展。首先，需要就檔案信息化管理工作的需求，制定出科學有效的人才需求方案，做好人才引進和培養工作。同時，要建立完善的教育培訓制度，定期組織召開檔案信息化管理相關的培訓活動，最大程度提升檔案管理人員的工作能力，并加強對檔案信息化管理的重視度，提高檔案管理工作相關部門之間的交流與溝通，保證檔案信息化管理工作能夠符合時代發展需求。其次，檔案管理人員需要提高自身的學習積極性和主動性，加強對各類信息化技術和設備的學習和掌握，通過對信息化技術的熟練操作，提高檔案管理工作的質量和效率。檔案管理人員需要及時了解檔案信息化管理相關政策，為建設高素質、復合型的管理人才隊伍提供重要保障。最后，檔案管理人員需要提升自身的工作積極性和工作認清，及時明確檔案信息化管理中自身的職責所在，全身心投入到檔案信息化管理工作中，把握好工作中的重點和難點，促進檔案信息化建設。

（五）創新檔案管理模式

對于檔案管理工作而言，為了能夠充分發揮出檔案信息化管理的關鍵作用，需要就其管理模式進行創新和完善，避免管理模式的單一性和滯后性，展現出現代化管理模式的重要優勢，從而提高檔案管理工作質量。在此過程中，需要積極轉變管理理念，加強對先進的管理模式和管理方式的引進，做好創新工作，并對當前檔案管理相關軟件以及硬件進行升級，切實將信息化技術及手段等融入到檔案管理的各個環節中，及時處理好檔案信息化管理過程中存在的問題和不足，深度挖掘檔案信息資料的價值，為后續各項工作的開展提供重要的參考依據。

結語

綜上，信息技術已逐步取代傳統檔案工作方式，為更好地適應信息時代發展，檔案管理工作應站在戰略高度來重視和加強檔案信息化管理工作，將信息化管理理念融入其中，及時把握檔案信息化管理中的重點環節和薄弱環節，充分發揮出檔案信息化管理的作用和價值。同時，在數字化背景下，需要全面保證檔案信息的真實性和安全性，加大探索和創新力度，不斷完善和優化檔案信息化管理模式，從而推動檔案管理工作可持續發展。

（作者單位：福建南平市延平區綜治中心）