談信息時代事業單位檔案管理工作改革和創新

劉海濤

摘 要：信息時代的到來，除了各大企業，事業單位的檔案管理工作同樣面臨新型挑戰，如何可以更加高效地管理檔案，如何做到與時俱進不斷創新，是每一個事業單位檔案管理工作者都要思考的問題。

關鍵詞：信息時代;事業單位;檔案管理;改革

當今社會飛速發展，任何產業，任何單位都需要革新，不革新的后果早晚是被淘汰的，即便是競爭不那么激烈的事業單位，在單位所負責的各項工作也需要不斷改革和創新，檔案管理是事業單位的一項必須又重要的日常工作，它和每一個工作人員息息相關，如何高效又快速的管理檔案對任何一個事業單位都是非常重要的。

一、事業單位檔案管理的相關現狀

檔案管理工作，尤其是事業單位的檔案管理工作更為重要和繁瑣，針對某些大型事業單位，工作人員眾多檔案管理的工作傾向于逐層展開。但經過調查發現，部分事業單位的電子信息檔案還不夠完善，主要工作還是靠大量人力付出，實在是浪費時間也是浪費人力資源。

對于事業單位來說，檔案管理工作是基礎，基礎打好打牢固，后續工作才好開展和實施。所以檔案管理工作電子化、信息化勢在必行，如何將檔案管理工作與信息時代緊密結合，將人力徹底從中解放出來，本文將從創新檔案管理的思維理念、更新檔案管理設備和提升檔案管理工作者業務水平三個方面提出相關建議。

二、關于改革和創新事業單位檔案管理工作的對策

1. 創新檔案管理的思維理念

首先檔案管理工作者要有正確的認識，信息時代的到來對于大多數從業者無疑是好事，隨著工作系統的更新，工作者可以更加便捷高效地管理檔案，過去想找到一本合適的檔案，工作人員可能要在管理室翻上半天，可能還會出現找不到檔案的情況。現如今，情況發生了巨大的轉變，工作者輕輕敲動鍵盤上的幾個字符，檔案便自動彈出，高效不只是一點兩點。

所以，檔案管理工作者應有自覺不斷學習不斷創新工作系統的思維理念，自發而非被動性地不斷創新和改革。

同時檔案管理工作者應具備相應的服務意識，檔案管理工作是為每一個人服務的，每個人都有自己的檔案，包括檔案管理工作者自身。當檔案管理工作者把這項工作的服務精神和變革意識真正銘刻在心的時候，才能更好地使其效率有更大更快地提升。變革理念同樣主要體現在兩個方面，一方面要從創新檔案的收集方向出發，另一方面從革新檔案的借閱方式出發，雙管齊下使其效率更高。從創新檔案的收集角度來分析，電子檔案自主收集模式應普及到各個事業單位中去，比如信息的自主掃描、分類和歸檔，全部可以通過機器操作完成，徹底代替人工。從革新檔案的借閱方式分析，在事業單位中，每一個員工都有自己的工作電腦，根據每一位工作人員的級別和權限，為每人匹配出相對應的電子借閱權限，這樣大家都可以第一時間在自己的工作權限內查找到自己想要并且是由權力查到的相關信息。

2. 不斷更新檔案管理設備，與時俱進

信息的搜尋和探索離不開設備的支撐，所謂磨刀不誤砍柴工，只有擁有的完善高效的符合時代特征的設備，檔案管理才能更加便捷和高效。信息化時代的到來在設備方面勢必也要做到與時俱進，創新新型高效平臺，建立起高效的數據管理系統。當今這個社會，高效是王道，任何領域，任何單位比拼的都是高效高質完成任務。信息時代的事業單位同樣如此，在保證檔案的完整性、準確性的同時，快速方便地查閱到既定內容是檔案管理工作者的首要任務。

更新檔案管理的另一重點就是不斷完善檔案類別，檔案類別越細致，越具體，查找起來才能更快捷，更高效。舉個例子，如果一個檔案管理體系足夠完整和細致，對于事業單位的全體員工每人都有自己完善的個人檔案信息系統，當個別員工對于自己的哪部分信息想要查詢的時候，個人可以自行通過信息系統查詢到結果，甚至不需要相關工作人員幫忙查詢，大大節省了時間和人力資源，同時也提高了工作效率。

3. 不斷提升檔案管理工作者業務水平

過去的檔案工作多數是對著紙張和檔案袋，現如今檔案管理工作者的業務更多面對的是電腦和網絡媒介，不同時期對于檔案管理工作者業務的要求自然也是不同的。隨著檔案管理工作設備的不斷革新，從業者也要有隨之匹配的培訓體系，不斷提升業務水平，有針對性地不斷學習相關工作系統，更好地為人民服務。

除了對于檔案管理工作者業務水平的重視，對于從業者的職業素養培養同樣需要重視，從業者除了認真負責之外，對于信息保密意識也要格外重視起來，尤其在這個信息社會，信息即是錢，一些工作者缺乏職業素養，將信息外泄甚至販賣謀取私利，事業單位對于這種行為一定要嚴懲不貸，設立相關的獎懲制度，并不斷完善。檔案管理工作者只有對自己負責，才能對工作負責，對他人負責。

三、結束語

對于事業單位的檔案管理，從業者要隨著時代的改變而不斷調整自己的工作思維和模式，積極探索新型工作平臺，使工作更加便捷和高效。不斷創新檔案管理的思維理念，不斷更新檔案管理設備，與時俱進，不斷提升檔案管理工作者業務水平，多方協作，為信息時代事業單位檔案管理工作的改革和創新共同努力。

參考文獻：

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