掌握職業技能對增強發文辦理質量的影響因素分析

文/林邱成

行政事務文秘人員對領導工作起到助手和參謀作用，增強文秘人員自身素質和職業技能工作經驗，對做好機關發文辦理工作至關重要。筆者根據工作實踐認為，影響文秘人員發文辦理質量的因素較多，但只要掌握好文秘崗位應有的技能，不斷提高文秘人員的自身素質和寫作能力，就能夠確保發文機關發文辦理質量的水平，取得應有的效果。

一、加強學習和修養，是提高發文辦理質量的重要前提

了解政策理論、具備良好的業務知識和文字表達能力，是提高文秘人員公文寫作質量的必要條件。文秘人員在實際工作中必須具備以下幾個方面的修養要求。

（一）政策理論修養。在日常的發文辦理中，文秘人員對客觀世界的認識水平和對政策理論的理解程度在工作中都會得到體現；政策理論修養的高低，直接影響到發文辦理的質量。一個文秘人員能夠靈活運用馬克思主義觀點和方法論，善于應用當前的各項工作要求，就不會停留在對現實材料的簡單認識和處理上，就能夠透過現象看本質。因此，筆者經常利用工作之余學習馬克思主義哲學理論，學習黨和國家的方針、政策，通過閱讀報紙雜志，努力提高自身政策理論修養。

（二）業務知識修養。公文是依法行政和公務活動以及處理事務的重要工具，要正確使用這一工具，就必須以本行業的業務知識為前提，拓展到多領域多行業，成為“多面手”。只有熟悉了業務知識，才能讓工作效率提升，為此，文秘人員必須熟悉掌握這兩樣“兵器”：一是專業業務知識，即熟悉行業術語，了解行業規范；二是基礎知識，包括社會科學、自然科學等方面的知識。因此，文秘人員除了學習一些基礎知識外，還要系統地學習有關國家行政機關公文處理辦法和公文寫作以及本部門的專業業務知識，對國家和本部門的相關法律、法規做到熟悉掌握，并且定期尋找機會參加文秘專業培訓，努力提高業務知識修養。

（三）詞章文體修養。公文寫作需要一定的詞章修養。公文寫作用語不僅要規范嚴謹，而且要直接明了。公文寫作不同于其他文學作品，切不同隨意修辭，但是需具備良好的文字功底，詞句的表達一定要規范，章節要清晰。其中最基礎的技能就是要嚴格按照不同文種的格式進行規范寫作，否則就會出現嚴重的錯誤。詞章文體修養需要長期堅持不懈地學習和積累，模仿也不失是有效的手段。因此，在工作實踐中，筆者會選擇規范的應用文作為范本，不斷進行模仿和練習。經過長時間的歸納和整理，對于詞章文體的掌握也就變得極為熟練，應用時就能得心應手。

二、學會調研，是奠定發文辦理質量的重要基礎

文秘人員為了有效輔助領導工作，有必要做一些調研工作，這也是文秘工作活動中的一種體現。它既是做好文秘工作的基礎，也是提高和鍛煉文秘人員工作能力和水平的重要方法。因此，根據工作需要，做好調研工作首先必須有目的、有針對性地選擇領導工作中帶有普遍性、傾向性以及急需解決的問題作為調研課題；其次，在確定了調研課題后，要圍繞課題做好知識和材料的準備，也就是說，需要學習和掌握的內容，并收集相關資料；再次，要制定一個科學合理、詳盡周到的調研計劃；最后，要創造合適的時機，選擇跟隨那些有豐富的理論和實踐經驗的領導或參加相應調研組開展專題調研，讓調研工作更加高效有序。

只有在深入調查、獲得材料的基礎上，充分發揮頭腦這個“加工廠”的作用，運用適當的研究方法“去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里”地加工制作，抓住事物的本質，把握事物規律，才會找到解決問題的有效辦法。因此，筆者深感調研既是基礎性工作，也是文秘人員提高寫作能力的一種重要途徑。

三、加強協作，是構筑發文辦理質量的重要橋梁

做好文秘工作應具備較強的文字表達能力和語言修辭能力以及邏輯思維能力。文秘人員作為領導的助手和參謀，擬稿工作必不可缺，擬稿發文辦理的第一環節，亦是整個公文處理過程中的關鍵環節。根據工作實踐，在擬稿的時候，首先，應該要征求領導的意見、領會領導的意圖；其次，要經過不斷的醞釀和討論；再次，要經過調查了解；最后，經過加工形成文稿后，再征求領導的意見。這樣形成的文稿才能真實、全面、生動地傳達領導的意圖。針對需要多部門材料才能形成的文稿，文秘人員還應做好各部門之間的協調工作，尤其要把握好角色，把握好方法，把握好分寸，面對面地以磋商和建議的方式進行問題的協調，避免“閉門造車”事件的發生。為了快速提高文秘人員的技能水平，筆者認為必須堅持讀書看報，收看新聞，仔細分析上級機關的有關公文材料，細心揣摩，多看、多記、多寫，堅持勤思、常練、多改，虛心向有經驗的同行學習，認真做好協調工作，遇事避免主觀臆斷，只有這樣，才能不斷提高自己的寫作水平，勝任崗位工作。

四、注重審核修改，是確保發文辦理質量的重要保障

發文辦理是以本機關名義制發公文的過程，發文辦理程序首先是擬稿、審核與簽發；其次是核發、繕印與核對；最后是用印、登記與分發等環節。除了擬稿之外，發文辦理的關鍵性環節是公文的審核。有經驗的文秘人員都會堅持通過核稿以確保“發文質量關”。公文的審核主要是指文秘人員在完成擬就的公文在呈送領導簽發之前，必須對公文的體例、內容等進行全面的審核和檢查。因此，筆者在核稿過程中都會嚴格按照公文審核規定的“六查”方式進行核查，以確保發文質量。通過“六查”后發現的問題，必須逐一切實糾正，屬于原則性的問題與具體業務問題，必須提出意見退給經辦人修改，或與辦公室負責人共同研究修改；屬于文字表達上的具體問題，修改后應酌情請辦公室負責人再看一次。針對書寫不工整或改動過多的文稿，應堅持謄清后再送領導簽發，從而確保發文的內容和形式的規范和完整，避免出現不必要的失誤而影響了工作效率。