大數據時代高校學生檔案管理工作的問題及對策研究

丁莉麗

摘 ?要：隨著大數據時代的到來，使得高校學生檔案管理工作面臨新的挑戰。在開展學生檔案管理工作中，許多信息都需要借助大數據來獲取與傳播。因此，本文將探討大數據時代高校學生檔案管理工作問題，希望對推動規范化的學生檔案管理機制構建和實現整體檔案管理水平的提升有幫助。

關鍵詞：大數據時代;高校學生;檔案管理工作

前言

高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實軌跡反饋，是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據，具有自身的特點。高校學生檔案工作是高校管理工作的基礎性環節，對學校的發展和學生未來的命運影響深遠。在大數據時代下，需要積極探索高校學生檔案管理工作方法，為高校發展注入活力的有效路徑，能夠為學生和學校的未來發展給予強勁的支撐。

一、大數據時代高校學生檔案管理工作的問題

（一）學校檔案管理的軟硬件設施較為落后

檔案作為高校學生管理和人事管理的重要內容，管理好、保護好、規范化、準確化學生的檔案不僅是對學生人體負責，也能體現出學校先進的管理理念與實力，更能體現出學校強勁的師資力量和管理行政人員的綜合素養。目前大多數高校的檔案設施設備都不夠完善，更多地集中存放和管理也沒有專門的集密柜來進行儲存，學校也難以保管大量的學生檔案。因此，學校需要在學生畢業后盡快將學生的檔案轉移到他們各自的工作單位或者生源地，這種轉移管理若是出現偏差容易導致檔案遺漏，對于學生未來的職業考核與就業等造成較大的麻煩。

（二）高校行政管理人才隊伍滯后

學生作為人事檔案的起源，也是高校檔案建設的基礎。學生在學習期間對于檔案的重要性認知不到位，需要學校檔案管理部門及學生所在院系做好檔案維護的第一道關。有高校檔案管理工作調查研究指出，81%的高校對于學生自身的檔案管理是由高校院系輔導員進行統一管理，16%的高校會設置教學助力和教學秘書等勤工助學崗位來進行檔案管理，還有3%的高校則是依托的學校招生就業處進行檔案管理。這些數據表明目前高校學生檔案管理工作人員不足，檔案管理人才隊伍也嚴重不足，而且大部分高校教師也缺乏檔案管理的全面知識，他們對檔案的認識更多地只是停留在“重要”上面，而對于檔案管理包括哪些方面、都有什么意義卻缺少詳實的認知，對于畢業生檔案的轉遞和管理流程認知也不夠全面。但是檔案對于未來學生畢業后的就業、落戶、職稱考評等卻缺少具體的了解。因此，培養一批業務精通、政治素質過硬檔案管理人員對于提升大數據時代高校檔案管理的質量非常有必要。

（三）高校學生缺乏必要的檔案知識

在高校課程設置中幾乎沒有“檔案管理”這一門課程，使得很多學生對于學生檔案和人事檔案的區別也不夠清晰。在畢業前后只有大概5%的學生會向學校老師咨詢檔案內容和檔案轉移等問題，并在正規的指導下正確填寫檔案轉移的相關材料，確認檔案轉移接收地點，從而保障自身的檔案不被遺失。在學生傳統的認知中，畢業找到合適的工作最重要，但是對于檔案的重要性卻忽視了，同時由于許多學校也沒有開設專門的檔案管理課程，學校檔案管理工作者對于學生檔案知識了解也不夠全面，導致學生對于個人的檔案缺乏重視，難以全面處理好檔案事宜，或者會錯誤地處理個人檔案。

二、大數據時代高校學生檔案管理工作開展的策略

（一）積極完善高校學生檔案管理軟硬件設施設備

高校需要以檔案管理基礎建設為目標投入必要的資金，來完善檔案建設的軟硬件設施，一方面可以引入相關高校信息技術人才建設一些云檔案管理系統和軟件，進行學生電子版材料和檔案的管理，另一方面高校還應該引入數字光纖技術和網絡發展與監督技術，對檔案的保密性、規范性、科學性進行監督管理，以檔案設施的完備性著手，來改善和優化檔案保管工具，從而更有效地規避檔案材料的保護、防潮、防蟲、防盜、防火、放篡改等風險。

（二）加強高效的檔案管理工作規范和管理人才隊伍

隨著大數據云計算的方式不斷發展，高校的檔案管理也需要走在“檔案+大數據”前沿。在當前高校學生檔案管理工作中，無論是學生本身，還是管理檔案隊伍，他們的大數據分析和利用管理意識都嚴重不足，存在學生的檔案沒有由一個部門或者一支專業、高素質和業務能力較強的隊伍進行管理。因此，非常必要去進行學生檔案資料庫的建設，從而能夠更便捷地進行學生個人思想政治表現、個人學習成績、生活作風、心理健康狀況等信息的更新，并及時地、正確地更新到檔案體系之中，也能通過規范檔案管理人才隊伍，能夠在學生畢業、就業、升學、考核等時候對其檔案管理和記錄進行更高質量的指導，也能有效整合學生檔案的管理工作。

（三）加強對學生檔案知識的教育與培訓

目前除了高校檔案管理人員以外，大多數高校畢業生都對檔案的知識體系和相關內容缺少了解，不知道檔案的用途，甚至存在檔案丟失、遺漏等現象。因此，高校有必要加強對學生檔案知識系統化的教育與培訓，例如，在每年的6月日9檔案日進行宣傳，學生在校期間開展一些必要的檔案知識訓座、必修或者選修課堂進行檔案相關知識的教學與了解，從而讓學生能夠更加明確檔案的作用，也能在未來的個人社會化過程中的更加重視檔案的作用，最終從源頭上解決檔案知識匾乏和檔案滯留問題。

三、結語

隨著大數據時代的到來，信息技術方式的利用對傳統檔案管理模式的數字化發展有著積極的促進作用。針對現階段學生檔案管理工作種存在的問題，可以從提升學生和管理人才隊伍數字服務意識出發，提升檔案管理工作的科學性和有效性。

參考文獻：

[1]王婧.高校學生檔案管理現狀調查[J].城建檔案，2021（4）：76-77.

[2]石貞貞.信息化時代高校檔案管理工作模式的重構[J].辦公室業務，2021（11）：140-141.

（作者單位：湖南醫藥學院，湖南 ? 懷化 ? 418000）