PDCA 閉環管理在石油企業迎檢發現問題整改中的應用

文｜李 歡 張新瑜 趙梓涵 賀 喜

在新形勢下，石油企業的內外監管環境日益趨嚴，各類檢查力度增大，檢查類別涉及生產經營、合規管理、黨建工作等企業管理的方方面面，迎檢發現的問題呈現出數量多、類別多、原因復雜、存在業務交叉等現狀，導致問題閉環管理還存在缺陷，需要進一步提高。本文將“PDCA”管理循環模式運用到石油企業問題閉環管理中，論述P（計劃）、D（處理）、C（檢查）、A（分析）四個環節在閉環管理中的應用方式，并提出提高石油企業問題閉環管理的建議，包括采用信息化手段提升整改效率、推廣“清單式”銷項管理、完善問題閉環管理體系等，對石油企業整改問題、改進管理、提升工作質效有借鑒意義。

一、石油企業迎檢發現問題整改現狀分析

當前，石油企業戰略轉型的步伐逐步加快，內外監管環境日益趨嚴，對石油企業生產經營、合規內控、黨建等審計檢查的力度不斷加大，企業接受內外部各類審計檢查的次數不斷增加，這一形勢對石油企業加強管理提出了更新更高的要求。石油企業涉及的工種繁多，技術復雜，點多、面廣、戰線長，可能出現或存在很多問題。

（一）問題整體掌握情況不理想

近年來，石油企業接受中央巡視，黨委巡察，生產、經營、黨建、審計、合規、財務等各類專項審計檢查較多，發現的各類問題數量累計較大。部分管理干部、員工認為接受完檢查，任務就算完成了，沒有就問題原因進行深入分析、沒有制定科學有效的整改措施，或者象征性地制定了整改措施卻沒有有效執行，對問題管理重視程度不夠，理解不到位。通過問卷形式調研了某油田基層單位的168 名干部員工，分析問卷結果發現，48.8%的調研對象表示不太了解本單位（部門）近三年接受了多少次、接受了哪些類型的檢查，56.5%的調研對象沒有對分管業務/崗位涉及的問題數量變化趨勢、原因、整改情況等進行綜合分析，63.2%的職能部門感到問題整改“回頭看”效果不理想，主要表現在整改資料遺失、整改效果不明顯、個別問題屢錯屢犯。

（二）問題數據缺乏綜合分析

有些檢查存在業務交叉，一些問題可能涉及幾個職能部門的管理，整改分析的時候存在“踢皮球”的推諉情況；一些原因相似的問題出現在不同檢查中，因為存在業務壁壘，共性問題沒有被整合到一起整改分析；有些問題整改起來比較困難，整改時長較長甚至跨年，問題負責人或管理者更換后，整改結果不明，歷年發現的問題缺乏橫、縱對比分析，導致有的問題屢錯屢犯。

（三）問題閉環管理手段單一

通過對某油田基層單位職能部門的訪談和問卷調研，發現目前問題閉環管理主要依靠表格、文檔、電話、現場檢查等方式反饋和驗證整改結果，且各類檢查要求反饋的資料形式不同，有的是紙質資料，有的是電子表格、文檔，資料歸檔雜亂。有的資料遺失，有的經辦人員更換之后，問題整改的責任追溯存在困難，結果驗證和“回頭看”質量不高。職能部門問題整改難以落實的實時情況，致使一些問題整改超期甚至久拖未決，且無法快速準確判斷問題整改耽誤在哪個環節，降低了問題整改的質效，不利于對責任單位/人的考核和典型問題的預防。

二、運用PDCA 循環模式提高問題整改質效

PDCA 循環由Plan、Do、Check 和Action4 個環節組成，其中心思想是將質量管理看為一個累積攀升的螺旋式推進過程。即計劃制定、計劃實施、結果檢查、處理分析4 個階段依次不斷進行，每次循環解決一部分問題，取得一部分成果，將工作向前推進一步，然后再進行到下一個循環，完成下一個目標和內容，不斷更新迭代，循環往復，直至實現動態持續地改進質量管理總目標。在石油企業問題閉環管理中，引入和應用PDCA 循環模式能有效提升問題整改質效。

（1）P（計劃）環節，問題的收集。該環節重視問題歸口部門對問題的收集統計、整理歸類、整改責任的分配，將問題進行清單式管理，按照設定的流程逐一流轉到責任單位、責任部門、責任人。問題清單流轉到責任部門、責任人。以中國石油西南油氣田公司通信與信息技術中心為例，搭建了迎檢發現問題閉環管理系統，將石油行業標準、石油企業管理制度、操作規范等文件、資料導入庫，作為整改標準的參照。問題歸口管理部門將問題導入系統，生成問題清單，在系統中選取基層責任單位，問題立即流轉到基層責任單位、基層單位選取基層責任部門、進而選取基層責任人，問題清單被逐一地分級分層派發到具體整改落實的單位、人員上，在系統中問題清單的狀態一目了然，每個節點都有處理時限，每個節點的人都可以收到整改提醒、可以被催辦，實現了由“人找事”到“事找人”的轉變。

（2）D（執行）環節，問題的處理。該環節著力加強問題的處理，包括按時限整改并提交整改證據。在問題整改負責人節點，著重于對標對表、原因剖析、整改落實、資料留痕和總結經驗。在問題閉環管理系統中，負責人可以查詢類似問題的原因剖析和整改措施，“他山之石，可以攻玉”，能夠汲取其他問題整改的經驗，實現舉一反三。負責人需要在規定時間內完成整改并上傳驗證資料，超過時限未完成該環節，系統自動將該問題清單列為督辦問題向問題歸口部門和責任單位報告，并納入考核項，實現問題的自動督辦，不需人工催促，提高了問題整改效率。

（3）C（審查）環節，問題整改情況的審查。這一環節著力加強過程管控和監督檢查，責任部門對整改結果進行確認和審核，進而流轉到業務管理部門審核，對完成審核的整改資料進行歸檔。進一步增強監督的針對性和實效性，對比較嚴重和反復出現的問題要重點督察。在問題閉環管理系統中，責任人上傳的整改資料將逐級回傳審批，審批節點同樣有時限，促使審核效率提高。逐級審核完成后，整改資料將保存在后臺資料庫里隨時備查，便于整改結果的檢查、歸檔和“回頭看”。在這一環節中，整改不達標的問題將被重新定義為新問題（例如“重點問題”），再次進入P 節點進行循環，作用在于對整改質量的把控，防止敷衍型整改。

（4）加強自檢自查，針對整改不力、屢查屢犯的問題進行考核整治，與相關責任人的年度績效考核掛鉤。發揮以上率下作用，自“上”而“下”傳導責任心和干事動力，加強指導和考核，提高員工思想認識和工作標準。

（5）A（分析改進）環節，問題的綜合分析。該環節著重于對本單位（部門）接受檢查發現問題的多維度的綜合分析，研究問題類別占比、變化趨勢、原因歸集、發生頻次等，對具有應用價值的數據流予以整理并加以利用。在問題閉環系統中，通過智能分析功能，用餅圖、條形圖等統計圖形展示問題分析各項參數，問題導入后系統進行動態分析和展示。問題歸口管理部門通過研究數據與數據之間的關系，剖析意識、管理、能力等方面的深層原因，提出管理建議，為領導層級提供決策依據，有利于迎檢結果的運用。

三、提升問題閉環管理質效的建議

（1）加強信息化手段在問題閉環管理中的應用。以前文提到的“問題閉環管理系統”為例，利用信息平臺可以提高問題的收集統計、流程化整改、綜合分析的效率，減少了紙質表單、文檔表格、電話郵件等形式的問題收集、整改和結果反饋形式，將問題歸口部門、責任單位、責任人串聯起來，通過流程來推動整改工作，一定程度上減少了時間成本、溝通成本，流程上的相關人員在系統上的操作都會留痕，并且受時間約束，不但可以收到提醒，還可以清楚查看問題整改狀態，當前節點結束后流向了哪個節點，每個節點的操作都會十分清晰地記錄下來，防止出現權責不明、推諉扯皮的現象。

（2）采取PDCA 循環模式下的“清單式”銷項管理。將問題“清單化”有利于問題要素的分解，每個問題對應一個整改清單，清單上有明確的整改要求、整改時限、整改部門、整改責任人，按照整改流程進行“PDCA”循環，問題清單在相關人員之間流轉，每一個環節權責分明，重點突出，問題清單走完一個“PDCA”循環后，如按期達到整改要求，則視為完成了問題銷項；如問題整改不達標、超期完成循環，問題將被重新定級進入新循環，可確保問題按期保質整改，不會有問題遺漏。

（3）建立完善的問題閉環管理體系。提升問題閉環管理效率歸根結底還是要有制度體系的支撐，要明確問題歸口部門的管理職責，規范問題整改的流程，加強相關人員的責任心和業務培訓，配套考核獎懲制度，加強問題綜合分析結果的運用，為石油企業管理層研判形勢、科學決策發揮更大的作用。