加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新

文｜安 然

現如今，在國家發展的過程中，科學技術水平顯著提升，為各個行業的發展提供了極大的助力。尤其是在計算機技術以及互聯網技術的發展影響下，我國各個行業在發展的過程中，逐漸向著信息化的方向發展。同樣的，干部人事檔案管理行業也不例外，在信息技術的推動下，逐漸邁向信息化的管理。但是在這個過程中，卻存在一定的問題，導致干部人事檔案信息化管理的效果難以發揮，更是難以對人事管理創新提供助力。因此，就要分析加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新的相關內容，分析加強干部人事檔案信息化管理的意義和存在的問題，采取相應的措施。通過這樣的方式，保障人事檔案信息化管理的效果，提升檔案信息管理的水平和質量，進而實現推動人事管理創新的目的，推動人事管理行業的發展。

一、加強干部人事檔案信息化管理的意義

（一）便于檔案的查詢

在傳統的檔案管理工作之中，主要是以紙質版檔案的方式進行管理，把所有的方案都放在一起，導致在查找檔案的時候，會花費大量的時間和精力去尋找，影響工作效率，浪費工作時間。但是隨著信息化管理方式的使用，借助計算機技術和相關的軟件系統，把紙質版的檔案信息內容變為數字化的內容，然后對這些內容進行保存。同時在工作人員進行檔案查找的時候，就可以利用計算機的查找功能進行直接的搜索。通過這樣的方式，極大程度地節省了查找的時間和精力，提高工作效率。并且在信息化檔案管理的過程中，還可以減少檔案管理人員的工作量，提升檔案查詢的準確性。因此，要加強干部人事檔案信息化管理的建設。

（二）促使檔案管理向著規范化發展

隨著國家的發展，信息化檔案管理逐漸成為檔案管理的發展趨勢。所以為了順應時代發展的趨勢，就要加強檔案信息化管理的建設。同時使用信息化檔案管理的方式，要求檔案管理的工作人員在盡心工作的時候，要做到以下幾方面：①按照信息化管理規范的要求，對檔案內容進行編制，其中包括字體格式和內容等；②嚴格規范字體和格式，保障檔案內容的完整度；③要求檔案管理人員具備相應的技術能力和專業素養。通過這些要求，使得檔案內容的完整性得到保障，同時還使得檔案管理的工作效率顯著提高，最終推動檔案管理工作更加規范化和合理化，促使檔案信息的使用率顯著提升。所以，要加強干部人事檔案信息化管理。

（三）提升檔案管理保存的安全性

在人事檔案以紙質版的方式進行管理的時候，因為紙質版有其特殊性，對于檔案儲存的環境更是有著嚴格的要求，其中對干燥程度和溫濕度等方面都有著嚴格的要求，在檔案保存的過程中，即使這方面的內容得到保障，但是檔案中的內容也會隨著時間的流逝，逐漸變得迷糊不清，甚至還會出現紙張黃化以及硬化，最終使得檔案內容呈現缺失的狀態，嚴重影響檔案信息的使用效果。但是隨著信息化管理方式的應用，使得這個問題得到完善解決。同時在使用計算機對檔案進行管理之后，還會對其檔案的內容進行加密處理。通過這樣的方式，既可以保障檔案信息內容的完整性，還可以提高檔案管理的安全性，保障檔案信息的使用效果，提升工作效率。所以，要加強干部人事檔案信息化管理。

二、干部人事檔案信息化管理過程中的管理創新問題

（一）對檔案管理信息化重要性的認識有限

通過調查發現，我國現如今部分的企業單位對于干部人事管理工作的重視程度是有限的，進而也就導致管理人員以及工作人員不能正確認識檔案信息化管理的重要性。在這個因素的影響下，使得人事檔案管理工作還處于簡單記錄的狀態，并且在企業單位發展的過程中，也沒有對檔案管理工作的未來發展制定相應的規劃。甚至在企業單位發展的過程中，還出現檔案管理建設資金被挪用的問題。最終在這些因素的共同影響下，導致人事檔案管理中的設備不能及時更新，進而影響檔案管理的工作效率，不利于檔案信息化管理的建設。

（二）檔案管理人員的素質不一致

在國家快速發展的影響下，檔案管理行業對工作人員的素質和能力有著更加嚴格的要求，同時還對工作人員的專業性有著明顯的要求。因為檔案信息化管理是屬于專業技術性工作的一種。因此，要想保障檔案信息化管理的效果，就要要求檔案管理工作人員要提升自身的綜合素質和專業技術水平，以此滿足信息化檔案管理的需求。但是在實際的干部人事檔案管理工作開展的過程中，依然存在組員素質參差不齊的問題。其中最為主要的問題，就是沒有根據工作人員的能力和特點去合理地安排工作崗位，導致工作人員的興趣和素質都是長期處于缺失的狀態，不能滿足現如今信息化檔案管理的需求。同時在這種情況的影響下，也就使得檔案管理的工作效率極大程度地降低，最終影響干部人事檔案管理的效果。

（三）檔案管理的方式處于落后的狀態

隨著國家實力的提升，國民的素質顯著提高，其對檔案管理的需求不斷增加。在這種情況的影響下，也就使得人事檔案管理的難度增加。如果在這個過程中，一味地采用傳統的檔案管理方式，就會導致檔案管理工作失去存在的意義，不能滿足國家和國民的發展需求。因此，就要推動傳統檔案管理工作向著信息化管理的方向發展。在這個過程中，就要對檔案管理的具體方式和內容進行優化和創新，以此滿足檔案信息化管理的需求，保障信息化管理的效果。但是在實際的檔案管理過程中，卻因為管理水平和重視程度的限制，使得檔案管理的方式難以進行優化和創新，依然是處于落后的狀態。在這種情況的影響下，也就影響干部人事檔案管理工作的效果，不利于檔案管理信息化的建設。

三、加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新的措施

（一）重視檔案管理工作人員的素質培養，加強信息化管理的認識

要想實現加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新的目標，就要重視檔案管理人員的素質培養，培養工作人員重視信息化管理的意義。因此，在實際的發展過程中，就要根據檔案管理工作內容的不同，去培養專業對口的人才，對于崗位之中已有的工作人員，也要進行相應的專業培養，培養工作人員的專業素質和水平，使其可以更好地開展檔案管理工作。在培養工作開展之后，在一段時間內對工作人員進行考核，根據考核的結果，為工作人員分配合理的工作崗位。通過這樣的方式，促使檔案管理的工作效率得以提升，進而有助于加強干部人事檔案信息化管理目標的實現，推動人事管理行業發展。

（二）建設檔案數據庫，實現信息資源共享

為了促使全面促進人事管理創新目的得以實現，就要在加強干部人事檔案信息化管理的過程中，建立相應的檔案數據庫，實現信息資源共享。在這個過程中，就要大力去使用和開發檔案信息，并且把信息錄入數據之中，然后讓各個部門的使用人員通過數據庫尋找自身所需的材料。因此，要求數據庫在建立的過程中，就要不斷完善相關的功能和技術。通過這樣的方式，提高檔案管理的水平，便于工作人員查找檔案信息，進而使得干部人事檔案信息化管理加強的建設目標得以實現，推動人事管理的發展。

（三）推進人事檔案管理向著無紙化發展，提高管理的工作效率

在加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新的過程中，還要推動人事檔案管理向著無紙化的方向發展，以此為信息化管理的建設奠定基礎，促使管理的工作效率得以顯著高。因此，在這個過程中，就要通過網絡技術把紙質信息變為電子數據，還要以網絡的格式儲存檔案。通過這樣的方式，使得無紙化的發展目標得以實現，以此為信息化管理的發展做鋪墊，最終實現提高干部人事檔案管理信息化的目標，推動檔案管理的發展，提高管理水平。

（四）完善檔案信息的檢索功能，提升檔案信息的使用率

隨著信息化檔案管理方式的應用，為檔案信息的檢索提供了極大的便利。因此，在加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新的過程中，要進一步完善檔案信息檢索的功能，推動信息化檢索向著高效和人性化的方向發展。通過這樣的方式，使得檔案信息可以進行統一的管理，還可以減少檔案管理人員的工作量，減輕工作人員的工作壓力，最終實現提高查閱和檢索的效果，提高工作人員的工作效率，使得資源可以實現合理配置以及充分利用的目的。

通過本文的研究，使得干部人事檔案信息化管理的重要性得以顯現，不但可以提高人事檔案管理工作的效率和水平以及質量，還可以保障檔案信息的使用率得以提升，進而實現全面促進人事管理創新的目的。因此，在國家發展的過程中，就要分析干部人事檔案管理信息化的內容，研究其意義和存在的阻礙問題，尋找相應的解決和加強信息化建設的措施，以此提高人事檔案管理的工作效率，使其可以顯著提高檔案信息的利用率，進而為人事管理工作的創新提供助力，推動我國檔案管理行業以及人事管理行業的共同發展。