淺析辦公自動化與辦公室文書工作發展

文｜劉金龍

在辦公室文書工作中對辦公自動化設備的應用，能夠提升工作便捷性，對工作效率可以有效提升。但另一方面，應用辦公自動化設備，對于工作人員不同方面要求也更高。

一、辦公室文書工作辦公自動化重要作用

在新的時代背景下，辦公室文書工作逐漸傾向于現代化、無紙化辦公模式，企業對自動化辦公也越來越重視。所謂辦公自動化，即是將現代化辦公與計算機技術相結合，將新技術、新舍爾必應用到傳統辦公室之中。借助上述方式，能夠優化現階段管理組織結構，完善管理體制，對工作效率提升的同事，還能夠對辦公能力有效協同，保證決策的一致性。現階段，辦公室核心內容之一即是文書工作，該工作相對比較復雜，涉及撰寫、審核、校印、分發、承辦等多個過程，且不同過程之間都有緊密的聯系。處理日常事務、對不同部門信息交流處理、對文件審核、傳輸、儲存等內容處理都是辦公自動化主要應用的方面。

促進辦公室文書工作自動化發展，有重要的作用和意義，主要體現在以下方面：其一，促進辦公室文書工作辦公自動化，能夠體現以人為本的觀念，從而推動文書工作人性化、智能化發展。計算機平臺應用智能化人機一體工作，能夠對辦公人員工作負擔有效降低，降低辦公人員的負擔，提升工作人員學習新技術、新工作方式的積極性，以正確的態度對待辦公自動化，完善工作思路。其二，促進辦公自動化，能夠適應現階段高效率的工作要求。現階段，計算機工作體系包含十分豐富、復雜的內容，因此不同企業的辦公效率也需要提升，為了與時代發展相契合，勢必需要充分應用自動化辦公的優勢，如服務多樣化、存儲量高以及辦公速度快等，對不同類型工作有效輔助。另一方面，伴隨不同辦公設備、辦公方式的應用，文書工作也應有更高的質量，在對工作速度保證的同時，還需要降低失誤的情況，借助計算機系統精確處理相關的數據、文字等內容。

二、現階段辦公室文書工作辦公自動化發展

（一）辦公自動化對辦公室文書工作影響

現階段辦公室文書工作一個明顯的發展趨勢，即是轉變傳統文書工作為自動化辦公方式。近些年，伴隨網絡信息技術、經濟社會進步發展，很多單位、企業越發重視辦公自動化，且在實際工作中辦公自動化的應用也越來越廣泛。以往辦公室文書工作對紙筆、電話等實體工具應用比較普遍，伴隨辦公自動化發展，上述實體工具的應用越來越少，且半無紙化模式逐漸被全無紙化代替，計算機技術能夠處理企業、單位發展過程中能夠多個方面工作。在此基礎上，上述趨勢使得辦公室文員的工作要求、管理人員的綜合素質也更高。

對自動化辦公系統應用，還能夠實現系統文檔一體化。在以往管理辦公文件過程中，一般都需要管理人員收集整理后，再對檔案存放，很容易導致文件凌亂分散的情況。一方面，借助自動化辦公系統，能夠實現檔案系統化管理。另一方面，檔案與辦公文件之間有更加模糊的界限，能夠對OA 系統建立，更加便捷管理文檔和文件。

對辦公自動化應用，還能夠提升公文流轉的安全性、穩定性。常規情況下，企業、單位應用的網絡都是專業網絡，與外網物理隔離，專業網絡能歐對不同單位之間安全應用，從而保證更加方便的流轉。借助內網系統，能夠增加不同文件管理功能，實現文件的全過程管理，同時在對文件處理后，能夠保證及時流轉文件，而在流轉過程中，能夠實施監督文件的流轉情況。在上述基礎上，對內網系統應用，還可以提升操作平臺的靈活性、可視化，結合不同單位、企業部門的具體需求、情況，制定相應的功能，對文書工作步驟簡化，還有利于提升工作便利性，對公文文件流轉的安全性、處理便捷性可以有效提升。

現階段，辦公自動化一般借助文件處理設備、通信工具以及網絡技術，完成不同方面工作。與社會發展相結合，未來辦公室文書工作，更傾向于智能化、數字化發展，借助應用設備以及先進技術，對文件、圖像以及聲音的處理更加智能，在基于數字網絡環境中，對工作項目優化整合。促進現代化工作系統建設，能夠更加合理地配置信息、人力資源等方面情況，還有利于增強工作人員的主觀能動性，從而促進辦公自動化進一步發展。

（二）辦公自動化對工作人員要求

在辦公室文書工作中，文書工作人員在其中發揮著十分重要的作用，需要保證其具備較高的政治水平、服務水平以及技術水平。在此基礎上，文書工作人員還需要對國家的規章制度進行有效傳達，提升經驗交流、信息傳遞的速度。辦公室文書的工作包括及時性、指導性、連續性以及廣泛性特點，為了使辦公自動化有效實現，對辦公室文書工作效率提升，勢必需要對文書工作人員素質有效提升。為了契合社會發展，需要提升文書工作人員的素質和要求，具體可以從以下方面入手：其一，提升文書工作人員道德修養以及政治素養。企業基本素養能夠由文書工作體現，因此文書工作人員需要保證自身正確的政治方向，樹立正確的人生觀念和價值觀念。其二，還需要促進文書工作人員自身為人民服務觀念的樹立，樹立正確的思想作風、工作作風，強化責任意識，對工作效率有效提升。其三，需要保證文書工作人員較高的文化素質。對于文書工作人員而言，需要與大量的文字、文章等接觸，且涉及的內容、領域復雜性比較高，包括協定、法律、合同等，為了保證工作順利完成，促進企業健康發展，需要保證文書工作人員具有一定的文化素養。其四，較高的業務素質。在保證職業道德素養、思想政治素養基礎上，還需要保證工作人員劇本較高的業務素質，與本崗位需求相契合。對于文書工作人員而言，需要對專業素質知識掌握的同時，保證自身較高的綜合處理能力、校對能力、文字書寫能力等。特別對于現階段的辦公室文書工作，不同自動化設備應用都越來越廣泛，因此需要保證文書工作人員充分掌握不同設備的應用方法，從而有效提升文書工作效率。

三、優化辦公自動化應用策略

（一）強化工作人員培訓工作

上文提及，文書工作涉及內容、流程比較復雜，因此為了保證工作質量，需要保證工作人員的具有較高的責任心，并有效提升工作人員不同方面能力。為了提升工作人員的能力，企業、單位需要強化員工的培訓工作，包括思想素質、技術方面的培訓內容。在此基礎上，企業、單位還要注意塑造正確的企業文化，以保證工作人員在良好的氛圍之中開展相關方面工作。

（二）優化業務指導工作

提升辦公室文書工作辦公自動化水平的有效方式之一，即是優化工作人員的業務指導工作。可以借助師徒、結對子等方式進行相關指導工作，對實際工作過程中出現的問題有效解決，對工作人員綜合素質有效提升。指導的方式如會議指導、重點指導等。借助會議指導，能夠對上級提出要求有效落實，對工作內容、重點及時掌握。同時相關工作人員也可以指派專門工作人員，針對辦公室文書工作中的重點、關鍵內容進行相關指導工作，從而提升工作整改的效率。此外，針對辦公室文書中不能解決的問題，也可以開展研討班，共同研討、分析問題，對優秀工作人員激勵，從而提升工作人員的工作積極性、熱情。

（三）增加實踐活動

對于文書工作人員而言，提升工作人員素質重要途徑之一，即是實踐鍛煉。在實踐活動之中，工作人員不斷研究本職工作，能夠不斷提升自身的工作能力，為后續辦公室文書工作奠定良好的基礎。在此基礎上，還可以開展不同競賽活動，對文書工作人員熱情有效調動，從而強化辦公室文書工作信息化建設。

綜上所述，為了適應時代發展，辦公室文書工作中的辦公自動化因此受到越來越多單位、企業的重視，且在企業中應用的范圍也越來越廣泛。為了適應上述趨勢，優化辦公自動化的應用，需要借助不同措施，對工作人員的素質水平、技術能力有效增強，推動辦公自動化進一步發展。