建筑企業辦公室管理工作現狀與對策研究

文｜郭 青

21 世紀的今天，辦公室管理工作所能發揮的作用越來越大，其對企業的發展產生了重要影響。加強企業辦公室管理工作十分必要，管理模式上要加以創新，用新式的管理藝術對企業的各方面發展加以運用，這對于提高企業的運營效率，降低運營成本，同時提升企業的市場競爭力具有重要影響。對于建筑企業辦公室管理而言，一方面要實現自身的革新和發展，即創新管理模式，改革管理制度，另一方面也要加強人員管理，通過組織培訓的方式，提高員工的工作能力和職業素養，從而使其能夠更好地為企業發展服務。

一、建筑企業辦公室管理職能

（一）辦公室的服務職能

對于建筑企業的辦公室而言，主要職能便是配合其他部門完成管理工作，對上級而言，辦公室主要履行傳達服務，負責將上級制定的工作計劃精準傳達到下級，并做好下級和同級部門的履行情況報告，與此同時，辦公室也負責將下級和同級在管理工作中發現的問題進行總結，并將其即時送達上級，從而便于上級及時發現問題，并就問題的解決及早展開討論。因此辦公室是否履行好服務職能，對企業的影響是巨大的，如果無法做好服務職能，上級的工作計劃就無法快速有效地傳達到下級，不便于企業正常工作的展開，除此之外，對于下級和同級發現的問題沒有及時上報，易導致“小問題”演變成“大問題”。

（二）辦公室的管理職能

眾所周知，辦公室無法為企業產生實際的經濟效益，但其能夠通過管理藝術，降低企業的運營成本，從而在總體上實現企業的經濟效益。其管理職能主要體現在對生產工作的審查和對工作秩序的維護等，辦公室由于自身的獨特性，使其在日常辦公的同時，也要深入基層，對工程實施結果做仔細和工作的審查，對不合格的地方要及時指正，最終將觀察結果以報告的形式送達上級管理層，輔助管理層做出正確的決策。

二、建筑企業辦公室管理工作存在的問題

（一）辦公室管理制度還需完善

辦公室管理制度對提高建筑企業辦公室管理效率具有重要影響，但在實際的管理過程中，普遍存在缺乏完善的管理制度的現象，反映在管理工作上，則是一般的辦公室工作時間都遵循八小時工作制，如此就與建筑工地的實際情況相矛盾。建筑項目為了加快施工效率，盡早完工，從而會實行輪班制的工作制度，即白天不僅要進行日常的施工建設，晚上同時也要進行施工，這與辦公室的八小時工作制相矛盾，一旦晚上施工過程中出現問題，就無法報告辦公室并進行高效處理，并且即便報告上去，也會因缺乏實地觀察而無法有效地解決問題，并且給企業工作人員增加了工作負荷。

（二）辦公室工作人員工作積極性有待加強

眾所周知，員工的工作熱情越高，工作積極性越強，企業辦公室的運轉效率則越高。但在實際工作狀態中，許多辦公室管理人員遵循套路化工作模式，不思進取，并且對于辦公室的認識也不足，認為辦公室就是上傳下達的工作。建筑企業辦公室人員工作積極性下降會影響整體的工作氛圍，造成整個辦公室部門成員工作熱情不足，極大地影響了辦公室的正常工作，不利于辦公室工作效率的提高。

（三）關于辦公室管理創新水平有待提升

在當前的建筑企業辦公室管理現狀中，普遍存在辦公室管理創新水平不足的現象，辦公室管理部門幾乎大事小事都須聽從管理層安排，履行“上傳下達”職能，由此便導致辦公室管理人員在工作上墨守成規，不會主動搜集信息并對信息進行處理，遇到問題無法做出快速有效決策，也無法為管理者提供建設性意見。除此之外，恪守傳統的辦公室管理模式，不對辦公室管理進行有效創新，會導致現有的工作模式不適應新世紀的建筑企業，從而造成辦公室管理效率低下的現象，不利于建筑企業可持續發展。

（四）辦公室管理的績效考核體系不完整

對于辦公室員工而言，除了關注工作環境，更加在意的就是績效考評，好的績效考評體系能夠有效激發員工的工作積極性，提高工作熱情，從而提高辦公室的運轉效率。但大部分的建筑企業管理層對辦公室的重視度不足，便忽視了辦公室管理的績效考評，由此導致辦公室成員工作熱情下降，由于缺乏足夠的晉身和加薪機會，建筑企業辦公室也無法招收到具有高素質的管理人才，從而出現人才流失的現象，極大地影響了建筑企業辦公室的運行效率。

三、建筑企業辦公室管理工作對策

（一）營造良好的工作氛圍

眾所周知，工作氛圍對員工的影響是巨大的，對于建筑企業辦公室管理工作而言，營造良好的工作氛圍是極其必要的。一方面由于辦公室管理的自身局限性，認為總體工作便是“上傳下達”，從而使得工作內容較為單調無趣，進而影響到員工的個人情緒，使得員工無法調動較高的工作積極性和工作熱情，辦公效率下降。另一方面營造良好的工作氛圍，可以有效地促進員工的身心發展，使其在一個舒適和放松的狀態中進行工作，可以有效提高其工作效率，進而提高整個辦公室部門的運轉效率，促進企業整體發展。

（二）深入一線工地，明晰服務對象

在辦公室的日常工作中，大多數是傳達上級下達的指令，就員工的晉升而言，其掌握權也在上級管理手里，由此便會導致部分辦公室成員樂于接近上級，以期能夠得到晉身機會，而忽視對下級的服務，總體而言，便是沒有明晰服務對象。建筑企業的基礎工作便是項目施工，因此對于辦公室而言，其主要服務對象是下級施工部門，其存在便是為了施工部門正常開展工作而服務，例如深入一線及時調查施工進度，以及物資采購、人員流動等，通過對這些問題的總結和報告，從而為管理層制定決策提供信息支持，便于管理層依據實際情況做出準確判斷和決策。

（三）設計編制出完整的辦公室管理制度

在實際的建筑企業辦公室管理過程中，要想有效提高辦公室管理效率，并使其工作切實落到實處，首要是設計編制出完整的辦公室管理制度，通過管理制度，約束和督促辦公室員工切實做好本職工作，另一方面通過管理制度也能夠明確員工的管理職責，使得個人明晰自身崗位的重要性，潛移默化的提高員工的工作細心度、提高整個辦公室部門的運轉效率，對建筑企業的一線工作具有重要影響。基于此，建筑企業管理層要積極進行編制辦公室管理制度，一方面可以采取借鑒同行經驗的方式，通過深入學習同行的辦公室管理制度，最終加強個性化應用到本企業的辦公室管理中，另一方面則可以通過咨詢相關企業，采取“專業的人做專業的事”的態度，使其可以利用自身的經驗為本建筑企業制定完善的辦公室管理制度。

（四）制定合理實用的辦公室績效考核體系

員工不僅關注周圍的工作環境，也關注工作的績效考核體系，完善且合理的辦公室績效考核體系可以極大地激發員工的工作積極性和工作熱情，使其能夠以更加飽滿的心態投入到工作當中，從而有效地提高辦公室的管理工作效率。因此在制定績效考核體系的過程中，相關人員要深入辦公室員工群體，了解辦公室成員期望以什么樣的標準作為考核指標，考核指標該過多還是過少，相比較晉升是否更加樂于加薪等問題，通過搜集和總結問題，最后就考核體系做出大致規劃和完善。與此同時，辦公室的考核體系應是多樣的，不僅要關注辦公室員工的工作結果，也關注其工作過程，兩相結合從而有效激勵員工。

（五）及時對辦公室工作人員進行再培訓

辦公室工作人員的個人素質高低，很大程度上影響辦公室管理工作的效率。因此為了提高建筑企業辦公室的管理效率，對工作人員進行再培訓是極為必要的，一方面有利于辦公室員工豐富自身的理論知識水平，另一方面也能夠加快新員工投入到具體工作當中。在培訓的過程中，也要制定相關檢驗機制，對員工的培訓結果進行評分，并分別予以獎懲。除此之外，吸收相關管理人才也是提高辦公室管理效率的重要方式，首要方法便是提高招聘條件，從而能夠檢驗出更加具有高水平能力的管理人才，其次也可以通過提高辦公室工作人員薪資的方式吸引管理人才加入本建筑企業當中，在整體上提高辦公室的管理工作效率。

總之，隨著經濟的快速發展，建筑企業所遇到的困難和挑戰越來越多，提高辦公室管理工作效率對提高企業競爭力具有重要意義。應積極利用現代信息技術，制定完善科學的辦公室管理制度，注重工作氛圍對員工的影響，不斷提高辦公室的管理工作效率，實現建筑企業的新發展。