國有企業集團社保檔案管理現狀及改進思路

王瑞康

（晉能控股煤業集團社保中心，山西 大同 037003）

社保檔案是指社保對象的業務記錄與信息檔案，目前幾乎已經覆蓋了我國全體公民，是核定參保對象享受社會保險待遇的重要依據，關系人民群眾的切身利益，是重要的民生檔案。同時，因個人所享受的社保服務類型也比較多，因此，社保業務內容具有一定的復雜性，不同社保服務類型的處理步驟也有一定的差異。社保檔案在建檔后，會跟隨參保者的一生，存檔內容復雜且多、周期長，因此，社保檔案管理工作量比較大。國企通常都肩負著更多的社會責任，國企的社保檔案管理質量對企業的和諧穩定具有較大的影響作用，因此，國企應該要重視工作人員的社保檔案管理成效，維護企業參保人員的基本權利。

一、做好社保檔案管理工作的意義

1.有助于持續深化社保制度改革

隨著我國社會經濟水平的提高，人們的生活質量也有較大的提升，社保制度隨著國家發展不斷與時俱進，在基于傳統的社保制度下不斷改進、調整，將其打造成更適應現代社會發展的制度。在這一背景下，社保檔案管理工作的實施能輔助社保制度的改革，促使其能順利進行改革，保證社保制度改革的持續性與深入性，也有助于國家持續、穩定的健康發展[1]。

2.保障社保事業發展

在社保業務不斷開展期間，每天都會產生大量的社保數據，這些數據均需要納入社保檔案當中，也是社保檔案的重要組成部分，需要對這些數據進行合理的存儲與保護，尤其是在人員流動期間。社保檔案應該要隨著人才在單位組織之間的流動而發生轉移，在此期間，必須要做好社保檔案數據的統計工作與信息留存工作，嚴格根據相關規定與相關流程完成社保檔案的轉移，保證社保檔案的完整性與準確性，這也是保障社保事業可持續健康發展的重要條件。

3.保障社會公民的合法權益

社保業務與社會公民的切身利益與合法權利息息相關，社保檔案管理工作的有序開展能證明公民的社保情況，保障社會公民在生育、失業、工傷、疾病、退休等情況下依法從國家、社會獲得物質上的幫助。另外，社保檔案記錄中有參保人的個人信息、保險關系以及社保繳費情況等，這些信息都將參保人的社會保險情況準確記錄，是參保人維護自身合法權益的重要憑證[2]。

二、國企社保檔案管理現狀

1.管理手段落后，管理人員素質參差不齊

從目前我國國企社保檔案管理現狀來看，存在著管理手段落后這一問題，管理人員的素質也參差不齊。大部分國企在社保業務辦理時仍然需要采用手工方法進行，在參保人的信息資料檔案記載、檔案保存與檔案傳遞中均采用傳統的方式，盡管部分能實現電子管理，但沒有實現參保人、計算機以及軟件三者充分結合這一效果，且相關軟件設計人才也較少，在查取參保人的社保檔案資料時比較費時，工作效率普遍較低，無法充分發揮其效能，對企業分析與企業決策等方面的工作產生較大的影響。

2.缺乏統一的管理機制

目前，國家針對社保檔案管理方面出臺許多政策，就針對不同的省市下發許多有關社保方面與企業勞動方面的政策，但目前暫時沒有一份有關社保檔案管理的規范性文件。部分企業在檔案管理期間通常由于工作職責不明確、工作不規范等因素導致參保人的社保檔案被分割保管、分室存放，交叉重疊、職責不清，給社保檔案的管理工作帶來極大的影響，也不利于勞動者有序、合理的流動。部分企業甚至沒有固定的檔案室，也沒有專職管理人員，導致參保人信息流失，給后期參保人查詢社保信息帶來不良影響[3]。

3.社保檔案管理內容規范性不強

部分企業參保人的檔案材料缺乏客觀性、完整性與準確性，部分企業職工的檔案材料則缺乏連續性，在社保檔案當中除了勞動合同以外，還需要對職工的自然情況、健康狀況、社會背景以及崗位變動等方面的內容進行完善，但從目前情況來看，部分企業的社保檔案管理中并不具備這些信息，有的檔案內容則前后矛盾。如社保檔案當中的年齡與身份證、戶口本中的信息不一致，參加工作時間不正確、個人經歷不完整、檔案出現人為涂改等現象，給勞動保障部門、職工辦理退休、失業以及特殊工種認定等工作帶來較大的難度。同時也容易引發勞資糾紛，不利于職工維護自身的合法權益，容易滋生企業內部不穩定隱患因素。

三、國企社保檔案管理的改進思路

1.提升工作人員的綜合素質

社保檔案管理手段是否科學、工作人員的綜合素質質量好壞會直接影響企業檔案工作的質量、效率，在社保檔案管理工作中，企業高層領導應該要起到帶頭作用，作為社保檔案管理工作的直接負責人，由專業的業務人員完成社保檔案保管、檔案立卷、檔案統計、檔案編研以及檔案利用等工作。在這一管理方法下，可以將社保檔案管理工作中的職能與職責分開管理，對加強社保檔案管理工作的規范性有一定的作用。同時，企業也要重視提升工作人員的綜合素質，提升管理人員的責任意識，企業可通過加強業務培訓提升使用者對軟硬件操作技能的熟練度，通過企業內部合理管理打造一支責任心強、業務精湛的社保檔案管理工作隊伍，為實現社保檔案資源信息共享奠定良好的基礎。

2.規范社保檔案管理標準

國家與省級政府及相關部門應該要針對當地社保檔案管理現狀盡快出臺一些社保檔案管理辦法，內容要涵蓋檔案儲存內容、儲存范圍、管理制度、保管措施、人員職責以及相應的配套設施等。同時，也要對這些內容進行細致的規定，改變無秩序、責任不明確的管理現狀，形成一個科學的社保檔案管理體系。

3.充分發揮社保的服務職能

社保檔案管理不但要對參保人的信息進行采集，還需要對其進行整理、加工與傳遞，因此，社保檔案管理工作應該要向更高層次的信息資源開發邁進，充分發掘檔案當中蘊含的有價值信息，組織信息交流便于為用戶服務。隨著我國信息化技術水平越來越高，檔案資料經過信息化管理之后，從原來的人力查找轉化為電子化查找，能顯著地縮短信息查找時間，提升工作效率，為檔案信息開發創造有利條件，也便于各級社保部門了解國企的具體資料，并將其匯編為檔案史。通過對社保檔案進行整理、分析，可以為企業合理調配勞動力資源創造良好的條件，動態化處理國家、個人與企業之間的分配與再分配關系[4]。

4.重視社保檔案信息化管理

各大省市與國企應該要成立一個專業的社保檔案管理中心，并出臺相應的政策保證社保檔案的信息化統一管理，以此完善社保檔案的調度方法與使用方法，配備高性能的計算機硬件設備，根據區域設置網絡服務器，為社保檔案管理的信息資源共享奠定良好的基礎。且提前做好社保檔案信息化管理準備還能在后期發展中降低信息使用成本，給企業帶來良好的經濟效益。同時，需要加大應用軟件的開發力度，針對社保檔案管理工作建立大型數據平臺，統一數據庫內的應用軟件。應用軟件應該要具備以下要求，采集的信息需客觀、全面，一經錄入不能隨意更改，且能經終端取數；有自動編目功能與自動索引功能，可根據條件索引對軟件內的所有信息進行綜合查詢；可進行分類統計綜合報告，條件審核報表生成，且需要隨著時代發展不斷更新換代，滿足未來擴容、增加新功能等方面的需求。

5.堅持“雙軌制”檔案管理

盡管目前社保檔案管理已經進入信息化、數字化，但仍然有一些歷史資料需要保存紙質原版以備不時之需。因此，在社保檔案管理更新換代時應該要加強對紙質原版社保檔案的管理工作，堅持“雙軌制”檔案管理，實現電子化社保檔案管理與紙質版社保檔案管理相互融合、相互貫通[5]。

四、結語

國有企業的社會責任相對較高，相對于其他企業來說，國有企業更應該做好社保檔案管理工作。首先，應該要明確社保檔案管理的重要意義，而后結合國企社保檔案管理現狀提出社保檔案管理的改進思路，從信息化管理、管理標準、管理人員綜合素質等方面出發，不斷優化社保檔案管理水平。