ERP系統(tǒng)在集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用

李 靜

（江蘇鳳凰新華書(shū)店集團(tuán)有限公司沛縣分公司，江蘇 徐州 221000）

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展，企業(yè)規(guī)模逐漸擴(kuò)大的時(shí)代背景下，內(nèi)部控制憑借其有效性不僅在企業(yè)管理中扮演著重要的角色，而且對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展也起著十分重要的作用。如何將數(shù)據(jù)信息與內(nèi)部控制緊密結(jié)合，將企業(yè)資源進(jìn)行優(yōu)化配置，ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系及相互影響等內(nèi)容，都值得企業(yè)的關(guān)注和探討。

一、ERP概述

ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning）的簡(jiǎn)稱，最初由美國(guó)的管理咨詢公司在20世紀(jì)90年代初提出的管理名詞。ERP的形成起源于20世紀(jì)60年代，美國(guó)的奧利弗博士針對(duì)制造業(yè)的庫(kù)存計(jì)劃管理提出了物料需求計(jì)劃（簡(jiǎn)稱MRP）。MRP的主要特點(diǎn)是通過(guò)引入時(shí)間和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，更好地確定物料需求，避免庫(kù)存積壓，占用資金。

隨著MRP的應(yīng)用，人們漸漸發(fā)現(xiàn)，僅僅控制物流還不夠，資金流也同樣影響著企業(yè)的生產(chǎn)。20世紀(jì)70年代，制造資源計(jì)劃（簡(jiǎn)稱為MRP-II）應(yīng)運(yùn)而生。MRP-II涉及到了應(yīng)收、應(yīng)付、成本、總賬模塊。但是，隨著企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)范圍的擴(kuò)大、企業(yè)規(guī)模的發(fā)展以及信息的全球化趨勢(shì)，尤其是互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展超出了MRP-II的應(yīng)用范圍。

ERP系統(tǒng)突破了MRP-II的局限性，對(duì)于企業(yè)管理有了一個(gè)全面集成，并且充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)于整個(gè)供應(yīng)鏈信息的集成管理、內(nèi)外網(wǎng)的數(shù)據(jù)交換。尤其是對(duì)于有著越來(lái)越多子分公司的大型企業(yè)，ERP系統(tǒng)更好地解決了內(nèi)部控制的需求。

二、集團(tuán)化初期企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟(jì)環(huán)境的發(fā)展，區(qū)域化經(jīng)濟(jì)越來(lái)越發(fā)達(dá)，通過(guò)新設(shè)、合并或者重組，集團(tuán)公司下設(shè)了越來(lái)越多的子分公司，一個(gè)集團(tuán)下屬有上百個(gè)子分公司都屬于正常現(xiàn)象。眾多的子分公司導(dǎo)致集團(tuán)架構(gòu)龐大復(fù)雜，涉及的業(yè)務(wù)面也越來(lái)越多。雖然集團(tuán)公司紛紛成立審計(jì)部，以通過(guò)內(nèi)部審計(jì)或者委托事務(wù)所方式加強(qiáng)對(duì)子分公司的內(nèi)部控制，但是，很多情況下仍然達(dá)不到內(nèi)部控制的日常化要求。

1.各子分公司間會(huì)計(jì)核算體系和組織結(jié)構(gòu)未統(tǒng)一，影響合并報(bào)表的準(zhǔn)確性

合并或者重組設(shè)立的集團(tuán)子分公司間，會(huì)存在不同的組織結(jié)構(gòu)和使用不同的會(huì)計(jì)核算軟件，甚至是采用不同的會(huì)計(jì)政策，成本核算缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等。內(nèi)部的各子分公司之間即使對(duì)相同的業(yè)務(wù)，核算時(shí)也可能采取不同的方法，口徑難以統(tǒng)一；甚至有時(shí)候相同的業(yè)務(wù)，因?yàn)槔斫獠煌矔?huì)計(jì)入不同的會(huì)計(jì)科目。這種種情況造成了集團(tuán)公司的合并業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)龐大，人工需要進(jìn)行采集與核對(duì)非常困難，合并報(bào)表的準(zhǔn)確性得不到充分保證。

2.各子分公司各自為政，客戶信息未能有效管理和整合

隨著橫向一體化發(fā)展的需要，客戶信息的管理越來(lái)越重要。在沒(méi)有強(qiáng)大的信息系統(tǒng)支撐下，子分公司對(duì)于客戶信息都是手工粗放型管理，存在客戶信息不準(zhǔn)確、冗余等諸多問(wèn)題。客戶資源得不到充分利用，不利于企業(yè)的橫向一體化發(fā)展。

3.子分公司較多，集團(tuán)內(nèi)部審計(jì)力所不能及，財(cái)務(wù)舞弊現(xiàn)象難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)

因?yàn)樽臃止镜臄?shù)量龐大，且各自有自己的會(huì)計(jì)處理方法和內(nèi)部控制流程。集團(tuán)化公司急需要一個(gè)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)系統(tǒng)支持，能夠盡量杜絕財(cái)務(wù)舞弊現(xiàn)象。

三、ERP系統(tǒng)的先進(jìn)性

ERP系統(tǒng)項(xiàng)目是一項(xiàng)復(fù)雜且工作量大的工程，是將信息技術(shù)和管理理念進(jìn)行深度融合，從而能夠給信息技術(shù)下的企業(yè)內(nèi)部控制工作提供更好的功能需求以及更便捷的子模塊查詢，便于信息相關(guān)者及時(shí)獲得更準(zhǔn)確的信息。

深度融合并不是簡(jiǎn)單地將企業(yè)的業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)信息等搬上計(jì)算機(jī)，而是通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用，幫助企業(yè)完成日常財(cái)務(wù)核算及管理工作，加強(qiáng)各部門間信息共享，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部所有資源以及外部供應(yīng)鏈資源的整合優(yōu)化及應(yīng)用；同時(shí)，為公司集團(tuán)化發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息支持和內(nèi)控管理，為企業(yè)在“十四五”規(guī)劃中更好的轉(zhuǎn)型升級(jí)提供了有力保證。

深度融合后的企業(yè)管理系統(tǒng)形成一個(gè)以財(cái)務(wù)為中心，各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和功能模塊均最終歸集到財(cái)務(wù)中來(lái)，生成各相關(guān)憑證。

1.母子公司統(tǒng)一設(shè)置組織結(jié)構(gòu)，統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程，方便集團(tuán)化內(nèi)控管理和集團(tuán)內(nèi)部合并報(bào)表的合并抵消業(yè)務(wù)

企業(yè)通過(guò)流程再造，建立統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理模式及規(guī)則，統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，建立更具彈性扁平化的組織機(jī)構(gòu)和內(nèi)控體系。利用ERP系統(tǒng)，從集團(tuán)層規(guī)范物料、供應(yīng)商、客戶、會(huì)計(jì)科目等主數(shù)據(jù)，物流、資金流、財(cái)務(wù)流高度集成，業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化，跨公司業(yè)務(wù)無(wú)縫銜接，借助信息化實(shí)施，強(qiáng)化財(cái)務(wù)集中管控職能。

2.通過(guò)ERP系統(tǒng)有效整合企業(yè)的內(nèi)部資源

通過(guò)ERP系統(tǒng)整合企業(yè)所有內(nèi)部資源，推行統(tǒng)一的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)管理模式。統(tǒng)一的企業(yè)管理和財(cái)務(wù)管理制度，業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，各模塊業(yè)務(wù)閉環(huán)設(shè)計(jì)，減少人工干預(yù)，形成縱向一體化，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)內(nèi)控管理能力。比如，商品的采購(gòu)、入庫(kù)、支付貨款的閉環(huán)設(shè)計(jì)；費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)的閉環(huán)設(shè)計(jì)；銷售、收款、結(jié)轉(zhuǎn)成本的閉環(huán)設(shè)計(jì)；資產(chǎn)處置的閉環(huán)設(shè)計(jì)等。通過(guò)一系列的閉環(huán)設(shè)計(jì)，減少人工處理，自動(dòng)生成憑證，達(dá)到內(nèi)部控制降低風(fēng)險(xiǎn)的目的。同時(shí)，一體化的辦公模式，可以支持異地共享。集團(tuán)公司通過(guò)系統(tǒng)增強(qiáng)了事前控制的能力，使財(cái)務(wù)管理更加迅速和可靠，避免了財(cái)務(wù)舞弊的發(fā)生。

3.通過(guò)ERP系統(tǒng)，加強(qiáng)企業(yè)外部供應(yīng)鏈資源的管理，發(fā)揮企業(yè)橫向一體化的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)

通過(guò)ERP系統(tǒng)，建立全面的客戶信息系統(tǒng)，不斷提高信息的集成度，能夠幫助公司業(yè)務(wù)員有科學(xué)依據(jù)地獲取從公司規(guī)模、信用等多方面的客戶信息，提供準(zhǔn)確的市場(chǎng)分析、營(yíng)銷策略，提高交易的速度和準(zhǔn)確性，避免人工方式下處理業(yè)務(wù)的不及時(shí)或者錯(cuò)誤信息。

四、ERP系統(tǒng)建設(shè)的弊端

1.ERP系統(tǒng)建設(shè)的費(fèi)用較高

ERP信息系統(tǒng)的建設(shè)涵蓋了企業(yè)橫向和縱向的信息整合，所需要處理和保存的數(shù)據(jù)信息較大，并且隨著大數(shù)據(jù)的信息量越來(lái)越大，建設(shè)和維護(hù)的費(fèi)用較高，一般的中小企業(yè)無(wú)法承擔(dān)。

2.ERP信息系統(tǒng)的功能強(qiáng)大，功能開(kāi)發(fā)得越多越適合

比如，OA系統(tǒng)、資金平臺(tái)系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的閉環(huán)設(shè)計(jì)很好，但是，如果一個(gè)企業(yè)不是同時(shí)開(kāi)發(fā)有這三個(gè)系統(tǒng)，僅僅上了ERP系統(tǒng)，也達(dá)不到這種閉環(huán)控制的目的。

3.數(shù)據(jù)量大，數(shù)據(jù)處理時(shí)間長(zhǎng)，使用界面較多且很多界面不友好

信息技術(shù)發(fā)展不單單是可以處理大量的數(shù)據(jù)，同時(shí)也應(yīng)該在操作上更加人性化。但是ERP系統(tǒng)因?yàn)橐惑w化的需要，各模塊間數(shù)據(jù)需要轉(zhuǎn)化，使用起來(lái)較為繁瑣，且較多環(huán)節(jié)的轉(zhuǎn)化在財(cái)務(wù)產(chǎn)生出較多的科目，造成數(shù)據(jù)不夠簡(jiǎn)潔明了。

4.數(shù)據(jù)間關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，環(huán)環(huán)相扣，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性難以保障

首先，ERP系統(tǒng)工程建設(shè)對(duì)于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要求的統(tǒng)一化程度高。在建設(shè)初期，一些錯(cuò)誤或者不當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)會(huì)持續(xù)留存在系統(tǒng)中無(wú)法刪除，時(shí)間久了會(huì)造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的冗余。比如，在OA 系統(tǒng)報(bào)銷時(shí)需要輸入相關(guān)支付的客戶信息，一旦，錄入了錯(cuò)誤的客戶信息，并且形成了記賬憑證，這個(gè)錯(cuò)誤信息就會(huì)滯留在系統(tǒng)中無(wú)法清理。其次，ERP系統(tǒng)大部分是集團(tuán)化公司使用，公司的各種信息較多，許多錯(cuò)誤信息無(wú)法甄別混雜其中，即便是集團(tuán)專門的數(shù)據(jù)部門也沒(méi)有精力甚至沒(méi)有能力去識(shí)別許多客戶信息的真?zhèn)巍?/p>

5.系統(tǒng)操作復(fù)雜，對(duì)于數(shù)據(jù)來(lái)源的工作量要求很大，造成數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確

第一，對(duì)于品種繁多、更新較多的一個(gè)批次商品，品種一次高達(dá)上萬(wàn)甚至以上，并且僅僅是一次性交易后數(shù)據(jù)就不再使用，且數(shù)據(jù)要求時(shí)間緊迫，實(shí)際操作成本較高，為了兼顧成本效益原則，只能采取簡(jiǎn)單的一個(gè)數(shù)據(jù)的替代，造成了數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。第二，對(duì)于同一商品的不同批次或不同貨源無(wú)法進(jìn)行有效甄別，會(huì)產(chǎn)生數(shù)據(jù)混亂。第三，對(duì)于圖書(shū)零售企業(yè)，每個(gè)月進(jìn)銷調(diào)存幾十萬(wàn)品種的圖書(shū)都不在話下。在這種巨大的數(shù)據(jù)量下，系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)間長(zhǎng)，運(yùn)行壓力大，同時(shí)，長(zhǎng)期運(yùn)行下，需要留存的數(shù)據(jù)越來(lái)越多，系統(tǒng)運(yùn)行越來(lái)越慢。而這種精細(xì)化的處理，也會(huì)放大數(shù)據(jù)的誤差，幾十萬(wàn)品種的圖書(shū)運(yùn)行下來(lái)，較大的差異極有可能產(chǎn)生。

五、針對(duì)ERP系統(tǒng)弊端的改進(jìn)建議

ERP系統(tǒng)是一個(gè)長(zhǎng)期使用的數(shù)據(jù)信息化系統(tǒng)，系統(tǒng)的價(jià)格、實(shí)施費(fèi)用，以及以后的各項(xiàng)維護(hù)支持等工作，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)都是巨大的壓力。

1.ERP系統(tǒng)上線要有戰(zhàn)略性思維

ERP系統(tǒng)不單單是一個(gè)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)操作系統(tǒng)，而是可以對(duì)接其他外部系統(tǒng)的一個(gè)超強(qiáng)的綜合性系統(tǒng)。企業(yè)應(yīng)該對(duì)ERP項(xiàng)目和自身所有或者未來(lái)準(zhǔn)備增加的其他方面的系統(tǒng)（比如：OA，PDM等）有一個(gè)戰(zhàn)略性的規(guī)劃。不單單是僅僅為了解決眼前急需的問(wèn)題，而應(yīng)該在ERP系統(tǒng)中給暫時(shí)不需要或者未實(shí)現(xiàn)的功能預(yù)留空間，避免未來(lái)因?yàn)槟承┕δ芪纯紤]到而使ERP系統(tǒng)綜合性功能受限。

2.對(duì)于流程再造、資金預(yù)算、人員素質(zhì)等要有充足的準(zhǔn)備

因?yàn)镋RP的流程設(shè)計(jì)牽涉的各操作模塊多，且涉及人員面廣，ERP系統(tǒng)的有效推廣和實(shí)施需要更多熟悉公司業(yè)務(wù)并且能熟練操作電腦系統(tǒng)的復(fù)合型人才。同時(shí)，ERP系統(tǒng)要求各子分公司的組織結(jié)構(gòu)需要統(tǒng)一。集團(tuán)公司在推行統(tǒng)一的組織形式時(shí)候，需要強(qiáng)制有力的措施。

對(duì)于許多集團(tuán)化初期的公司來(lái)說(shuō)，下屬的許多子分公司的人員素質(zhì)偏低，需要在實(shí)施過(guò)程中，發(fā)掘現(xiàn)有優(yōu)秀人才承擔(dān)起更多的責(zé)任，避免因?yàn)槟硞€(gè)小問(wèn)題而影響大局的情況發(fā)生。