人力資源管理視角下的高校人事檔案信息化建設

張慧玉

（沈陽理工大學，沈陽 110159）

當前，我國高校人事部門利用大數據和信息技術，進行資源的優化和整合、分析，為提高人力資源管理效率發揮了積極作用。高校人事檔案記錄了教職員工從入學、中高考、工作、科研、教學、工資晉升等人事活動，這些重要歷史記錄信息，客觀地展示了教職員工在不同歷史階段的思想、工作績效和成就的發展軌跡。更為重要的是，干部人事檔案作為重要人力資源信息具有重要的價值，按照“凡提必查”原則，是組織在人才選拔過程中的必要參考。因此，推進高校人事檔案信息化建設、提高人力資源建設效率是高校人事檔案管理的必然趨勢。隨著信息技術的發展，高校已在教學、辦公、學生繳費等許多領域逐步實現了信息化，但是干部人事檔案的信息化管理相對緩慢，應引起更多的重視。

1 當前我國高校人事檔案信息化管理過程中的問題現象

1.1 缺乏對于人事管理工作的不重視，缺乏人事管理制度

高校人事檔案管理系統不僅具有信息咨詢功能，而且其實際效用更多地體現在服務的效率和準確性上。然而，當前我國高校并不十分重視這項工作，將其定位為輔助工作。由于缺乏足夠的重視，文件信息建設工作進展緩慢，相應的資金投入很小，嚴重制約了信息建設的正常發展。人事檔案不是一項性能出色的工作，工作人員可能會在一段時間內看不到具體結果，這就是為什么會進一步忽視的原因。實際上，人事檔案具有極高的機密性，其適用范圍受到限制并且不經常使用。這些原因并未引起人們對這項工作的重視，指定的法規沒有詳細的規則，只有一般說明和框架，難以起著指導作用[1]。因此，每個單位只能在本規定的指導下結合自身的實際情況，規定自己的管理規范，沒有統一的模型。因為沒有標準化的指南，所以很難形成普遍性。

1.2 人事管理人員工作素養亟待提高，工作效率較低

因為人事管理工作始終是未知的，大多數有能力的人才正在尋求更大的開發平臺的方法，導致了行業人才流失，最終導致了管理人員整體素質并未提高。目前，人事管理行業的檔案管理人員具有良好的敬業精神和審慎細致的工作，但是他們對互聯網技術提供的管理方法的變化并不高度認可。隨著當前我國高校互聯網技術建設的不斷推進，大量新鮮血液進入了檔案管理業務，新的工作人員通常在互聯網操作和網絡信息管理方面具有很高的專業素養，但工作人員缺乏文件管理方面的實踐經驗，需要工作人員不斷探索、練習并積累經驗。綜上所述，單一的人才結構已經很難滿足未來人事檔案信息建設的需要，現在需要能力全面的人才。

2 我國高校人事檔案信息化管理過程中的應用措施

2.1 加大高校人事檔案信息化管理工作，進行規范化管理

高校應將建立人事檔案作為整體發展戰略的一部分，并制定適當的監控措施。人事信息的構建是一個長期的過程，工作人員很難在短時間內獲得結果。同時信息內容也會實時更新，無論是技術更新還是軟件開發，都需要大量資金。高校不僅應在概念上給予足夠的重視，而且還應分配一部分用于建設硬件和軟件的專項資金。有關部門應提高管理價值，以加深整個學校對師生的理解，并在今后的學習和工作中合理使用，同時提供充分的理解和支持，并進行合作。積極配合相關工作，盡可能改善信息。系統效率其中，建立健全的管理體系是保證人事檔案信息安全的主要依據。為確保明確職責，應將職責分配給特殊人員，并應根據相關標準對電子數據和數字信息進行分類和歸檔，必須嚴格執行管理規則，同時還可以通過優化和整合現有資源，實現資源交換，形成兩部門之間的共同建設，促進兩門共同發展，從而使其具有更實用的功能，例如年齡結構、師資結構、數據分析，并獲得互補優勢[2]。

2.2 不斷提高高校人事檔案管理人員工作素養，提高工作效率

為了進一步提高管理人員的專業技能和職業素養，管理人員應當定期對工作人員進行培訓。解決管理人員工作疑問并提高解決技術問題的能力。高校還可以組織進行人事檔案信息建設方面取得出色成績的大學之間的工作交流，了解其他學校的管理創新，學習他們的建設經驗，并努力提高業務水平總結和不斷學習。同時，高校有必要進一步優化人才結構。人事檔案的管理要求高度機密，因此相關人員必須具有較高的整體素質，不僅要具有一定的專業能力，而且還要具有一定的工作素養，隨著當前我國互聯網技術建設的不斷推進，對管理人員的要求也越來越嚴格，現在需要的是復合型人才。高校不僅必須具有一定的行業專業知識和經驗，而且還必須了解計算機技術，維護網絡信息的安全性，并且只有在建筑環境中，高校才能勝任此項工作并確保有序發展。

3 結束語

綜上所述，高校積極開展人事管理信息化工作不但可以顯著提高績效考核的有效性和公正性，還可以使高校人事管理工作更加兼容，輔助工作人員實現人事信息的精確定位。此外，全新的高校信息化管理工作也有利于人事管理部門設計實用，針對性的培訓方案，激發高校人事管理人才的潛力。高校要積極引入合理的激勵政策，并完善高校人力資源規劃。因此，建立高效優質的行政管理體制，充分發揮其職能和作用。