淺談會議室信息化管理

摘 要 隨著國家對科研工作的重視，科研單位的視頻會議和線下會議也越來越多，進一步做好會議室的信息化管理及維護工作為推動科研單位業務的快速發展提供了有力保障，本文基于科研單位會議室管理過程中遇到的一些問題的分析基礎上，提出了一些可行性的會議室信息化管理建議，希望能為會議室管理和維護提供一些有用的借鑒。

關鍵詞 會議室;設施設備;信息化管理

前言

會議室是科研單位討論問題、接待客人、專題報告及大型活動等舉辦的重要場所。科研單位會議數量逐年增多，會議室的使用頻率較為頻繁，對會議室的使用要求也越來越高，這就要求會議室添置信息化設備，加強信息化管理，同時管理人員要具備較強的責任心，需要熟悉會議室各種設備的操作方法、會議室設備故障的排除及維護保養等工作，在會議中途突發故障情況下，能夠及時解決問題，確保會議的正常召開[1]。

1存在的問題

1.1 會議室使用頻率高，會議室使用分配不合理

目前科研單位科研任務多、來訪人員交流多、項目總結及驗收多，同時由于2020年疫情的影響，視頻會議也逐漸流行使用，多功能會議室的設施齊全、環境舒適，很多行政及課題組都喜歡使用多功能會議室，這樣就容易造成會議室使用緊張，會議室的設備使用過于頻繁，容易出現故障。

1.2 會議室管理缺乏信息化管理團隊

隨著會議室設備技術的不斷更新，現在會議室在用的一些設備逐漸需要淘汰，會議室再根據需求添置新信息化設備，這些新設備涉及的產家和型號等不用，與老設備存在兼容問題提，這樣容易造成會議室的設備使用和維護各不相同。

同時，目前大多數科研單位的會議室都是有辦公室或者后勤部門管理，由于科研單位辦公室或后勤部門工作任務繁重，會議室往往安排人兼職管理，不會安排專人管理會議室，而傳統上會議預定，使用部門喜歡電話預約，在會議多的情況下，會議室管理人員登記會議時容易出錯，同時也加大了會議室設備的管理和維護難度。

1.3 缺乏專業技術培訓，操作不規范

在日常會議室管理中，使用人員不按照規范操作會議室設備也是常見的問題，在使用會議室設備時，使用人員由于缺乏操作會議室多媒體設備如投影、電子顯示屏、音響、網絡等的技術培訓，對設備操作步驟不了解，違反操作流程，亂插亂拔電源，容易造成投影儀無法正常開關、電子屏模塊容易損壞、音響設備容易嘯叫、不能上網等故障。同時，也存在使用人員使用會議室后不關會議室設備電源等情況，使會議室設備一直處于開機狀態，嚴重損害了會議室設備的壽命[2]。

2會議信息化管理的改進措施

2.1 加強會議室的信息化分配使用

為了更加合理使用會議室，每個課題或者部門使用會議室前必須通過OA系統提交申請，填寫會議時間、會議需求及參會人數等要求，依據誰先申請，誰先使用的原則，經過會議室管理人員審批后方可使用，同時別的課題組或部門在OA系統上能看到會議室的預約情況，通過這樣的方式，可以有效地避免會議室使用時間上的沖突，提高會議室有效使用率。若臨時遇到所里重大會議與申請人的會議時間有沖突時候，由管理人員協調安排，如預約發生變更，申請人應及時通知管理人員，便于進行相應的安排。

2.2 購買信息化設備及加強設備使用培訓

會議室的設備較復雜，更新快，這就要求會議室設備管理員需要及時更新一些會議室信息化控制設備，如采用觸摸屏面板控制投影畫面的切換、話筒音量大小的調整、會議室燈具的開關等，會議室設備管理人員也要及時掌握會議室這些設備的操作流程。此外，為確保會議室設備的管理質量，可以通過請進來和走出去相結合的方式，加強會議室設備專業管理團隊的培養，定期邀請儀器維修人員到單位對會議室管理和使用人員開展技術培訓，講解不同型號設備的使用方法及出現簡單故障的解決辦法，減少設備的故障概率。科研單位也可以選派會議室管理人員去社會培訓機構進行進修，提升管理人員的技術水平和綜合素質，確保會議室的有序使用。

2.3 做好會前調試、會中保障工作

在會議開始前，會議室管理人員需要和使用會議室人員進行充分溝通，了解對方的需求，根據對方的要求做好會前調試工作，重點的調試項目包括：空調使用是否正常、投影儀是否正常、電子顯示屏是否正常、音響話筒是否正常、網絡是否正常、茶杯清洗及消毒情況、桌子椅子的衛生情況等等，在遇到重要會議時，會議室管理員需要親自在會議室現場負責會議室設備，并提前做好應急預案，在會議室設備出現故障等緊急情況時，有應急措施進行補救，確保會議的正常開展。

2.4 做好設備的維護保養工作

會議室設施設備的維護保養工作涉及面較廣，為延長設備的壽命，應認真做好設備維護工作：科研單位需要尋找一家維修技術過硬，服務好的企業作為會議室設備的維保單位，負責會議室設備的維保工作;會議室管理員在日常管理中應該樹立設備維保意識，在設備使用前后，管理人員應及時對設備進行檢查，保障會議的正常舉行;建立會議室設備的管理臺賬，對需要更換的設備零部件及時進行更換，確保設備的正常使用[3]。

3結束語

會議室管理是一份看上去簡單卻又復雜煩瑣的工作，如何有效管理使用好會議室是一項重要而復雜的工作。會議室管理員需要及時和會議組織者進行溝通，會前根據會議要求運用信息化的手段，做好會議室等登記及分配工作，引入信息化的設備并做好調試設備工作，會中能夠及時處理突發事件，會后認真檢查設備并對出現的問題加以總結，這樣才能做好會議室的管理工作，確保每次會議的順利進行。

參考文獻

[1] 史清華，湯偉，郎鑰.高校會議室多媒體設備的管理與維護[J].產業與科技論壇，2018，17（12）：239-240.

[2] 史清華，湯偉，王福剛.如何做好高校會議室的管理與維護工作[J].辦公室業務，2018（12）：104.

[3] 譚書旺.怎樣做好會議室管理工作[J].秘書之友，2009（6）：17-18.

作者簡介

李德高（1982-），男，浙江溫州人;畢業院校：浙江工業大學，專業：控制理論與控制工程，學歷：碩士，職稱：工程師，現就職單位：中國水稻研究所，研究方向：會議室等方面的管理。