企業數字化移動辦公探討

逯曉明 邱鴻廣

摘 要 隨著新冠疫情暴發，企業紛紛采用數字化移動辦公以保證企業在疫情期間可以正常運轉。本文探討了數字化移動辦公會給企業辦公模式帶來什么影響，并提出了數字化移動辦公轉型的建議。

關鍵詞 數字化辦公;移動辦公;新冠疫情引言

未來的企業辦公模式會是怎樣？新冠疫情對企業辦公模式與工作文化帶來了巨大的影響。一方面，新冠疫情加速了數字化移動辦公技術的推廣，企業員工辦公效率得到很大提升。疫情暴發后，釘釘、企業微信、飛書等數字化辦公平臺都迎來了十倍百倍的流量，用戶數屢創新高。各企業也是加大力度在企業內部推廣移動辦公工具，為員工居家辦公創造必要條件。另一方面，由于疫情，很多原來線下進行的各類活動不得不被迫轉為線上遠程進行。線上遠程會議，由于缺乏面對面的交流互動，實際效果都不盡人意。這也印證了，面對面互動交流對于保持企業創新性文化至關重要。

新冠疫情已經徹底改變企業辦公方式，開啟了數字化移動辦公的新紀元。傳統工作習慣要求員工必須在辦公室工作。將隨著數字化移動辦公的不斷深入推廣，傳統工作習慣將變成歷史。由于疫情防控導致的各類社交隔離措施，也使人們重新意識到面對面交流的工作環境的重要性。

可以確定，企業的辦公文化、領導力水平、員工能力，數字化辦公能力正在經受突如其來的疫情測試。許多企業的工作方式已經一夜之間改變，且再也無法回歸疫情前的狀態。新冠疫情了重塑公司的數字化辦公模式，建立起新的數字化辦公常態。

1數字化移動辦公可提升員工辦公效率

數字化移動辦公是許多企業在疫情防控期間，仍然保持正常運轉的保障。數字化移動辦公究竟只是居家隔離期間的特殊應急手段，還是會作為一個常態保持下去？

以歐洲最大經濟體德國為例，2018年調查顯示，德國有7%的勞動者在家辦公，這一比例接近歐盟10%的平均水平，但落后于北歐國家20%以上的比例。即使不考慮新冠疫情對數字化辦公的助推作用，在家辦公的模式在德國也變得越來越流行：根據Statista的調研報告，43%的德國公司預計未來5～10年在家辦公的雇員比例會上升。該報告還顯示30%的企業依賴數字化辦公模式。移動辦公模式在雇員群體里同樣很受歡迎。35%的受訪者表示，如果可能，他們愿意放棄現有的工作崗位，以便更靈活自由地移動辦公。

無論未來的數字化辦公模式是怎樣，已經可以確定，數字化辦公會面臨一些特定的挑戰。對于移動辦公的人來說，他們在工作和生活上沒有明顯分界。數字化辦公在帶來更多自由和靈活的同時，也要求員工有更大的責任心。管理層和員工必須共同探索出一套平衡工作和生活的工作方式。完全犧牲個人私生活時間的工作方式，對于員工的身心健康非常不利，是不可長期持續的。

雖然對于企業和員工來說，移動辦公有以上種種限制，但是它帶來的好處也很明顯。一項研究表明，企業讓員工自主決定工作的時間和地點，無論是在另一個城市，還是在午夜時分工作，都能夠提升員工的工作效率，減少工作狀態切換帶來的損耗，降低企業辦公成本。

哈佛商學院副教授Prithwiraj Choudhury的團隊對比了移動辦公的產出后發現，能夠通過移動辦公手段，在任意地點工作的雇員，比傳統的必須在辦公室才能開展工作的雇員，工作效率高4.4%。這項發現能夠很好地說明了靈活工作模式可提升員工工作效率。

2面對面交流仍然至關重要

移動辦公帶來的工作效率提升收益，會被缺乏員工面對面交流帶來的損益對沖掉。IT技術是未來新的工作方式的決定因素之一，但不是唯一的決定因素。數字化移動辦公如何高效地融入每個公司的工作文化當中，不是由IT技術決定的。數字化辦公模式的轉變，更多依賴于如何保持公司文化，以及保證員工們仍有面對面溝通交流的可能性。

人類是一種社交類生物，即使真的實現了移動辦公，人類天生擁有的社交互動的需求仍然需要得到滿足。疫情隔離期間的經驗表明，移動辦公雖然可以獲得工作效率提升，但是對于創新性思考這個難以量化的指標，卻因為在家辦公而被犧牲掉了。研究表明，在同一個房間共同工作的團隊，比遠程協作的團隊，能更快地找到解決問題的辦法。

與身邊的同事一起工作，更容易產生共鳴與協作，這是無法通過技術來實現自動化的人類的本能。人與人的面對面交流意義非同尋常，無法代替，這也是居家隔離辦公期間，員工最懷念的地方。公司領導、經理層、公司制度在很大程度上鼓勵員工之間面對面交流，是公司文化與員工滿意度的重要正相關指標。鼓勵面對面交流的公司文化，也將決定了更高的工作效率是否真的可能實現。

3結束語

不是所有采用了數字化移動辦公的公司都能獲得業務上的成功。成功實現移動辦公的企業，都有完善的流程制度，持續性地保證員工的社交需求得到滿足，沒有人因為移動辦公而感到被團隊孤立。這一點對于疫情防控常態化的當下，顯得尤其重要。想要完全利用好數字化移動辦公這個機遇，需要對數字化的工作方式進行正確引導。一個全新的數字化辦公新紀元將帶來諸多令人向往的收益。但是要把這個理想一步步實現，移動辦公必須能嵌入到企業文化中去，以確保員工面對面互動與協作的順暢。只有這樣，我們才能在提升工作效率的同時，保持企業的創新能力。

愛因斯坦說過，同一層面的問題，只有在高于它的層面才能解決。面對新冠疫情帶來的復雜性與不確定性的問題之上，是在個人、組織、社會層面的學習、重組、進化的機遇。

參考文獻

[1] 楊光瑤.互聯網+企業辦公：玩轉智能移動辦公就這么簡單[J].北京：中國鐵道出版社，2018：202.