檔案信息化中面臨的問題及規范方式

任紅利 胡彩紅

在這個物欲橫流的信息化時代，一切都在悄然發生著變化。大數據，大流量給各行各業帶來了很大的便利，這對檔案管理具有十分重大的意義。新的思路、新的傳播方式都可以從這里找到。但是，凡事有利就有弊，互聯網時代，雖然新的方式為人們提供了很大的便利，也帶來了很多安全問題。這就需要強大的安全機制來保障檔案信息的隱私以及相關內容。

檔案管理也是各機構一項非常重要的工作，管理好檔案對于整個工作查詢，資料收集整理都有關鍵的作用。從事這項工作的人必須具有良好的職業素養，管理檔案的環境，設備也需要有一定的要求，因為檔案管理的質量和水平會直接影響單位的對外對內服務能力和水平。目前，各行各業的檔案管理都存在一系列問題，病毒入侵，網絡卡頓，查閱不便，保密工作沒做好等等。

首先，電子化運作是檔案管理的常態，基本都實現了檔案信息化。事實上，很多人認為多裝幾個系統，利用文件密鑰傳輸就可以保證其安全性，但是也限制了檔案信息的獲取，使得很多檔案信息被固化在硬盤以及系統里。第二，由于缺乏一定的體制機制，檔案管理工作一般做的比較粗糙，缺乏合理的安排，在管理上，沒有明確的管理流程和標準。長此以往，工作人員的積極性都被磨滅了，效率低下。第三，在保管檔案時，一般都會設立專門的場所，但是場所和管理設備的標準不盡相同。有的地方缺少設施設備，有的地方場所功能混亂，這樣的情況不僅限制檔案管理工作的效率，更有很大的安全隱患！最后是工作人員的素養，特別是對涉密檔案的管理，保存至少需要兩人或兩人以上，人員不僅要專業，更要有嚴格的管理流程以及管理制度。

針對以上問題，就需要有一定的解決方案，不僅要從制度入手，還要嚴把制度關卡。更要嚴格分工，細化員工職責，加強人員篩查工作，保證人員的專業性和安全性。在檔案管理場所的設置上，嚴格把關，一定要禁止胡亂堆放檔案，混用管理場所等問題。還有比較重要的一個點，對內對外的檔案一定要嚴格區分，做好保密工作，確保檔案分類工作的完成！同時要建立健全檔案監督機制，重點管控涉密檔案，對于一般保密程度的檔案也要進行嚴格分工，專人管理。

在這個信息化的時代，不管是人員還是設備或是制度管理都需要跟著時代進行變革和調整，適應時代的才是最好的，但是要找到問題并且不斷完善，在利用現代技術的同時，將檔案管理工作做得更好更優質！