信息化時代下檔案管理工作如何與時俱進

吉祥潔

隨著21世紀之后信息化時代的高速發展，我們很多管理行為都開始從線下轉向線上，無紙化辦公的出現以及檔案信息化的管理模式正是代表了這一趨勢。處于如此的背景下，很多事業單位的檔案管理工作發生了翻天覆地的變化與轉型，過去的人力管理紙質檔案資料的形式已經慢慢被大數據控制數字化電子檔案所取代。

不過，這樣的轉變既有利也有弊，目前主要出現的弊端有以下幾個方面：一是外包監管嚴重缺位。很多檔案部門直接將檔案信息的數字化工作外包給專業機構，但是沒有去認真核驗外包機構的資質和人員信息，直接當起了甩手掌柜，對于檔案數字化的過程缺乏監管，容易發生泄密的風險。二是工作人員缺乏"兩識"。檔案資料實現數字化存儲之后，檔案資料的傳遞變得簡單且輕易，且不容易被察覺到被復制竊取的痕跡。所以很多檔案部門工作人員便抓住這一弱點，監守自盜。三是成果流轉"予取予求"。管理部門在監管檔案資料時沒有做好資料的流轉和登記，在資料出入庫和拆封的過程中缺乏交接，導致給"有心之人"提供了可乘之機。

那么，基于當前的問題，信息化時代，檔案管理工作如何與時俱進呢？

一、從檔案管理變成檔案服務

目前很多單位的檔案信息僅僅還是停留在管理的階段，沒有發揮出檔案資料的價值。其實很多檔案資料都是單位開展各類工作的經驗總結和沉淀，對于指導和修正當下的工作有很大的作用。為了發揮檔案的可利用性，檔案管理部門應該多以開放的心態去為查詢者服務，平時細心地給每一份檔案編好號，方便實時查詢。

二、從被動管理變成主動管理

檔案的信息化管理相比于傳統的紙質資料管理更加高效和高質量，所以說在追求效率的當下，檔案信息化管理的實施是時代發展的必然趨勢，在無紙化辦公的大環境下，資料的存儲與傳遞也會更多地在線上進行。因此，人們對資料的管理應該從被動管理向主動管理轉變。在管理檔案的過程中，檔案資料更新以后，就要主動在系統中進行展示，這樣就可以給查閱者帶來方便。同時還要注意延伸服務，讓人們在任何時候都可以進行檔案資料查詢和使用，提升資料管理的快捷性。

三、完善管理體制，實現信息化應用

由于我國的檔案信息化工作仍處于起步階段，我國目前的檔案管理制度在很多方面還較為薄弱，單位的重視程度也不盡人意。為了解決這些問題，應該著手于檔案管理制度的建立，明確每一個部門和崗位的職責，明確向上級表現出檔案資料的重要性，以獲取更多的資源與支持。檔案信息化的規則也應該提前讓整個單位的人員知曉，以免造成不必要的麻煩。