高校收費內部控制操作路徑探析

尤芳

摘要：文章根據近年高校收費出現的相關案例，剖析收費中存在的漏洞，探索解決的途徑。主要從學生學雜費和其他各種收費這兩方面，按照內部控制要求，分別從源頭、票據、系統安全、業務流程、收費方式等進行了解讀，旨在合理保證收費的真實、準確和完整，減少差錯和舞弊。

關鍵詞：高校收費；內部控制；票據；管理

一、案件回放

案例一：唐某原是某職業技術學院財務處收費會計。2007年至2011年期間，唐某在收取學生以現金方式繳納學雜費時，多次將學生繳款的正常票據私自作廢并補開小額票據，化大為小，貪污差額學雜費；將一部分學生的就讀信息修改為退學或者故意漏輸學生信息，化有為無，貪污全額學雜費。唐某利用上述手法作案88次，共貪污學雜費39.76萬元。

案例二：劉某原是某職業技術學院教師兼現金會計，檢察院調取其在擔任現金會計期間的賬冊時，發現入賬金額與票據金額基本沒有相符的，甚至整本記賬憑證和票據遺失劉某也“不知道”。經訊問，劉某交代，其收來的學生學費除少部分上繳財政賬戶外，剩下的都被放進自己口袋，家庭開支、個人消費都從中支出，相關票據也胡亂塞在抽屜里，因此，到底侵吞了多少學費劉某自己也說不清楚。

類似這樣貪污犯罪的報道屢見不鮮，其“成功”的關鍵原因之一是部分學校收費管理存在嚴重漏洞，收費全過程控制形同虛設。

二、操作路徑

收費是高校財務工作的一項重要內容，但由于財務部門人員編制少，有的高校沒有設置專門的收費科室，只配備一名工作人員負責全校的收費管理工作，開票、收款、記賬及各類統計都由一人完成，無法做到不相容崗位相互牽制，沒有形成收費全過程控制來有效防范差錯和犯罪行為發生。

如何在現有條件下，有效強化高校收費內部控制，堵住案例中出現的漏洞，筆者從學雜費收取和其他費用收取兩個方面，提出具體操作路徑，與大家交流共享。

1.學雜費收取的內部控制

目前大多數高校常規學雜費收取均通過計算機收費系統完成，所以要充分發揮和利用好收費系統實時、準確、快捷的功能，重點做好對學生所在專業、學籍管理，尤其是相關變動信息的通暢，從而確保學生應收款的動態正確。再加上日常的票據稽查、收費與財務系統的數據核對等措施，就能有效防范差錯和犯罪的發生。

（1）設立應收科目，從源頭控制收費的完整性

由于高校是收付實現制的核算方法，只反映實際收到的收費收入，對應收、已收、欠收等，收費系統中的數據與財務賬冊數據實現不了核對印證，一旦惡意篡改了收費系統中的數據，很難及時發現，就容易形成財務管理上的漏洞。而學雜費收入是高校最主要的收入來源，隨時掌握真實、準確的應收、已收、欠收數，既能客觀反映學校全年的收入狀況，又能及時催繳欠費，確保資金回籠。因此，建議對學生收費采用權責發生制的核算方法，通過“應收款”進行學生收費的核算與控制。

具體操作方法：

①根據收費許可證上的收費項目和標準，確定新學年學生的收費標準等收費基礎資料，并由多方確認審定。

②主管收費的會計根據實際學生人數和收費標準，統計核實學生每學年各項收費應收款總額表，交收費員用于收費，同時作為財務賬冊設置的應收款明細的依據。

③遇到變動需要調整應收款款時，須由教務處和主管收費會計簽批方可調整，如涉及學籍變動、宿舍管理部門涉及宿舍變動等，都要有相應的簽批流程，不得隨意調整。

④每月末，應由收費員之外的人員核對財務賬冊中的“應收、實收、欠收”與收費系統中的數據，如有差異，應仔細分析，認真查找。

具體賬務處理：

新學年開始前，根據核實的數據進行賬務處理：借：應收賬款—應收學費；借：應收賬款—應收代辦費；貸：應收賬款—學雜費。收到學生學費時：借：銀行存款；貸：應繳財政專戶款-學費。同時：借：應收賬款—學雜費；貸：應收賬款—應收學費。學生情況發生變化時，根據審核變動表，在賬冊和收費系統中同步調整應收賬款的數字。

這樣進行會計核算的好處，是可以將財務賬冊與收費系統中的數據隨時核對。既能實時掌握學生收費動向，又能最大限度地減少收費系統數據被人為篡改，保證資金安全。

（2）設置票據崗位，強管理確保收費的準確性

指定專人負責票據管理工作，嚴格執行票據的領用和核銷制度，經常性地檢查收費票據的管理情況。

①票據專管員可隨機從收費系統中進行抽查，重點查看中間是否有斷號情況，如有則須查明原因并及時處理。

②使用完的票據在繳銷時，票據專管員應復核票據金額和份數，確保開票金額與賬面金額相符，作廢份數是否與填報一致。

③在憑證復核中，重點關注從收費系統中打印的收費日報表，與所附收據記賬聯是否一一對應，以最大限度保證每日系統開票金額與實際進賬金額相符。

（3）完善查詢功能，用網絡控制收費的及時性

由于高校學雜費的收取，不僅要應對不同層次、不同專業的不同學費標準情況，而且還要處理調換宿舍、退學、復學、轉專業和國家助學貸款抵學費代收費等問題，一旦學生信息傳遞不準，極易造成應收款設置錯誤，出現漏收、少收學生費用或多設應收款。學校可以在信息化網絡平臺中，根據需要公開信息，使校領導、學工處、院系領導、輔導員以及學生能做到隨時查詢、掌握學生繳費情況，及時發現問題并督促改正，對收費管理起到監督作用，實現收費系統效用的最大化。

2.其他收費項目的內部控制

高校除了收取學雜費外，由于業務不斷發展，收費項目越來越多，如學生各類考級、專業證書考取等代收費，教師課題研究經費，培訓收費，對在校生提供相關服務收費，捐贈，學校租賃、校辦企業等相關收費。多樣化的費用項目，主管部門要求使用的票據也各不相同。目前高校行政事業性收費票據主要從財政部門申領，類型分別有收費收據、結算票據、捐贈收據。這三種票據均通過手工開具，如管理不善，極易出現違法違規行為。

（1）規范日常管理，及時回籠資金

每筆需要手工開具收據的收費，凡柜面交易的（匯款除外），均需要由繳款部門開出繳款通知書，列明繳款部門、收費項目、數量、標準、金額，由部門負責人和報賬員簽字，收費會計憑繳款通知書所列內容收費，將收費收據交繳款人，同時在繳款通知書回執聯蓋收訖章，交開出繳款通知書的部門留存，以便對方按期與財務核驗繳款數額。

繳款通知書記錄該款項入賬時間、入賬金額，能夠起到財務部門與繳款部門之間相互牽制的作用，能夠約束收費會計，防范收費會計私自修改票據金額、私自購買非法收據、收入不入賬等違法行為。

日常收費工作一般由財務部門負責完成，如因業務需要，有些部門需要代收費的，票據專管員應實時了解其收費情況，及時督促其到財務部門結賬。結賬時，收費會計要核對所收款項是否與繳銷的票據、繳款通知書上所列金額一致。工作中發現，有些部門經辦人員在多次收取費用后，沒有將所收現金及時交財務部門，而是將現金用個人賬戶存入銀行。這種現象可能造成資金在外沉淀，影響學校資金安全。

（2）完善業務流程，強化過程控制

票據專管員要按票據種類分類設置票據購領銷登記簿，詳細記載票據的購買、領用、繳銷情況。

①各院系及部門需要使用票據時，到財務處辦理申領手續，填寫領用部門、領用人、票據種類、票據數量、收費標準，交部門負責人簽字。

②票據專管員發放收據，需要對票據的使用范圍、收費項目及標準等內容進行審核后，方可憑完備的申領手續辦理，并遵循前票不清，后票不發的原則。同時，票據專管員應培訓、指導報賬員具體開具票據的操作方法和使用規范，避免出現違規現象。

③票據繳銷時，收費會計要逐本核驗，重點檢查所收款項是否及時足額交到財務部門、票據填寫內容是否規范。

（3）跟蹤逐筆資金，杜絕人為差錯

收費會計按月記賬后，由票據專管員按照收費會計已登記的憑證后面所附的原始憑證（記賬聯），順序登記每筆記賬聯的號碼和金額，同時注明所記錄的憑證號，利用Excel表的排序和計算功能，將票據歸類。依據該月繳銷的存根聯，與錄入的記賬聯核對，看金額是否一致，缺號的原因是否是作廢或未收款。此方法簡便宜行，能夠合理預防差錯。具體格式見表1。

（4）更新收費方式，減少現金收費

盡可能使用POS機、轉賬或銀行卡代扣方式收費，這樣既能提高收費工作效率，如出現差錯也方便查找。同時這些方式所收資金是直接轉入學校賬戶，預防了現金交易所帶來的公款侵吞、挪用等風險。

（5）健全管理制度，防范舞弊風險

高校應重視此項工作，審計、紀檢等部門不定期對財務處管理的票據和收費系統進行抽查，也可以每年規定一個時間對票據的購、領、銷進行徹底盤點，了解財務票據管理，以及收費管理上的效果和存在問題，做到發現問題及時解決。這樣在發現問題中找到管理漏洞，進而不斷改進管理，完善內控制度，增強管理水平，防范舞弊風險，保證國有資產安全。■

參考文獻：

[1]楊敏.加強高校收費管理？完善內部控制制度[J].商業經濟，2010（8）.