信息化背景下文書檔案管理工作的創新路徑

劉春雪

摘? 要：新時期的文書檔案管理工作，應當積極完成信息化建設，這是時代發展的必然結果，也是信息化背景下單位文書檔案管理工作發展的必然要求。實現文書檔案的信息化管理，能夠提升檔案管理工作質量，使文書檔案管理工作更具實效性，并提高文書檔案的有效利用率?；诖耍撐暮喴治隽宋臅鴻n案管理工作實現信息化建設的積極作用，以及文書檔案管理工作在信息化背景下存在的問題，探究了信息化背景下文書檔案管理工作的創新路徑。

關鍵詞：信息化? 文書? 檔案管理? 創新路徑

中圖分類號：G275.2 ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2020）07（c）-0016-03

The Innovative Way of Document and Archives Management under the Background of Informationization

LIU Chunxue

（Information Center of the Eighth Oil Production Plant in Daqing Field， Daqing， Heilongjiang Province， 163514 China）

Abstract： It is the inevitable result of the development of the times and also the inevitable requirement of the development of the management of documents and archives of the units under the background of information. To realize the information management of the documents and archives can improve the quality of the documents and archives management， make the documents and archives management more effective， and improve the effective utilization rate of the documents and archives. Based on this， this paper briefly analyzes the positive role of the document file management in the information construction， as well as the problems existing in the document file management under the information background. This paper probes into the innovative ways of the management of the documents and archives under the information background.

Key Words： Information; Documents; Archives management; Innovation path

1? 文書檔案管理工作實現信息化建設的積極作用

1.1 有利于提升文書檔案保存質量

在信息化背景下，實現文書檔案管理工作的信息化創新發展，能夠使文書檔案保存質量變得更高。檔案數據存儲在計算機系統中，解決了傳統文書檔案難以長時間完整保存的難題，使紙質文書檔案轉變成電子文書檔案。借助信息化技術，文書檔案從收集到整理，再到歸檔、管理和調閱，都可以在互聯網平臺上完成，所有過程均有嚴格的管理程序。這樣就減少了文書檔案資料泄露的可能性，從而全面提升文書檔案管理工作質量。

1.2 有利于提升文書檔案管理效率

通過互聯網信息化管理技術，改變了傳統文書檔案管理工作效率偏低、工作時效較長、工作強度較大等情況，極大地提升了文書檔案管理的工作效率。傳統文書檔案在歸檔過程中，需要先進行收集、整理、裝訂等工作，這一整套工作需要較長的時間才能完成。而通過信息化系統，能夠縮短工作時間，明顯提升了工作效率，這樣不僅降低了工作人員的工作強度，同時也減少了管理人員的費用成本。

1.3 有利于提升文書檔案的有效利用率

傳統模式下的文書檔案管理，只完成了對文書檔案的收集與管理工作，而對于文書檔案的利用效果卻不明顯，這樣就使文書檔案無法發揮出實際作用，僅僅停留在檔案保存和管理工作中。因此積極完成信息化建設，有助于提升文書檔案的有效利用率。相關人員可以隨時隨地完成檔案管理的相關工作，只要登錄信息化平臺后，即可完成對文書檔案的利用，不需要再往復進入檔案室，進而最大限度地發揮出文書檔案的內在價值。

2? 文書檔案管理工作在信息化背景下存在的問題

2.1 信息化建設仍然存在比較大的提升空間

在現階段的文書檔案信息化管理背景下，部分單位仍然為對實現文書檔案信息化管理的重要性有足夠認識，相關人力、物力、財力的投入比較少，這樣就阻礙了信息化系統平臺的建設效率。部分單位沒有設立信息化系統平臺建設專項資金，使得一些硬件設施和軟件系統仍未建立起來，或者系統平臺存在不夠先進等問題，從而容易給文書檔案管理工作帶來比較多的問題。

2.2 文書檔案管理工作人員的信息化技術水平有待提升

這一情況是目前文書檔案管理工作創新發展過程中比較突出的問題。部分單位的文書檔案管理工作人員雖然比較了解傳統文書檔案管理工作模式，但是對于信息化檔案管理技術的理論知識和應用技巧上存在一些空白，整體素質有待提升。另外，部分管理工作人員對于學習信息技術的積極性不高，這樣就導致這部分文書檔案管理人員無法良好適應信息化背景下的文書檔案管理工作，使信息化文書檔案管理系統平臺無法發揮出應有效果。

2.3 文書檔案信息化管理的保密措施有待加強

文書檔案管理工作中關鍵內容就是確保檔案信息的安全性，避免出現文書檔案內容信息泄露等情況發生。但是從目前的文書檔案信息化管理工作中可以發現，部分單位的文書檔案信息化管理的保密措施仍然有待加強。信息化系統平臺還缺少比較完善的防護措施，例如，防火墻軟件功能不夠健全，這樣就容易導致文書檔案容易受到外界不法人員的非法入侵，造成信息泄露。

3? 信息化背景下文書檔案管理工作的創新路徑分析

3.1 加強對文書檔案管理信息化建設重要性的認識

單位內部全體職工應當對文書檔案信息化建設有足夠重視，相關領導和員工要深刻理解其重要性，要在單位內部宣傳和普及，文書檔案管理工作的重要作用。因此單位內部要形成一種積極完成建設信息化系統平臺的氛圍，將推動信息化建設作為單位重要工作內容之一。單位相關管理人員應當將文書檔案管理的信息化建設，納入到單位日常管理和未來發展中，將其作為單位建設和發展過程中的重要組成部分，這樣才能確保文書檔案管理管理工作能夠盡快實現信息化，使單位的文書檔案管理工作能夠與時代相接軌。

3.2 積極構建完善的文書檔案信息化管理系統

單位要提升文書檔案管理質量，發揮單位文書檔案的作用最大化，必須要依托完善的文書檔案信息化管理系統平臺。因此單位要設立建設信息化系統平臺的專項資金，加大資金的投入量以及相關硬件設施和軟件系統的投入力度，可以由該單位出資或向上級領導單位申請。專項資金要做到?？顚Ｓ茫豢沙霈F挪用或占用等問題，一旦發現要嚴肅處理。也要讓相關的軟件設施和系統比較強的先進性，做到符合現代化發展要求。要定期完成對信息化系統平臺的維修檢測與升級，這樣才能使單位的文書檔案管理工作跟得上時代的發展腳步。相關人員想要調閱某一檔案時，只需要在信息化系統平臺中輸入關鍵字，即可準確地找到檔案的具體位置和詳細的內容信息，這樣便極大地節約了文書檔案管理人員的工作量。

3.3 進行文書檔案的分級管理

新時期的文書檔案管理信息化管理，應當從多個角度入手。要對不同類型的文書檔案，采取分級管理的措施，對于具有一定保密價值的檔案，應當適當提高檔案管理保密能力。例如，設置信息化系統平臺的權限，采取多級別密鑰防護措施，只有符合調閱權限的相關人員，才能查閱這類保密檔案。要設置完善的防火墻系統，一旦發現非法入侵行為，系統能夠自動管理并發出預警警告;當系統發現有私自下載文書檔案的行為或者超時登錄等行為，系統平臺能夠馬上關閉，這樣能避免發生檔案泄露等情況發生。而對于低級別員工想要越級調閱檔案時，需要向上級領導進行申報，當獲得審批后，方可進行查閱。

3.4 提升文書檔案管理人員的整體素質

文書檔案管理人員的整體素質與管理質量存在密切聯系。在信息化背景下，為了提升單位文書檔案管理質量，應當定期開展職工培訓工作。不僅要培訓基本的文書檔案管理理論知識，同時也要積極開展信息化技術培訓工作。單位還需要定期開展文書檔案管理人員的綜合素質考核工作，并制定科學的獎懲制度，對于考核成績良好的工作人員進行適當的物質獎勵或精神獎勵;相反對于考核成績不過關的工作人員，應當進行相應的處罰，這樣才能提高單位文書檔案管理人員的學習主動性，進而提升文書檔案管理人員的整體素質。另外，還要加強思想政治教育工作，要提升文書檔案管理人員的責任意識，這樣也能提高文書檔案管理工作質量。

4? 結語

在信息化背景下，文書檔案管理工作正面臨著比較嚴峻的發展形勢，實現文書檔案管理工作的創新已經刻不容緩。單位為了加快單位文書檔案管理工作在信息化時代下的創新，應當加強對文書檔案管理信息化建設重要性的認識、積極構建完善的文書檔案信息化管理系統、提升文書檔案管理人員的整體素質。這樣才能在發揮出信息化作用的同時，提高文書檔案管理工作的質量和效率。

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