淺談高職院校人事檔案信息化建設

邢翠香

【摘要】檔案管理模式由實體檔案向數字檔案轉變是必然的趨勢。本文探討了人事檔案管理信息化的作用，對現階段高職院校人事檔案信息化建設中存在的問題進行了分析，并以此為基礎闡述了加強人事檔案信息化建設的措施。

【關鍵詞】高職院校? 人事檔案? 信息化建設

人事檔案是個人人生閱歷的濃縮，是合理“選人用人”的重要依據。隨著高職院校的發展和人事制度改革的不斷深入，傳統的人事檔案工作已經無法適應新時代的發展要求。因此，加快對人事檔案管理工作信息化建設勢在必行。人事檔案的信息化是在人事檔案管理活動中應用現代信息技術，將人事檔案信息資源進行收集、整理，從而實現檔案信息的數字化存儲，即將檔案管理模式從以實體檔案為重心向以數字化檔案為重心轉變的過程。加快推動人事檔案信息化建設能夠促進人事檔案管理事業持續快速發展。

一、高職院校人事檔案信息化建設的作用

（一）有利于豐富檔案內容，節約成本。

紙質檔案的存儲需占用大量的存儲介質和庫房空間，耗費大量的人力、物力，而數字檔案可以在很小的存儲空間保存大量的信息，大大增加存儲量，從而使檔案管理的成本大大降低，還能記錄文字、圖形、圖表、聲音等各種媒體信息，

（二）有利于紙質檔案的保護

紙質檔案是最原始的證據材料，具有不可復制性，因此保護好紙質檔案非常重要。在傳統的人事檔案工作中，查詢個人的信息需要翻閱檔案原件，檔案每年要翻閱，有時還要反復拆裝、查閱和復印，造成紙質載體的磨損。實現人事檔案信息化管理后，查詢人員的信息可從數據庫中直接獲取，使檔案利用工作變得便捷。不用接觸檔案原件，減輕了對原始檔案的磨損，有利于紙質檔案的保護。

（三）有利于提高人事檔案的工作效率。

傳統的人事檔案管理主要是以手工操作方式為主，工作量大，效率低，查閱復雜，費時費力。人事檔案信息化后，查閱人事信息不用受時間和空間的限制，變得更加快捷、迅速。在做相關統計的時候，利用計算機的統計功能，不用耗費太多的時間和精力就可以完成，既能保證辦事的質量，又能提高辦事的效率。

（四）有利于實現信息資源的高度共享

人事檔案信息是各部門經常需要利用的重要資源。傳統的紙質載體不僅不便于攜帶，而且不利于傳遞，從而導致信息資源共享困難。人事檔案信息化就實現了檔案信息資源的共享，學校領導和人事部門可以快速、全面地掌握各級干部隊伍及全院教師的狀況等最新信息，為領導決策和人事部門“選人用人”提供依據，為人才資源的合理使用提供信息參考，充分發揮人事檔案的重要作用。

二、高職院校人事檔案信息化存在的問題

（一）人事檔案觀念淡薄，管理理念滯后。在我國高職院校中，受傳統檔案管理模式的影響，部分管理者對人事檔案信息化建設缺乏足夠的認識和理解，井沒有真正意識到人事檔案信息化的重要性和緊迫性。很多高職院校仍然使用單一的紙質檔案管理方式，由于管理體制不夠規范，人事檔案管理工作得不到重視。人事檔案的管理和監督權力存在爭議;此外，高校人事檔案信息管理模式仍然采取封閉管理，透明化程度不高，容易造成檔案失誤。這些問題的存在，嚴重影響了人事管理信息化的進程。

（二）缺少統一的建設規范標準。一方面電子文件歸檔制度不健全。電子文件的管理相對于紙質文件起步晚，沒有統一的管理標準，一旦管理不善造成的損失是不可逆的。另一方面電子數據冗余，信息共享難以實現。

（三）人事檔案管理人員專業水平有待提高。檔案的信息化管理是一個相對專業的系統管理工程。從我國高職院校目前的現狀來看，人事檔案的管理人員專業化程度處于初級階段，對信息化操作的基本技能掌握程度還不夠，導致高校人事檔案管理信息化長期處于低水平狀態。加強對高校檔案管理人員的業務培訓，調動高校人事檔案管理人員的積極性和主動性，才能提高人事檔案管理工作的有效性。

（四）人事檔案信息化系統不完善。目前，很多高校人事檔案管理工作還處于低層次管理層面上，沒有采用先進的科學技術手段開發和利用。而人事檔案管理人員的計算機僅局限于統計檔案數目和打印檔案目錄，無法實現對人事信息的篩選、排序、分類和統計，這種不完善的、低水平的信息化管理，直接造成人力資源的極大浪費，提高人事檔案信息的失誤率。不少高職院校自身的網絡安全意識和保密意識不強，沒有建立起安全、獨立的檔案信息管理系統，數據未及時備份，都成為檔案信息安全的隱患，因而很難保證檔案信息的完整性及安全性。

三、高職院校人事檔案信息化建設的措施

（一）完善管理體制，強化檔案意識。完善人事檔案管理制度，確保其更合理和科學，使人事檔案工作更加制度化和規范化。人事檔案管理人員要加強檔案管理工作信息化建設重要性的宣傳，提高各級工作人員對于檔案管理工作的配合程度。在材料傳遞過程中要嚴格按章辦事，使安全性和真實性都能夠得到保證。

（二）完善人事檔案管理制度，統一信息化建設標準。人事檔案管理制度和信息化建設標準是人事檔案信息化建設的基礎。建立健全科學合理的人事檔案管理制度，使檔案工作有章可循。制定統一信息化建設標準，如信息采集制度、審核制度、保密制度以及規范的信息采集流程等，以確保采集數據的準確性。

（三）建立高素質復合型檔案管理隊伍。人事檔案管理人員要具備扎實的檔案學理論知識，精通計算機和網絡技術。根據人事檔案管理的需要配備相應專業梯次的人才隊伍，建立人員培訓機制。不僅對人事檔案管理人員加強思想政治教育，而且要注重業務能力的培養，使檔案管理人員逐步成長為檔案業務知識全面，計算機網絡技術嫻熟的復合型人才。

（四）人事檔案信息化基礎設施建設。人事檔案信息化建設，一方面要加大對硬件建設的投入力度，實現網絡與計算機硬件設施的完善配置，為人事檔案管理工作的順利開展奠定良好的基礎。另一方面要建立標準化的檔案管理平臺和信息數據庫，實現人事檔案管理信息系統的開發和信息數據庫的建立。 要建立信息資源的安全保障體系，加強網絡安全保障設施建設，同時要處理好保密和共享之間的關系，在實現資源共享的同時確保檔案信息的安全。

四、結語。高職院校人事檔案信息化管理一項系統工程，涉及檔案管理、信息技術等方面，必須主動引進信息化、網絡化、無紙化辦公等先進理念，借助信息技術完善檔案管理體系，發掘人事檔案信息資源，推動檔案信息化管理工作不斷前進。

參考文獻：

[1]黃昆.高職院校人事檔案信息化管理研究[J].現代經濟信息，2019（08）：79.

[2]趙瑩.高職院校人事檔案信息化管理初探[J].勞動保障世界，2017（05）：58.