干部檔案管理工作轉型的探索

何倫剛

摘?要：隨著信息社會發展的深入，我們進入了信息化時代，各行各業特也都迎來了新的變革。信息化的浪潮對社會職業活動造成了很大的影響。本文以檔案管理行業為例，積極探索在如此新的時代背景下，檔案管理工作者如何應對干部檔案管理工作轉型。希望這些思考可以對行業的工作者有一定的啟迪，進而推動干部檔案管理部門工作的開展。

關鍵詞：檔案管理;新媒體;服務;策略

隨著互聯網信息技術的發展以及普及使用，大量的數據和信息需要借助電腦、網絡進行存儲、共享以及傳輸，大量的、重要性的數據資料如何進行管理成為檔案管理者的一個難題。互聯網的最大優勢在于成本低、實時發送、便捷共享，這對傳統的檔案管理工作來說是一個巨大的機遇，如果可以把我機遇、積極變革，就能夠完成工作的轉型，為檔案管理工作注入新的活力。為此，本文就新時期干部檔案管理工作的轉型原因進行了分析，并從以下四個方面探討有效的實施路徑，進而為干部檔案管理工作的有效開展提供新的思路。

一、干部檔案管理工作轉型的原因分析

1.思想傳統，忽視對干部檔案的管理

當下對干部檔案管理工作的開展仍然持有傳統的思想，對檔案工作重視不足，意識不到干部檔案管理工作開展的價值性，所以在這一部門的人員配備上不足，缺乏專業人員，大都都是一些兼職人員。再者，管理理念守舊，無法為大眾進行服務。最后，管理設備不夠齊全，且技術落后，檔案的打孔機已經無法正常打孔。并且信息技術沒有得到充分的使用，在搜集檔案材料時，依然處于人工的查找，所以辦事效率較低。總而言之，當下干部檔案的管理工作開展得跟不上時代的發展，同時影響了工作的開展。

2.模式守舊，無法高效服務于群眾

檔案管理部門一直采用守舊的管理模式開展工作，導致檔案管理部門的技術開發比較欠缺。再者，由于干部檔案的保密性，使得管理工作人員一直在檔案室工作，很少與外界進行交流，缺乏積極的宣傳，因此其他部門對檔案的管理工作不夠重視，影響了檔案管理的工作質量。由于模式守舊，很多工作人員無法將管理模式轉化為服務模式，使得在工作開展的過程中不注意材料的保管，且對于一些破損缺頁和書寫潦草及字跡模糊的情況，無法進行合理的處理，當發現檔案材料出現問題時，不能夠將其進行規范化和標準化的整理，最終導致檔案管理工作無法服務于大眾，失去了檔案管理崗位的價值。

3.人才匱乏，導致工作質量差強人意

由于干部檔案工作不能在短時間內出現效益，所以這一崗位在人員的安排上容易被人忽視，在人員的配備上進行精簡。因此，檔案管理部門的工作人員常常“身兼數職”，并且因為其他的工作而耽誤檔案管理工作的開展，辦事效率低，質量不過關。除此之外，在招聘相關的人員時標準過低，且在招聘完一批新人后進行短期的培訓，或者根本不進行培訓就開始參加工作，工作人員缺乏專業的理論知識和實踐經驗，導致在檔案管理工作的開展變成了被動的整理和查閱，進而使得整個檔案管理工作的開展變得繁瑣。除了上述問題以外，一些檔案管理部門為了削減支出，會聘請一些兼職人員來接手工作，由于檔案管理工作的特性以及任務的繁重，導致忽視了他們的專業培訓和及時的調動，使得兼職人員在頻繁的流動之后，新舊接不上茬，所以在一些工作開展到了半路后，就不了了之。有一些材料在未入檔案時被堆放，時間久了出現材料的丟失。

4.制度不完善，工作程序出現漏洞

由于制度的不完善，導致檔案管理部門之間缺乏及時地溝通，使得在接手檔案到入庫這段時間較長，因為工作人員流動性大，使得一些關鍵材料丟失，出現了工作漏洞。除此之外，由于審核制度不夠完善，一些人員在紙質版的檔案中弄虛作假，欺騙他人。最后，一些數字化應用的匱乏，使得干部檔案的管理工作開展得相當困難和低效，且工作開展得相當封閉，不利于檔案工作的開展。還有一些工作人員由于制度的不完善，在工作時不積極，工作狀態懶散。所以，干部檔案管理部門要對制度進行完善，進而減少了工作程序中出現的漏洞，幫助工作人員提高工作效率，最終能夠運用信息技術將復雜的、重復性問題進行解決，從而提供滿意的服務。

二、干部檔案管理工作轉型的具體措施

1.更新思想，提高對干部檔案管理的重視

信息技術的發展和運用，對現有的檔案管理工作模式帶來了一定的沖擊。我們必須首先更新自己的思想，提高對新媒體的重視，做好工作方式的轉變。對于事業單位的干部檔案管理工作來說，信息化手段尚未真正融入到檔案管理工作中，整體上來看工作方式依舊是傳統和陳舊的，服務理念也是死板、落后的，即便已經開始推行全自動化辦公系統，但是由于信息化程度低，檔案管理的工作效率依舊難以有效提升。在新的時代背景下，我們必須從思想上重視轉型，以互聯網技術的發展為契機去推動檔案管理行業變革，不斷提升我們的檔案工作效率。

新時代，不僅僅檔案管理的手段需要變革，我們的檔案管理工作內涵也需要不斷豐富和拓展，從而更好地滿足大眾需求，增強檔案工作的社會價值。特別是隨著時代的發展，在人事檔案材料的整理中，對于檔案的概念我們不能依舊秉持老一套的思想，而是應該在時代的發展中進行不斷豐富。如可以收集一些個性內容，將干部們的工作情況、工作業績、表現情況、任務完成情況、群眾認可度等內容收入其中，對于技術人員還可以將其學術和技術推廣成果材料歸納進去。除了一些文字性的材料，我們還可以介入二維碼，多樣化展示干部的信息，從而更新我們的“人事檔案觀”，讓人事檔案的內涵應得到適當的擴大和豐富。

2.提高水平，讓檔案管理更好服務大眾

雖然，在我們的干部檔案現代化改革中，出現了一系列的問題，但是只有我們利用實際的經驗去發現它，通過自己的思考去解決，不斷提升我們的工作水平，就能夠推動現代化的檔案管理工作模式越來越完善，讓檔案管理更好服務大眾。

首先，不斷提高自身的檔案開發與利用能力。在檔案管理行業引入新媒體、互聯網，我們就可以借助其優勢去對檔案進行開發和利用，從而開拓我們的信息渠道，讓我們的受眾更加廣泛和多元，從而提升我們的檔案利用率。

其次，不斷提高我們的宣傳能力。在檔案的宣傳推廣工作方面，以前我們都是采取線下宣傳的方式，這一反方式不僅僅效果不理想，而且成本比較高。在新媒體時代，借助新媒體，依托廣泛的互聯網平臺，積極利用微博、微信公眾號等介質我們來進行檔案的宣傳工作，不僅僅可以在短時間內完成大范圍的傳播，還可以更加精準找到我們的受眾。

再者，不斷提高我們的檔案存儲和安保能力。針對病毒的侵入和系統的崩潰，避免珍貴的、絕密的檔案信息泄密和丟失，我們可以采取定期光存儲的方式，利用光盤刻錄，定期將人事檔案的數據刻錄后歸檔保存備份，可以避免因計算機安全原因給人事檔案管理帶來的威脅。特別是大數據技術的引入，我們可以對大量的數據進行分析，從而干部的成長歷程和發展方向進行全面的了解分析，揭示不同年齡段、不同崗位、不同學歷員工的成才途徑，為干部職業生涯的設計提供指導和幫助，做到個性化定制，有利于對技能型人才、管理型人才以及技術型人才進行分類管理和培養。

3.人才培養，打造一支高水平工作隊伍

人才是組織發展的核心。目前，很多單位都存在檔案管理人員調動頻繁、兼職人員過多、業務培訓少等問題，人才隊伍質量不過關又怎么能夠保證工作的高效開展呢？為此，我們必須通過人才引進、定期培訓等方式，不斷提高檔案管理工作者的水平，從而提高檔案工作的質量。

一方面，我們要加強對工作者政治素質的培養。檔案工作具有機要性，這就要求檔案專業人員必須具備嚴格的保密觀念以及保密習慣，保證檔案信息的安全。檔案工作者只有保持初心、甘于清貧、甘于寂寞，才能做好這份工作、另一方面，我們要加強對工作者專業知識的培訓。檔案管理的業務性很強，要想做好這一個工作就要熟知國家有關政策和有關規章制度，了解檔案管理工作的整個流程，特別是要具備一定的計算機和網絡技術，才能夠保證檔案管理工作的規范化、程序化和高效化。

4.完善制度，加快管理工作的數字化進程

第一，完善制度，做好查漏補缺

為保證干部檔案管理的規范性和科學性，干部檔案管理部門要合理完善管理的制度。首先，保證各個環節和部門都能夠進行有效的溝通和銜接，通過聯系建立檔案信息搜集和傳遞的渠道，進而提升工作效率和管理質量。其次，干部檔案管理部門要完善審核制度。這一制度的建立是為了能夠確保干部檔案的真實性，進而堅持公平、公正的原則為選人和用人單位進行服務。最后堅持開放與保密相平衡的原則開展工作，既要提高干部檔案的利用率，又要保證干部檔案的保密性，進而獲得大眾的認可度。為了檢驗工作人員的專業性，檔案管理部門的領導者還要對工作人員的工作進行考核，定期開展專業培訓，保證每位工作者都能堅守崗位，提升自身的職業素養，豐富專業知識，擺正工作態度，進而將自身價值發揮到最大化。

第二，完成制度，保證檔案的數字化進程

信息化是當今社會發展的趨勢，要想保證干部檔案管理的信息化和科學化，干部檔案管理工作人員必須做到以下幾點：

首先，由于干部檔案的數字化量比較大，所以在掃描檔案信息時先從在職干部的檔案開始掃描，既要保證檔案的特殊性和保密性，又要保證檔案材料的清晰度。因此，在掃描的過程中要采用清晰度高的設備展開工作，并且統一保管電子格式的材料，最終使得檔案材料無遺漏，無丟失。

其次，建立數字化系統，對干部檔案材料進行收集、鑒別、歸檔、整理、轉遞等，通過專用網絡系統的構建，便于檔案的查詢。通過數字化系統的建立，相關的部門只要獲得賬戶名和密碼就可以通過網絡搜集到檔案的信息，這樣既可以減少紙張的使用，還可以減少檔案占用的空間，進而解決了紙張檔案的弊端，避免了弄虛作假現象的發生。

最后，建設檔案管理和推廣的平臺。為了擴大干部檔案的利用面和影響力，干部檔案管理部門可以拓寬信息化建設的渠道，建立網絡平臺。平臺中設計一些咨詢欄目，使瀏覽者通過留言對干部檔案提出的問題，而相關人員就問題做出回答，增加網絡平臺的黏連性。再者，可以在網絡上建立論壇，就檔案管理問題進行探討，并提出有效的建議，幫助干部檔案管理工作進行有效的開展。

總之，隨著知識經濟時代社會現代化的到來，干部人事檔案工作必須主動變革，并結合自身的實際情況對問題進行分析，進而結合當下的形勢采用先進的技術開展工作，順應新時期對干部檔案工作開展的要求，通過不斷地改進，為選人和用人單位提供準確、真實的信息。從而而體現干部檔案管理部門的價值，讓檔案管理工作走出庫房，最后以先進的手段來為大眾進行服務。當下干部檔案管理工作的轉型還不夠順利，仍需要結合當下的社會形勢和要求對管理模式、管理手段進行改進，最終確保干部檔案管理工作的高效性。

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