淺談高校學生檔案管理過程中的常見問題及應對措施

摘?要：學生檔案在高校推進教學改革的過程中逐漸發揮出重要作用，高校需要積極轉變傳統檔案管理工作思路，對現有的管理手段、管理制度以及管理隊伍進行改善提升。在具體實施過程中，高校需要將信息化技術應用到檔案管理工作之中，構建實用便利的信息化平臺，并完善相關管理制度，確保管理人員具備相應的工作能力，避免出現學生檔案管理混亂、信息丟失、信息泄露等問題，并不斷結合實際情況完善檔案信息，確保檔案能夠更真實、詳盡地反映學生的具體情況。

關鍵詞：檔案管理;高校;問題分析;信息化

高校需要對學生的檔案信息進行歸檔整理，并結合學生在校期間的表現對檔案信息進行補充和完善，確保學生在后續的就業工作中不會受到不利影響，能夠輔助用人單位快速了解學生的實際情況，為學生的發展起到推動作用。為此，高校需要正視管理過程中存在的觀念及手段落后等問題，確保結合現有的信息化手段對管理制度、管理隊伍等進行完善提升，確保學生檔案管理工作可以順利開展。

一、高校開展學生檔案管理工作的意義分析

完善的學生檔案可以反饋學生在校期間在學習以及日常生活方面的表現情況，對于學生的成長起到監督和引導效果，能夠促使學生在學校中具有更強的上進心和競爭意識，對于增強學生的學習成績和個人能力具有積極意義。同時，學生就業過程中會將個人檔案移交給用人單位，對于企業掌握學生的基本情況具有輔助作用。此外，隨著檔案涉及人員的增加，高校積累的檔案信息數據規模將逐漸擴大，可以輔助學校進行針對性的數據分析，確保在后續學生培養過程中能夠有效規避各類問題，提升高校教學質量[1]。

二、高校在開展學生檔案管理工作中的常見問題分析

（一）檔案管理信息化水平不足，管理觀念及手段落后

傳統的紙質檔案管理模式已經難以適應當前學生檔案管理工作的需求，難以滿足學生及管理人員實時查詢、補充檔案的需要。高校需要將現有的信息化技術、大數據技術等應用到檔案管理工作之中，構建更加高效、精準且節約紙質的檔案管理平臺，通過無紙化電子檔案為學生提供更優質的檔案服務，也可以有效避免出現檔案丟失或者查詢困難等問題。近年來，國內高校學生招收數量持續增加，傳統的檔案管理模式面臨著更大的工作壓力，部分高校雖然將信息化相關技術應用到管理過程之中，但是實際管理過程中依然存在較多欠缺，眾多先進的設備和技術難以得到高效應用，無法將檔案資源的價值充分發掘出來[2]。例如，部分教師為了在開學之前對學生的情況有所了解，往往會通過調閱檔案進行查詢，但是信息化不足的檔案管理系統無法快速、準確地為教師提供相關信息。此外，部分學生的檔案信息難以調取，往往會對學生的就業產生不利影響，企業在無法依靠檔案對學生能力進行評定的情況下往往會影響最終的招聘工作。

（二）未曾在制度中明確檔案的內容、標準及取用流程相關內容

部分高校所制定的檔案管理制度相對松散，存在較多的管理盲區，導致各院系檔案管理人員在具體執行工作時，往往存在重視程度不足的問題，導致管理過程相對松散，甚至存在學生管理自身檔案、檔案存放于檔案館等多種管理情況，導致學生在提取自身檔案的過程中存在較多困難，甚至因此出現檔案丟失等問題。同時，學生檔案涉及的種類相對較多，某些部門往往未能對學生的檔案信息進行及時記錄，產生檔案信息不齊全的問題[3]。例如，部分學生在校期間參與的文體、競賽相關活動，這些活動的結果因為管理人員的疏忽而未曾及時更新到學生個人檔案之中，導致后續無法進行查證，影響了檔案信息的可靠性。部分高校制定的檔案信息標注缺乏實用性，往往只是沿用傳統的檔案管理模式，將學習成績、身體狀況、學歷、政治表現等較為單一的信息記錄下來，難以對學生的個性化發展起到推動效果，對于用人單位的人才選拔也難以起到良好的輔助作用。

（三）管理人員專業性不足且流動性大，缺乏安全責任意識

檔案管理工作的順利開展離不開相關工作人員的支持，高校需要重視對管理人員綜合能力的培養，確保其掌握相關的業務技能，為信息化檔案管理工作的實施提供助力。然而，部分高校所選用的檔案管理人員往往由學生或其他非專業人員兼職，而且這些兼職人員的流動性相對較大，無法長時間開展檔案管理工作，導致高校在推行改革工作的時候面臨較多困難。在檔案信息安全管理制度不完善的情況下，部分管理人員往往為了提升工作效率，要求學生輔助整理檔案信息，學生往往會在這一過程中發現檔案中所記錄的學生家庭狀況、身體健康等隱私信息，產生隱私信息泄露的風險，甚至會在違規操作中產生檔案信息被修改等問題。同時，在學生檔案管理過程中，管理人員以及學生本人均缺乏重視，往往存在學生未按要求填寫檔案信息、管理人員未準確將檔案歸檔等情況，對后續的檔案應用、查詢、取用等工作產生不利影響。

三、高校開展學生檔案管理工作的具體策略

（一）進一步完善檔案管理制度標準

高校領導需要重視學生檔案對于學生發展以及學生管理的重要作用，始終將檔案管理制度的改進和完善作為一項常態化工作，將上級最新的精神和標準文件作為檔案管理制度的制定標準，確保管理制度具有更強的針對性和適用性，能夠結合學校的具體情況明確各項管理標準，確保檔案管理工作相關權利和責任落實到各級工作人員，避免產生管理缺失或冗余等問題，并對檔案內容標準進行合理規范，有效提升檔案管理的效率和檔案信息的實用性[4]。同時，高校針對提質增效的工作需求制定信息化檔案管理工作的制度標準，確保管理人員善用信息化技術，制作出查詢方案、安全可靠的電子檔案。此外，高校需要針對檔案管理人員制定相應的培訓考評制度，定期對管理人員的工作情況以及專業能力進行鑒定，并將考核結果與個人獎金、績效掛鉤，督促管理人員快速提升自身的業務水平，確保高校的管理工作能夠適應時代發展的需要。

（二）將信息化技術與檔案管理工作相結合

高校需要積極應用信息化技術將學生的個人檔案轉化為可在線上平臺實時、快速、準確查詢的電子檔案，有效提升高校檔案管理工作的質量和效率。在具體實施的過程中，高校需要對錄入標準進行明確規范，要求學生檔案相關文件的目錄與文件標題相對應并保證完整性。例如，在錄入錄取名單的過程中，高校需要將專業、姓名、年份、省份等相關信息完整錄入。同時，針對標題不明確的文件，電子檔案中要確保主題詞提煉的明確性，確保可以快速查詢相關文件。例如，在錄入學生休退轉復學相關信息時，檔案管理人員需要錄入涉及的機構名稱以及學生姓名等內容，避免出現學生查詢檔案信息的過程中，難以通過關鍵詞查詢到相關信息的情況。為了進一步推進信息化技術與檔案管理工作的融合應用，高校需要在檔案管理過程中通過網絡平臺等渠道及時掌握學生的思想動態，融合學生的各類需求對現有的管理模式進行創新改進，在師生及檔案管理人員的共同努力下構建一個功能完善、便捷可靠的檔案管理平臺。

（三）重視對檔案管理人員的能力培養

高校需要重視對檔案管理人員綜合能力的培養，在培養的過程中，高校需要從管理人員的思想覺悟入手，通過宣傳教育等手段提升管理人員的責任心和大局意識，避免出現私自修改檔案或未按要求錄入檔案信息等情況。其次，高校需要重點提升檔案管理人員的技能水平。一般而言，檔案管理技能主要包含專業技能、一般技能以及補充技能。其中，一般技能要求檔案管理人員掌握搜集、整理、修訂、利用、查閱以及裝訂等檔案相關的基礎技能;專業技能要求檔案管理人員能夠在工作實踐以及業務培訓過程中掌握檔案的鑒定、編研以及指導等能力;補充技能則是檔案管理人員適應時代發展的需求，掌握的信息化、大數據相關的技能，這要求檔案管理人員能夠對信息技術熟練掌握，可以將云計算、大數據分析等相關技術應用到檔案管理工作之中，實現文件目錄錄入、全文掃描、線上檔案應用、線上檔案歸檔等工作要求，確保信息化檔案管理工作模式的順利實施。

（四）加強對檔案信息安全管理工作的重視

為了避免學生檔案中的隱私信息泄露，高校需要重視檔案信息安全管理工作，確保由專人負責檔案的歸檔記錄相關工作，并嚴格按照制度標準的規范要求對檔案流程等相關過程進行詳細記錄，避免出現違規調閱學生檔案的情況。管理人員需要對檔案信息加強保護，高校也需要安排人員對信息泄露情況進行監督和調查，并對違規行為進行嚴懲。同時，在進行電子檔案管理的過程中，高校也需要合理應用數字加密技術，通過C/S系統或者SSL加密系統保證學生檔案信息的安全性;高校也可以通過數字簽名以及身份認證等手段有效阻斷非法訪問情況，還可以通過動態密碼、權限設定以及檔案編碼改進等方式，有效提升學生電子檔案信息的安全可靠性，避免對學生隱私產生不利影響。

結語：

綜上所述，高校需要加強對檔案管理工作的重視，正視傳統紙質管理模式存在的效率低下問題，對現有的制度標準和人員管理模式進行優化改進，將信息化技術、大數據處理技術融合到檔案管理工作之中，構建電子檔案以及相應的管理平臺，通過完善檔案管理相關制定并加強人員能力培養等方式，提升檔案管理工作的效率，確保檔案信息的實用性以及安全可靠性。

參考文獻

[1]?湯頂華.高校學生檔案工作的現狀、困境與出路[J].檔案與建設，2018（07）：85-86.

[2]?李全.基于高校的檔案信息資源共享工程推進機制研究[J].知識經濟，2018（24）：166-167.

[3]?栗華.談高校檔案管理工作存在的問題及對策[J].中國校外教育，2019（14）：157-158.

[4]?鐘虹.大數據背景下檔案信息化平臺建設的問題與對策研究[J].中國管理信息化，2019，22（08）：179-181.

作者簡介：王惠玲，1971.10，女，福建龍巖，漢，本科，檔案館員。