物業(yè)公司內(nèi)控管理與風(fēng)險(xiǎn)控制

摘 要 良好的內(nèi)部控制有利于企業(yè)防范管理風(fēng)險(xiǎn)，提升經(jīng)營(yíng)效率，實(shí)現(xiàn)發(fā)展規(guī)劃。本文立足于物業(yè)公司內(nèi)控管理全流程，結(jié)合物業(yè)公司業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，對(duì)物業(yè)公司的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)提出具體的內(nèi)控建議，從而有效防范風(fēng)險(xiǎn)，提升物業(yè)公司的財(cái)務(wù)管理水平。

關(guān)鍵詞 物業(yè)公司 內(nèi)控管理 財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)前，城市化、智慧化、數(shù)字化進(jìn)程不斷加快，物業(yè)管理市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)更加激烈。物業(yè)服務(wù)公司集中效應(yīng)不斷顯現(xiàn)，不少物業(yè)公司上市成功，房地產(chǎn)企業(yè)也在發(fā)展子公司提供高水平的物業(yè)服務(wù)。地區(qū)性《物業(yè)管理?xiàng)l例》相繼出臺(tái)之后，物業(yè)行業(yè)的服務(wù)不斷優(yōu)化，也暴露出了物業(yè)公司的許多管理問(wèn)題。加強(qiáng)物業(yè)公司內(nèi)部控制的建設(shè)和實(shí)施，提高其防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的能力和水平，才能實(shí)現(xiàn)持續(xù)高效發(fā)展。

一、物業(yè)公司的內(nèi)控管理現(xiàn)狀和問(wèn)題

物業(yè)公司的內(nèi)部控制貫穿于公司運(yùn)作的各個(gè)環(huán)節(jié)，將生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的每個(gè)環(huán)節(jié)都納入監(jiān)督管理體系中。但由于是新興的服務(wù)行業(yè)，再加上大多數(shù)物業(yè)公司規(guī)模都不大，公司的內(nèi)控管理受到限制。

（一）中小企業(yè)內(nèi)控意識(shí)淡薄，大型企業(yè)業(yè)務(wù)復(fù)雜、反應(yīng)慢

現(xiàn)階段，大型物業(yè)公司占比過(guò)少，小型企業(yè)的管理者對(duì)公司建立內(nèi)部控制制度的重視度不夠，對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)不夠完善。管理層對(duì)內(nèi)部控制的必要性和有效性也沒(méi)有全面的認(rèn)識(shí)。相比而言，大型物業(yè)公司內(nèi)部管理規(guī)范有較完善的內(nèi)控管理體系，信息化水平高，內(nèi)部控制監(jiān)督水平高，但因規(guī)模較大，項(xiàng)目分散，業(yè)務(wù)復(fù)雜多樣，反應(yīng)速度慢，內(nèi)控效果不能得到有效保證。

（二）內(nèi)部控制制度發(fā)展不健全，公司治理和組織架構(gòu)存在問(wèn)題

物業(yè)公司中多數(shù)拆分子公司或者地產(chǎn)公司專設(shè)公司往往不具備健全的公司治理和內(nèi)部控制的組織架構(gòu)，內(nèi)部控制制度發(fā)展也不健全。很多物業(yè)公司雖然設(shè)置了董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和審計(jì)委員會(huì)等，但各個(gè)機(jī)構(gòu)的工作和責(zé)任并未真正落實(shí)，企業(yè)的組織架構(gòu)老化，公司治理層工作缺位，內(nèi)控制度的流程自然也不能完整地在公司內(nèi)部正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）員工配合度不高，公司內(nèi)控管理缺乏有效監(jiān)督

作為特殊的服務(wù)型企業(yè)，物業(yè)公司日常業(yè)務(wù)涉及廣泛但瑣碎，信息收集記錄冗雜，員工溝通配合度不高，工作效率得不到提升，信息反饋也無(wú)法保證完善。公司內(nèi)控部門對(duì)公司經(jīng)營(yíng)管理的監(jiān)督也受到制約，內(nèi)部審計(jì)部門工作范圍不明晰，自身的監(jiān)督權(quán)威也沒(méi)有建立，內(nèi)控監(jiān)督無(wú)法實(shí)效運(yùn)行。

二、物業(yè)公司業(yè)務(wù)層面的重要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和控制措施

企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)貫穿于經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的全過(guò)程。完善的內(nèi)部控制流程和監(jiān)督有利于降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。下面以物業(yè)公司業(yè)務(wù)層面的重要風(fēng)險(xiǎn)為例，分析物業(yè)公司內(nèi)控管理的控制措施。

（一）業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)

為了平衡人力供需關(guān)系，物業(yè)企業(yè)部分服務(wù)會(huì)采用外包形式，便于公司更好地組織和協(xié)調(diào)服務(wù)。但外包企業(yè)提供服務(wù)不及時(shí)，服務(wù)質(zhì)量和專業(yè)化水平也難以考量，以及可能泄露物業(yè)公司拓展的新業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)。因而對(duì)外包用工、道德風(fēng)險(xiǎn)等要予以重視，要加強(qiáng)外包單位資質(zhì)審核，完善外包服務(wù)條款，外包合同應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)質(zhì)量，明確滿意度要求，完善服務(wù)費(fèi)結(jié)算方式等。

（二）收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)風(fēng)險(xiǎn)

物業(yè)企業(yè)中往往存在收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不同而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。比較顯著的就是收費(fèi)面積和收費(fèi)價(jià)格與合同約定不符，物業(yè)費(fèi)使用前、使用中收費(fèi)政策不同，水電費(fèi)數(shù)據(jù)不實(shí)等風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此，要通過(guò)信息化管理手段加強(qiáng)物業(yè)收費(fèi)數(shù)據(jù)管理，增加交付管理評(píng)定環(huán)節(jié)，及時(shí)更新房屋入住情況，確保收費(fèi)數(shù)據(jù)和合同數(shù)據(jù)統(tǒng)一，對(duì)減免事項(xiàng)一一核實(shí)。

（三）員工行為風(fēng)險(xiǎn)

物業(yè)企業(yè)有大量的服務(wù)人員，員工私自行為很可能導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)，主要負(fù)責(zé)人違規(guī)行為也會(huì)產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。例如，停車場(chǎng)門崗?fù)ㄟ^(guò)手動(dòng)方式，違規(guī)放行臨停車輛，私占現(xiàn)金收入等，也存在員工收費(fèi)錯(cuò)誤、經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)串通舞弊等風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此，要改進(jìn)系統(tǒng)權(quán)限，減少現(xiàn)金收付，推廣網(wǎng)絡(luò)結(jié)算方式，月末賬實(shí)核對(duì);嚴(yán)格執(zhí)行職權(quán)分離和崗位不相容等制度，必要項(xiàng)目嚴(yán)格落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)審批制，杜絕舞弊現(xiàn)象。

（四）業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)

公司經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中也會(huì)存在風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目招標(biāo)中可能存在供方瑕疵;工程進(jìn)行過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生材料不實(shí)、報(bào)價(jià)不實(shí)以及工程質(zhì)量問(wèn)題;租售業(yè)務(wù)中，合同簽訂、傭金管理、折扣管理各環(huán)節(jié)可能有漏洞;公司管理中，合同管理不善也會(huì)造成法律風(fēng)險(xiǎn)。

因此，公司上下應(yīng)該強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，嚴(yán)格審查投標(biāo)單位資質(zhì)，出具專門審查報(bào)告，采用黑名單制篩選合作對(duì)象;嚴(yán)格制定工程管理流程，全環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)監(jiān)控，嚴(yán)格把關(guān)工程質(zhì)量，落實(shí)“分級(jí)別驗(yàn)收負(fù)責(zé)”制度;公司合同專人管理，合同編號(hào)，空白合同、作廢合同記錄原因，合同使用、蓋章、歸檔流程缺一不可。

三、充分發(fā)揮財(cái)務(wù)部在內(nèi)控管理中的作用

隨著發(fā)展過(guò)程中業(yè)務(wù)范圍的不斷擴(kuò)大，物業(yè)公司治理中內(nèi)控的缺陷顯露。健全物業(yè)公司內(nèi)控體系，財(cái)務(wù)內(nèi)控不可或缺，對(duì)現(xiàn)行的財(cái)務(wù)工作提出了更高的要求。

（一）執(zhí)行內(nèi)控制度，更新和完善企業(yè)內(nèi)控全過(guò)程

物業(yè)管理工作要面對(duì)復(fù)雜的工作環(huán)境，需要更加完善的內(nèi)控制度。管理層和治理層組織架構(gòu)要明晰，各部門分工明確，協(xié)調(diào)協(xié)作，在公司上下?tīng)I(yíng)造合適的內(nèi)控環(huán)境，完善內(nèi)控制度建設(shè)和執(zhí)行。物業(yè)管理公司的內(nèi)控架構(gòu)應(yīng)該走出固有的模式，結(jié)合不同的物業(yè)公司的不同業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)控模式和流程的完善和執(zhí)行。

（二）加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，增強(qiáng)企業(yè)全流程內(nèi)控效果

建立數(shù)字化財(cái)務(wù)內(nèi)控系統(tǒng)，利用信息技術(shù)管理不同的業(yè)務(wù)流程，詳細(xì)記錄、共享信息，通過(guò)財(cái)務(wù)核算分析，確保公司收入、成本和利潤(rùn)得到正確的計(jì)價(jià)分?jǐn)偅岣哔Y金使用效率，完善財(cái)務(wù)內(nèi)控流程。不僅如此，信息化的建設(shè)還有利于對(duì)財(cái)務(wù)流程進(jìn)行監(jiān)督，防范錯(cuò)誤和舞弊的發(fā)生，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，完善企業(yè)內(nèi)控閉環(huán)，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)控效果。

（三）優(yōu)化財(cái)務(wù)預(yù)算管理和控制，提高監(jiān)督水平和利用成效

企業(yè)內(nèi)部管理的重點(diǎn)應(yīng)是全面預(yù)算管理。預(yù)算制度的有效建立和不斷完善也有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)資金運(yùn)轉(zhuǎn)、成本費(fèi)用的控制。實(shí)現(xiàn)全方位、全過(guò)程的監(jiān)督與控制，使企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)在事前、事中、事后得到全方位監(jiān)督，提高企業(yè)人力、物力、資金和時(shí)間的利用成效，更好地提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平。

（四）加強(qiáng)內(nèi)控培訓(xùn)，增強(qiáng)專業(yè)勝任能力和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

定期開(kāi)展內(nèi)控知識(shí)講座，通過(guò)案例分析，將全體員工納入財(cái)務(wù)內(nèi)控的管理范圍，使其明白財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范和遵守內(nèi)控規(guī)則的重要性。增強(qiáng)財(cái)務(wù)部員工的財(cái)務(wù)內(nèi)控意識(shí)，除了要對(duì)實(shí)際操作中容易出錯(cuò)的財(cái)務(wù)模塊進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)其勝任能力外，還要普及金融和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)知識(shí)，讓員工在意識(shí)和操作中遵照財(cái)務(wù)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制。

（五）健全財(cái)務(wù)內(nèi)控自查，完善財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)警示和應(yīng)對(duì)機(jī)制

財(cái)務(wù)部設(shè)置內(nèi)控專員，配合內(nèi)審，對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)控結(jié)果和全流程進(jìn)行監(jiān)督，定期對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)控進(jìn)行全面監(jiān)督。分析問(wèn)題，提出整改意見(jiàn)，向公司管理層報(bào)告評(píng)價(jià)監(jiān)督結(jié)果，逐步完善企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)警示和應(yīng)對(duì)機(jī)制，不斷提高公司的業(yè)務(wù)效率，減輕舞弊風(fēng)險(xiǎn)和流程風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前環(huán)境下，物業(yè)管理公司面臨的變革和升級(jí)很多。一方面，在房地產(chǎn)存量時(shí)代，物業(yè)公司仍然具有巨大的發(fā)展?jié)摿?另一方面，物業(yè)公司的內(nèi)部控制缺陷對(duì)公司的持續(xù)發(fā)展有重要的影響。物業(yè)公司必須重視內(nèi)控管理在公司治理中的重要作用。

物業(yè)公司對(duì)于財(cái)務(wù)內(nèi)控更應(yīng)該有更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。只有在科學(xué)完整的內(nèi)控系統(tǒng)中，許多財(cái)務(wù)問(wèn)題才能得到解決，物業(yè)公司才能不斷修正問(wèn)題，在內(nèi)外部環(huán)境變化中抓住機(jī)遇，創(chuàng)造新的增長(zhǎng)點(diǎn)。

（作者單位為華潤(rùn)置地<北京>物業(yè)管理有限責(zé)任公司無(wú)錫分公司）

[作者簡(jiǎn)介：黃卉（1978—），女，江蘇無(wú)錫人，本科，會(huì)計(jì)師，研究方向：財(cái)務(wù)管理。]

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