餐飲企業的采購環節內部控制制度研究

張化軍

摘 要 隨著社會的不斷發展，人們的生活水平不斷提高，尤其是在飲食方面，人們的追求正從“吃得飽”慢慢變成了“吃得好”。而作為傳統服務行業之一，餐飲業日漸成為了消費市場中的重要參與者。尤其是一些餐飲企業，順應時代發展，謀得了一份出路。為了規范餐飲行業，使其健康發展，需要加強餐飲企業的內部管理。本文以采購環節為切入點，分析當下餐飲企業的采購流程、常見的風險以及風險的控制措施，希望能夠對餐飲企業的健康發展有所幫助。

關鍵詞 餐飲企業 內部控制 采購

近年來，我國居民的生活水平有了顯著提升，從解決溫飽逐步向全民小康跨越。餐飲行業也慢慢轉型，特別是最近幾年，餐飲企業如雨后春筍般大量涌入市場，使得餐飲行業的內部競爭非常激烈。企業為了在競爭中立足，并且獲得長遠發展，必須加強企業管理，尤其是內部管理控制。采購環節作為餐飲企業內部管理的重要一部分，其內部控制落實情況直接影響企業的運營狀況。因此，采購環節的內部控制工作非常重要，需不斷更新完善，才能使企業在市場中獲得一席之地。

一、內部控制制度

內部控制制度由管理層等人員設計并執行，有一套成熟的流程，能夠有效保證財務報告數據的真實性，大大提升企業經營效率，保證企業運營中各項工作嚴格遵守法律。餐飲企業的采購環節業務量眾多，工作量非常大，流程煩瑣，涉及資金流動，并且容易出現管理疏忽。因此針對采購環節的上述特點，企業根據實際情況，對業務流程以規定的方式制定了相關的政策，并且要求工作人員嚴格遵守，互相監督，使采購環節的工作規范、標準、有據可循。值得注意的是，在制定采購環節的內部控制目標時，需要綜合考慮企業的總目標。具體來說，采購人員在采購時，要根據廚房和客戶的需求制定采購計劃，以滿足正常的營業需求;同時盡可能控制進貨價格，使其處在一個合理的范圍內。

二、餐飲企業的采購流程

（一）請購

餐飲企業與其他的企業不同，其原材料在新鮮度、質量安全等方面要求非常高，常見的原材料多為蔬菜、調味品、蛋肉類、飲料等。出于新鮮度、安全、口感等諸多方面的考慮，餐飲企業幾乎每天都需要采購，而且采購的類別眾多。由于市場價格浮動較大，加上采購活動頻繁，所以采購環節工作人員的工作強度非常大。采購環節的工作人員不能有所松懈，要根據廚房的物資需求合理采購，科學制定采購計劃，也可根據以往的采購經驗，提前制定一部分采購計劃。隨后，將采購計劃交由管理部門審批，審批通過后才可采購，不得擅自采購。

（二）訂貨

訂貨環節是采購環節中影響因素最多的一個環節，因為很難做到對采購時的價格控制。造成這種情況的原因主要有兩方面：一方面，有些采購人員的職業素養不高，貪圖小利。有些供貨商正是抓住了采購人員這樣的心理，以利益誘惑，獲得長期合作或者哄抬成本獲取更大利潤。采購人員收取回扣后會內部操作，將這部分錢算在采購成本中，無形中增加企業的運營成本。另一方面，受市場客觀因素影響，餐飲行業采購的物品與其他行業不同，大多是一些新鮮的蔬果蛋肉等，這些物品的市場價格浮動非常大，受季節、氣候、地區、節日等影響都非常大，因此其價格很難控制。采購人員在采購時，在保證供應充足的前提下，可適當增加采購次數，將每次的采購量都控制在一個合理的范圍內，這樣原材料的儲存量將大大降低，采購所占用的成本也能大大降低，有效節約企業成本。同時，這樣也能保證原材料的新鮮和安全，對企業的口碑大有裨益。

（三）驗收

即使其他環節的工作完成得再出色，如果在驗收環節松懈了，那么最終的后果同樣嚴重。餐飲行業的生產成果是供食客吃的，原材料有腐敗、污染甚至儲存不當造成食材本身具有毒性等，都是非常嚴重的質量問題。餐飲企業一旦出現了質量問題，會直接威脅企業的生存。因此為了保證整個采購過程的工作不白費，要對采購進行嚴格的驗收。餐飲企業應安排驗收人員進行驗收，并要求持有貨物明細單。對于采購物品的數量、大小、價格、品質、交貨時間都要仔細查驗，確保其與合同規定一致。驗收完畢后，按照流程要求填寫驗收資料，隨后將相關資料交由會計部門審核，確保無誤后付款。

（四）付款

經驗收人員對采購物品進行驗收后，財務部門的工作人員應該仔細核對請購單、發票、貨單。對于免稅的農產品，如蔬菜蛋肉等，以及可抵扣進項稅額的副食品，如米面油之類，財務人員要及時進行減稅，為企業節省運營成本，避免不必要的花銷。同時，財務人員應針對企業的實際情況，考慮資金占比、賒銷限度，和供貨商及時溝通，為企業爭取到資金上的最大緩沖時間。付款環節雖然是采購環節的最后一個環節，但是其重要性不言而喻。其雖然沒有實際參與到采購中，但是在幕后為采購提供了重要的支持，是采購工作有序開展的重要保證。

三、采購環節的風險

餐飲企業的采購業務環節較多，各個環節均有可能出現風險，都需要及時把控。餐飲企業內崗位、人員眾多，工作人員的工作素養難以把控，難免出現一些工作人員利用職務之便，收取回扣，甚至弄虛作假，給企業帶來巨大的損失。同時，一些工作人員因為工作經驗不足，預判能力不行，工作未嚴格按照標準開展，造成采購計劃不合理，也會給公司帶來不必要的風險。因此，在制定請購單后，需要相關工作人員進行嚴格審批，避免不必要支出。

在驗收時，要嚴格按照相關流程，不能懈怠。一些采購人員為了牟取私利，可能會低價購買一些質量不佳的原材料，卻以合同價格上報，從中謀取差價。如果驗收人員沒有嚴格按照標準進行驗收，只是簡單走過場，就會給居心不良的采購人員提供可乘之機。餐飲行業最忌諱的便是原材料問題，一旦出現問題就是大問題，甚至直接威脅企業的生存。財務部門同樣是風險的高發部門，有些會計在賬目上標記已付款，供應商卻未收到相關款項，會計私自挪用資金，雙方賬目便會出現紕漏。

四、控制風險的措施

（一）各個部門各司其職

企業內部工作混亂、存在工作漏洞，在很大程度上和企業內部分工不明確有關。只要做到企業內部各部門各司其職、權責明確，就能有效防止工作人員為了一己私利與他人勾結，非法牟取公司利益。尤其是廚房工作人員不能參與采購事宜，會計不能參與供應商合作環節。同時，各個部門各司其職，也能夠大大提高工作效率，避免出現問題時互相推諉。