貿易公司內部控制監督相關問題及應對措施

陶玉萍

摘 要 貿易公司業務覆蓋面大，組織結構和財務資源相對分散，風險源類型多樣且分布范圍廣，強化對內部控制體系的監督，客觀評價其有效性并進行動態優化十分重要?；诖?，本文在深入分析貿易公司運營特點和內部控制要求的前提下，探討如何通過完善風險評估與績效考核機制，優化業務流程，強化內部審計監督，實現對貿易公司內部控制機制有效性、合理性的動態監督、評價和優化。

關鍵詞 內部控制 評價監督 貿易公司

一、內部控制監督的重要性

（一）內部控制概述

內部控制機制是公司應對復雜的外部環境，有效防控經營風險，提高經營管理水平，促進自身可持續發展的基礎。其原理是從動態完善公司內部管理機制出發，通過構建科學的管理制度，運用一系列科學方法、技術和措施，形成內部權力制衡與緊密協作，客觀評價、有效監督和防控各類風險，保障經營管理目標的實現。有效運轉的內部控制機制由內部環境、風險評估、控制活動、監督考核、信息溝通等要素構成。良好的控制環境可以賦予公司管理體系動態自我調適、優化的能力，在經濟活動過程中，對外部環境與內部經營條件的復雜變化作出快速回應。

（二）內部控制監督的重要性

監督考核是內部控制要素中非常重要的環節，對維持內部控制機制的有效性起到了決定作用。內部控制監督以對不同對象績效考核為基礎，實踐中由內部審計、財務等部門相關人員依據公司的管理制度，按照既定的績效考評標準和具體測評方法，評價各崗位、部門的工作績效，或者考核、審計具體經濟活動的成本和效益指標。一方面，將考評結果作為落實公司獎罰條例、激勵措施的依據，形成對各部門及崗位人員履職行為的有效監督和約束;另一方面，在考核、審計的過程中，可以及時發現公司內部控制體系的弱點并找到原因，通過完善管理制度、優化工作流程或加強對重要風險領域的監督等措施，對其予以強化。

二、貿易公司內部控制監督的難點

（一）組織結構與業務流程復雜多樣

監督公司運營狀況，對內部控制成效進行準確評估，需要完善的管理機制，但貿易公司通常采用集團化運營的模式，實體店、分支機構較多，而且涉及的業務類型多樣。加之貿易公司的商品采購、合同簽訂、銷售等業務活動，涉及非常復雜的法律、稅務專業問題，這加大了貿易公司內部控制評價和監督的難度[1]。此外，貿易公司為了滿足客戶要求并在競爭中勝出，對業務處理效率的要求十分嚴格，使得基于標準化流程與嚴格的審批、考核等制度的內部控制極易與之產生矛盾。在實踐操作中，相關崗位人員為了達成業務指標，確保按時履行合同，容易出現違反程序和管理制度的行為，給監督和優化內部控制帶來了困難。

（二）風險源分布廣泛且多樣

內部控制的主要作用之一就是防控風險，有效識別風險源并將之納入監督控制范圍是內部控制監督的核心工作內容。而貿易公司的業務特點、運營環境決定了其風險源多且分布廣泛，在評價內部控制的有效性時，構建指標體系、確定評價標準、制定控制措施都有很大的難度。在市場高度開放、在線交易平臺非常完善的背景下，大型貿易公司多涉足跨行政區域和跨國交易，不同類型的商品、技術的交易牽涉的法律、稅務問題非常復雜，在簽訂和履行合同的過程中存在諸多關鍵節點，負責風險評估和監督的人員需要具備非常全面的知識和豐富的實踐經驗。

（三）內控意識淡薄，內控機制與考核脫節

公司管理者、員工缺乏內控意識，內控機制形同虛設，流于形式。公司發現問題、漏洞時才補充、完善制度，未及時梳理、修改制度、流程、內控手冊，也未組織員工培訓、學習內控知識?？己藱C制不健全，未與公司績效考核掛鉤，給內部監督工作帶來困難。

（四）內部控制制度執行力不足

在組織結構分散且業務類型各異的情況下，貿易公司與其下屬單位之間的聯系相對松散。盡管母公司針對不同類型的分支機構有統一的會計核算標準、財務管理制度和規范化的管理流程，但由于空間跨度大難以形成有力約束，難以有效約束下屬子公司及實體店員工的履職行為，極有可能無法及時發現內部控制體系的疏漏，導致內部控制制度不能得到全面執行。此外，為了保障下屬單位的運營效率，貿易公司往往會賦予其子公司一定的權限，并且運用內部審計、會計核算等手段加以監督。這種側重于事后監督考核的模式盡管有一定的約束力，卻存在無法實時洞察違規行為并避免造成損失的問題。

三、應對措施

（一）完善信息化管理系統

針對貿易公司規模龐大、財務資源分散、業務覆蓋范圍廣的問題，為了實現對公司內部控制的有效監督，應在現有的ERP（企業資源計劃）系統的基礎上，構建一體化的信息管理系統。首先，整合集團內部各部門、單位的信息化管理系統，統一會計信息和業務數據處理口徑和標準。構建采購、銷售、財務、客戶管理等基礎數據庫，在線生成、更新和共享相關信息，為開展會計核算、風險評估、審計等工作提供具有時效性的準確數據。其次，完善ERP系統財務管理模塊的功能，實現對預算、現金收支、費用報銷等重點事項的在線監督審核，全面監控貿易公司資金、信息與物流的變化情況，解決執行內部控制制度與保障公司日常業務處理效率之間的矛盾。

（二）完善風險評估與績效考核機制

為了有效識別和控制復雜多樣的經營風險，首先應結合貿易公司各類業務流程的特點構建風險矩陣，對不同類型的風險源進行定性、定量評估，根據其影響大小、發生概率的高低明確防控策略[2]。其次，針對存在較高風險的業務流程關鍵節點設計有效的控制措施，通過完善相關制度和明確審計、財務、業務人員的責任，對業務合同簽訂、采銷、物流、工程物業、應收應付款管理等環節進行有效的監督和控制。最后，圍繞全面預算管理完善貿易公司的績效考核機制，在現有指標和規范的基礎上，增加可以反映經濟活動效益或預算計劃執行成果的指標，用于評價內部控制成效，以便在考核部門、人員績效的同時，準確判斷內部控制有無弱點，必要時可以制定和執行優化措施，保證內部控制持續有效。

（三）強化內部審計與全員內控意識

內部審計是貿易公司強化內部控制監督作用的關鍵，針對目前審計活動因偏重于事后而不利于風險防控的問題，貿易公司首先應完善內部審計機構的職能[3]。監督內控落實、經營活動評價、資金安全、經濟責任離任審計，針對合同管理等重點環節實施全過程審計監督，覆蓋主要條款擬定、合同簽署到執行的過程，確保業務和財務部門規范執行公司的內部控制制度。其次，優化內部審計人才結構，引入熟悉國際貿易規則和公司業務覆蓋區域的稅務、法律及金融政策的高端人才，采用更為科學的審計方法，或將重點審計項目委托給第三方專業機構，由其運用貿易領域的專業優勢，對公司的內部控制作出客觀評價。最后，全員重視內控，完善制度、風險控制點、內控手冊，優化流程并組織全員培訓，將內控工作納入公司績效考核機制，做到全員內控，提高公司的內控管理水平。

（四）動態優化業務流程及內部控制制度

在跟蹤評價和監督的基礎上，根據會計核算與審計結果，貿易公司必須對內部控制存在問題的環節進行改進。首先，績效考核、成本分析、內部審計等評價監督工作中發現的問題，應分析其產生的原因并追溯具體的業務流程，找到業務處理程序和管理制度的弱點或漏洞，再制定針對性的優化措施。其次，要對修正和強化后的內部控制相關環節進行重點監督，根據后續業務處理過程中相應環節的運轉情況，確認優化措施的有效性[3]。

四、結語

雖然理論上內部控制機制的運行原理并不復雜，但在實踐操作過程中，不同類型公司的控制環境、風險源類型及特點、業務流程等因素千差萬別，要想確保內部控制不失效，必須有針對性地評價和監督考核機制。對于組織結構復雜、時常涉足跨國業務的貿易公司而言，只有依靠信息技術提升內部控制監督的效率和質量，針對關鍵控制節點制定有效的跟蹤監督措施，才能保證內部控制機制的持續有效。

（作者單位為銀川新華百貨商業集團股份有限公司）

參考文獻

[1] 丁香.貿易企業內部控制存在的常見問題及對策[J].中國國際財經（中英文），2018（03）：11-12.

[2] 李方哲.貿易企業內部控制存在常見問題及對策[J].中國國際財經（中英文），2017（22）：4-5.

[3] 賀艷輝.對貿易企業內部控制存在的問題和對策研究[J].品牌：理論月刊，2015（09）：101.