人事檔案數字化問題的研究

田田

摘要：人事檔案數字化是檔案管理工作中的一項新內容，不可避免地會遇到一些新情況、新問題。比如，數字化檔案數據庫建立、數據掛接、數字化質檢、數字化檔案信息安全性和保密性技術問題等。筆者結合工作實際，針對這些問題做了研究分析和總結，利于及時解決工作中的一些技術和管理問題，為今后檔案數字化工作順利開展提供參考和有益啟示。

關鍵詞：人事檔案;數字化;檔案信息;解決措施

Abstract：The?digitization?of?personnel?files?is?a?new?content?in?the?work?of?archives?management，?which?will?inevitably?encounter?some?new?situations?and?problems.?For?example，?the?establishment?of?digital?archives?database，?data?linking，?digital?quality?inspection，?digital?archives?information?security?and?confidentiality?technical?issues.?Combined?with?the?actual?work，?the?author?makes?a?research，?analysis?and?summary?on?these?problems，?which?is?conducive?to?timely?solving?some?technical?and?management?problems?in?the?work，?and?provides?reference?and?beneficial?enlightenment?for?the?smooth?development?of?archives?digitization?work?in?the?future.

Key words：?Personnel?files;Digitization;Archival information;Solution

人事檔案數字化，是檔案資源的是深度開發，其根本的目的就是實現檔案利用的最大化，將“死檔案”變成“活資源”是其最突出的作用體現。檔案的數字化實現了數據的網絡共享、縮短了檔案文件查閱的時間、有效的保護了紙質檔案的安全、提高了檔案利用率且便于保存。所以，檔案數字化是社會發展的需要、是政府工作的需要，更是檔案業務的需要。通過系統梳理人事檔案數字化的相關文獻[1-4]，研究發現它們尚未系統探討檔案數字化的關鍵技術問題、管理問題及措施，因此全面、客觀地認識人事檔案數字化面臨的問題，積極采取有效的措施，對于順利推進人事檔案數字化工作具有十分重要的意義。

1.人事檔案數字化涉及主要技術問題及解決措施

1.1數據庫建立

數據庫的建立是檔案數字化過程的關鍵，也是值得注意的問題之一。一旦數據庫數據存在信息錄入不規范、不準確或結構有偏差現象，對檔案數字化加工的整體效果都會造成巨大的影響，增加資源共享的難度。因此，應根據檔案數字化管理軟件的要求和《檔案著錄規則》（DA/T18） ，對檔案形成的目錄逐條錄入，并且文字準確、無漏條、漏項、漏字情況。數據庫選擇應考慮可轉換為通用數據格式（通常為xls）， 以便于數據交換。

1.2數字化掃描

根據人事檔案原件實際情況和數據庫為依據，利用專用掃描設備將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一份圖象文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中該份文件的頁數是否一致，圖像文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。根據數字化技術指標要求，需設置掃描模式為彩色掃描、圖片分辨率至少300dpi、圖片存儲格式為JPEG。

1.3數據轉換

按照檔案數字化管理軟件的要求利用手工錄入或配套的外部轉換程序，一次性完成目錄與原文的匹配轉換。

1.3.1 手工錄入

根據檔案數字化管理軟件的要求，手動建立指定文件夾，將掃描后的圖片粘貼至相應的子文件夾下并按要求更改圖片命名。

1.3.2 批量轉換

根據檔案數字化管理軟件的要求，按照檔案分類的邏輯，利用日常的OFFICE工具中的VBA編程功能，自主研發出數據轉換程序，實現了文件自動歸類，同時自動建立文件夾，按照既定規律，將圖片文件分別移動至指定文件夾。

1.4數字化質檢

檢查數據庫錄入信息是否準確，檢查數據庫對應的原文是否掛接正確，有無缺頁、掛錯、缺項等情況，發現問題及時更正。利用日常的OFFICE工具中的VBA編程功能，自主研發出數字化檢測程序，自動查找數字化文件和數據庫中的不一致部分，并逐條生成對應問題項，便于定向查找和解決檔案整理和掃描過程中的問題。

1.5數字化檔案信息安全性和保密性

檔案數字化的安全保密風險伴隨著檔案數字化的全過程[5]。檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和網絡安全性[6]。數字文件通常以磁盤、光盤為載體，這類載體組成比較復雜，性能不穩定，容易受到自然因素或者人為因素影響，導致載體損毀。網絡的發展使得數字文件在更大范圍內得以共享，同時無處不在的網絡黑客和計算機病毒也給數字文件的管理帶來了巨大的安全風險。此外，數字文件可以很容易地刪除和修改而不留下任何痕跡。在使用計算機形成文件的過程中，起草者不能留下自己的筆跡，單位負責人不能在磁盤上對文件進行簽名和簽字。將來很難確定這些文件的真實性和權威性。如果有人出于自己的目的刪除或修改了磁盤的內容，就很難找到和確定。因此，必需采取有效的措施來防控風險，才能滿足檔案服務的需求。

2.數字化檔案管理的措施

2.1加強數字檔案的保管力度[7]

數字檔案的存儲內容存在不穩定性。通常存儲介質容易受到磁場、溫度、濕度、細菌等因素的影響，數字文件本身也容易受到電腦病毒和黑客的攻擊。因此，有必要建立專門的文件柜來存儲數字檔案，并配備專業的數字檔案室和高安全性的計算機設備。最好使用一次性寫入的CD-ROM，它比磁盤、磁帶和硬盤的穩定性更好，并且只有只讀屬性，能夠保持良好的溫濕度，且滿足避光、防塵、防蟲、預防機械磨損和強振動的要求。

2.2做好數字化檔案數據備份和恢復工作[8]

備份技術是一種安全策略，是保證數字檔案信息安全的重要技術手段。備份對象主要是文檔、照片、音頻、視頻等數字文件，以及傳統檔案的數字化文件。最好采用存儲和借閱雙備份系統，且需要異機備份。考慮到網絡的不安全性，有必要建立一個數據備份和恢復系統，以確保在計算機和網絡發生故障后，能夠恢復關鍵信息。

2.3加強網絡安全防范意識和管理 [9-10]

一是制定科學、合理、嚴密的人事檔案網絡操作標準和規范。二是提醒公司內部員工嚴格按照公司規章制度接入外網，并通過驗證用戶信息、輸入調閱口令和限制訪問、閱讀權限。三是安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對數字化檔案的惡意破壞和篡改。四是限制同部門、不同人員的查閱權限，并對所利用的數字化檔案進行全程監控并自動記錄，防止數字化檔案被篡改而造成不可挽回的損失。

2.4對文件進行安全監控。

在一般電腦系統中，文件內容若發生改變，電腦并不會自行備份記錄，因此更改文件的操作也會不留痕跡，造成追查毫無線索。所以讓電腦詳細記錄利用數字化文件全過程時留下的所有異常記錄是非常有必要的。

3.結論

伴隨著人事檔案數字化建設的開展，檔案管理的效率和管理水平也有明顯的提高。廣泛應用檔案數字化管理的同時，檔案管理人員需系統的學習和運用數字化檔案系統，轉變原有的管理方式和手段，對于出現的一系列問題，應及時靈活的應對，快速向企業和社會提供有利的信息資源，最終做到既能節約開發資源，又能提升數字化檔案管理的層次和工作效率。

參考文獻

[1] 陳世英.電子檔案管理存在的問題及對策[J].《工程技術（文摘版）·建筑》2016，00102-00102.

[2] 嚴輝.電子檔案管理面臨的問題及解決方案[J].城建檔案，2014，64-65.

[3] 王少英.人事檔案數字化面臨的風險及其防控[J].《電子技術與軟件工程》，2014，229-229.

[4] 陳純燕. 數字化干部人事檔案管理的安全風險與對策[J].《檔案天地》，2019，41-42.

[5] 吳美麗.檔案數字化面臨的風險及其防控[J].《幸福生活指南》，2017，43-43.

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[7] 郝明欣.淺談電子檔案管理的解決方案[J].《中國電子商務》2014，106-106.

[8] 賀小燕.檔案數字化中數據的保護與恢復[J].《內蒙古教育：職教版》2012，22-23.

[9] 張英.國企人事檔案電子化管理優勢、風險及其防范[J].現代商貿工業，2018，88-89.

[10] 張利.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].《中國航班》2020， 0215-0215.