基于商旅平臺應用的企業(yè)差旅費管理思考

張磊磊 葉茜紅

【摘 要】差旅費支出在企業(yè)的日常經營開支中較為常見，如何有效地規(guī)范差旅費，降低費用支出，提升經營管理水平是一個值得研究的課題。本文以A公司的商旅平臺應用實踐為例，較為詳細地分析了商旅平臺對差旅費管理帶來的業(yè)務流程、結算方式等方面的變化以及相關成效，并對進一步規(guī)范商旅平臺應用提供了進一步思考建議。

【關鍵詞】商旅平臺；差旅費；差旅費管理

A公司一家非主業(yè)資產專業(yè)化經營平臺，業(yè)務涵蓋物業(yè)管理、酒店經營以及醫(yī)療服務，其所屬成員單位分布在陜西、云南、遼寧等省市，隨著經營業(yè)務的不斷發(fā)展，商旅出差需求日益增多，差旅費支出在日常費用支出中占的比重也越來越多。

為規(guī)范差旅費管理，深挖潛力，降本增效，提升企業(yè)營運能力和經濟效益，A公司引入了商旅平臺，借助于互聯網技術管理公司差旅費，將商旅平臺的優(yōu)勢功能與其日常差旅費管理流程相結合，為員工們提供 “一站式服務”，精簡報賬工作程序，為審計工作提供合規(guī)保障，極大提高了A公司精益管理能力，有效豐富了內控管理措施。

一、傳統差旅費管理中存在的問題

傳統的差旅費管理要求由出差人員自行負擔交通費，存在一些弊端。

一是員工墊付資金較大。員工在出差時需要墊付大量交通費和住宿費用，而且出差返回公司后可能存在不及時報銷的現象，會導致票據積攢，甚至票據丟失的風險，不利于員工的及時報銷，也就難以兼顧到員工的滿意度。

二是未形成規(guī)模經濟效應。A公司過去的差旅費用管理缺乏集中統一的管控平臺支持，機票的提供商較為分散，難以發(fā)揮集中采購的規(guī)模效益，不利于成本費用的降低。

三是原始票據收集、整理、粘貼繁瑣。出差期間，出差人員需要時刻提醒自己收集相關票據，而出差人自行粘貼的票據可能會不符合原始憑證整理規(guī)范，會給后續(xù)財務人員的審核和裝訂工作帶來不便，并且逐一核對出差標準的工作效率也不高。

四是差旅數據對公司決策的支撐力度不夠。由于過去差旅費缺乏統一的管理部門，屬于各自為政的一種狀態(tài)，差旅數據、信息集成度較低，數據統計的準確性也會大打折扣，這樣對輔助公司經營決策就無從談起了。

二、引入商旅平臺的必要性

（一）貫徹落實上級單位商旅機票集中采購文件精神

2015年5月，上級單位下發(fā)相關文件，開啟了全面推廣子集團和直管單位商旅機票集采工作。隨后又公布了一系列文件，對商旅機票集采工作以及組織模式作出了相應規(guī)范。根據上級單位文件精神，A公司運營處于2015年6月牽頭組織落實，先后嘗試引入中國航空服務有限公司、攜程網商旅、華美逸達航空服務有限公司（以下簡稱華美逸達）三家服務商。目前A公司選定“華美逸達”作為合作商旅服務商，落實了上級單位的管控要求。

（二）順應A公司經營發(fā)展的形勢

A公司作為的服務類資源資產集中管理和經營的平臺，業(yè)務廣泛涉及醫(yī)療衛(wèi)生、賓館酒店、地產裝飾物業(yè)等三個板塊，合作單位及所屬單位的地理位置較分散，公務出差頻次較高。采取機票費用報銷實行統一結算，可以有效融合資金收支管理流程，提升報銷的收款效率，機票費用不占用個人資金，便捷了出差人員購票、報銷結算環(huán)節(jié)，引入商旅平臺更加合乎時宜。

（三）進一步規(guī)范采購行為及控制采購成本

通過對各大航空公司服務進行比質比價，在市場價格的基礎上爭取更優(yōu)惠的專屬商旅價格，充分發(fā)揮規(guī)模經濟效益， 降低公司采購成本。集中采購規(guī)范了采購行為，有效規(guī)避“假票”（票面價與實際價不一致，積分兌換票等）和采購行為中的腐敗行為，提升差旅費管理水平。

（四）提升精益管理水平的必然要求

商旅平臺的引入對A公司提升精益管理能力也是大有裨益，會促進A公司各部門之間的協同一致、業(yè)務流程的進一步優(yōu)化重塑，是一次自我管理、自我提升的過程；同時借助于互聯網平臺，提升了信息的集成性以及共享程度，提升決策管理能力。

三、引入商旅平臺，簡化差旅管理流程

引入商旅平臺，機票的集中采購涉及訂票、退票改簽、報銷結算等多個環(huán)節(jié)，需要各部門通力合作、各司其職，確保集采工作能夠順利推進。具體來說：

（一）及時進行宣傳培訓，推動商旅平臺的快速應用

企業(yè)運用商旅管理的過程是業(yè)務流程重塑的過程，需要公司轉變應對方式，包括管理人員以及員工理念的轉變、以及各部門責權利的重新分配等。因此A公司運營權益處聯合商旅服務提供商，多次組織綜合處、財務處等各部門參加商旅平臺使用宣傳培訓會，運營權益處對引入商旅服務提供商的背景、意義等進行宣傳，商務服務提供商則重點介紹訂票、退票改簽等具體環(huán)節(jié)怎么操作。及時迅速的宣傳培訓，促使公司管理人員及員工轉變工作理念，為有效引入商旅服務商打下了良好的基礎。

（二）明確職能部門職責分工，提供組織支撐

機票集采實行歸口管理、分工負責。A公司的機票集采由運營處牽頭組織，對內負責與上級單位相關部門的溝通，協調A公司各部門采購工作，對外負責選定機票服務提供商以及商旅平臺的培訓宣傳工作；綜合管理處負責A公司領導人員的機票采買、機票信息的總體核對以及報銷等工作；各部門負責本部門人員的機票采買，并核對出差情況的真實準確性；財務金融處作為結算部門，主要做好最后的審核把關，根據審核無誤的單據向商旅服務商結算機票款項和服務費。

（三）進一步完善機票結算方式

A公司總部機票對賬及結算將采用統一對賬、統一后付按月結算的方式，即日常報銷時將除機票以外的其它差旅發(fā)票實報實銷，機票以航程信息單（由機票服務商系統打印生成）的形式作為報銷憑證，經核對無誤后作掛賬處理。每月初對上一自然月發(fā)生的全部機票款進行統一對賬，對賬無誤后與服務商統一結算，月末最后一個工作日前完成支付。

四、應用商旅平臺系統取得的成效

（一）簡化了報銷流程

一是通過移動交互方式提升員工機票預訂及報銷的便利性，最大限度簡化原有差旅費用預借、報銷、審批、記賬、 統計等工作流程。二是實現一定程度的無紙化辦公，減少在差旅費用管理方面的人力物力投入，由系統管理員統一打印機票行程單，提高了工作效率，規(guī)范了報銷憑證。

（二）提升差旅費管理的合規(guī)性

一是將機票購買從分散購買轉為統一管理，實現機票預訂、費用報銷、批量對賬、財務結算全流程自動貫通。二是商旅平臺系統采用墊付、月結、大發(fā)票模式的設計，實現了員工出差免墊付、免發(fā)票、無需占用員工資金，一定程度上提升了資金的使用效率。

（三）為決策提供支持

商旅平臺在便捷公司員工出行的同時，也集成了大量的差旅數據、信息等，這種數據、信息在公司內部共享程度高，統計分析也較為便捷。因此系統在滿足常規(guī)差旅費用統計分析報表需求的同時，還保存了大量真實可靠的商旅數據，便于實時管控業(yè)務數據，加強商旅數據分析，為降本增效提供支撐。

（四）便捷出行，節(jié)約時間成本

旅服務商的引入，改變了差旅管理的業(yè)務流程，差旅人員自主選擇預定、退票改簽等轉變?yōu)橛蓪Ｂ毴藛T從事這一工作；財務報銷也由原來各部門獨立報銷轉變?yōu)楠毩⒌牟块T承擔這一工作，這些轉變大大便捷了公司員工的差旅出行，既節(jié)約時間成本，也提升了員工的滿意度。

五、規(guī)范商旅平臺的進一步思考

機票集中采購以來，整體工作進展順利，也取得了一定的成效，但在實際運用中也存在一些不足之處：一是對賬責任部門不明確，對賬的準確性不夠，給財務的核算付款工作帶來諸多不便；二是退改簽發(fā)生時服務商會收取一定服務費，但經辦人員有時忽略相關退改簽服務費的明細結算單，致使財務核算掛賬時會漏記該筆費用，造成實際發(fā)生費用與結算付款的不一致，時間越久，差異越大。因此在未來的應用過程需要有針對性地加以完善，促使這一工作做得更好。

隨著信息化時代發(fā)展，運用成熟的商旅平臺可以對單位的差旅數據進行多維度的分析，并且可以對單位下一年度的總體差旅需求進行預測。還可以結合差旅費數據對出差人員的行為分析，用好、用活差旅經費?？傊ㄟ^引入商旅平臺可實現差旅費更優(yōu)質化的管理，還可以提高財務工作效率和簡化審計監(jiān)督手續(xù)，值得我們在實踐中不斷推廣。

（1.北方朗悅酒店，北京 100000；2.北方置業(yè)集團有限公司，北京 100089）

參考文獻：

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[2]陳小鵬，陳小珍.基于商旅管理系統的差旅管理變化與應對-以Z公司為例[J].財務與會計（理財版），2011（7）.

[3]劉智勛，楊曉蘭.淺析信息化環(huán)境下的內部控制體系建設[J].時代經貿，2019（35）.

作者簡介：

張磊磊（1985—），男，河南許昌人，中國注冊會計師，研究方向：財務會計理論與實務。葉茜紅（1989—），女，江西上饒人，經濟師，研究方向：宏觀經濟運行與調控。