新形勢下如何加強高校檔案管理

趙丹

摘 要：檔案管理是事業單位的重點工作內容之一，它不僅是事業單位的重要資源，更是衡量工作質量與考察工作進度的重要依據，所以新形勢下如何加強高校檔案管理也成了當前高校教育管理工作的重點研究課題。基于此，本文就通過對于高校檔案管理的特征、現狀等進行深入的研究與分析后，提出了新形勢下加強高校檔案管理的方法，以期能為相關教育工作者提供教研參考建議。

關鍵詞：新形勢 高校 檔案管理 方法

新形勢下高校得到了全面的發展，高校各類專業成果與資料逐步增多，所以高校的檔案管理逐步得到了廣泛的重視與關注，這就使得強化高校檔案管理，提升教學服務質量成了重點工作內容。此外，新形勢下加強高校檔案管理，無論是對于推動高校的發展，還是對于我國社會主義建設都具有深遠的影響與重要的意義。

一、高校檔案管理現狀及特征

當前，高校由于受多種因素的影響與制約，使得其檔案的管理以及存儲仍然依賴于傳統的模式與方法開展工作，導致許多重要的文件、資料等無法實現統一管理，分散于單位的各個部門中，同時高校許多下設機構為了方便檔案的查閱與使用，往往會獨立保管資料;這不僅會導致檔案管理工作的混亂，工作效率較低，而且還會嚴重地影響著檔案管理工作制度的形成，常常會出現檔案丟失、檔案歸檔錯誤以及管理服務較差的現象。此外，相對于其他單位而言，高校具有一定的特殊性，其檔案管理工作中常常會涉及實物地質資料，由于檔案管理的不規范性以及缺乏科學性，會造成實物檔案的破壞與遺失，這對于高校而言是一項重大的損失。

二、新形勢下加強高校檔案管理的方法

（一）創新思維，加強培訓

相對于其他單位而言，高校由于其自身的特殊性，所以對于檔案管理有著更加嚴格的要求，不僅要保證檔案的完整性，注重有序的整理與保存，還要加強涉密文件的保護，高校中許多文件都涉及了國家的機密以及相關科研成果，所以一定要遵循國家相關法律法規加強檔案的管理，避免檔案的丟失與泄露給國家造成重大的損失。首先，要根據檔案管理人員的實際情況，定期開展專業培訓，培訓內容不僅要包含專業知識、專業技能以及信息技術等的培養，同時還要涉及相關法律內容，使得檔案管理人員在提升專業能力的同時能夠對于高校檔案管理有更加深刻與全面的認識，進而逐步實現高校檔案管理工作的全面提升;其次，還要注重工作方式方法的創新，通過借助信息技術的優質，逐步將傳統的紙質檔案向信息化檔案轉變，在實現資源統一管理的同時還可以有效地實現資源共享。這不僅是加強高校檔案管理的重要方法，也是高校檔案管理未來發展的重要趨勢。

（二）注重相關制度的建設與完善

當前，高校檔案管理混亂無序，缺乏科學完善的管理制度成了影響檔案管理工作的關鍵性問題。因此，要注重相關制度的建設與完善，這不僅是解決這一問題的重要方法，也是加強高校檔案管理的重要途徑之一。在實踐工作中，具體可以通過以下幾方面實施：第一，要成立獨立的管理部門，并且要委派專人進行管理與負責，做好資料的收集、處理、存儲等工作，將傳統工作中散落在不同部門中的資料進行統一管理、統一存儲，實現檔案管理的有序開展;第二，要結合時代發展以及高校的實際需求嚴格按照工作要求與國家法律要求建設與完善相關制度，同時還要注重制度建設與完善的動態化管理，進而使得相關制度更加符合實際工作;第三，要定期對于檔案資料等進行整理、排序、檢查等工作，這樣既可以實現檔案資料的及時歸檔，保證資料完整性與真實性的同時也可以使得檔案管理更加有序。進而切實有效的推動高校檔案管理工作效率與質量的全面提升。

（三）加強信息化技術的應用，科學分類

新形勢下，高校所涉及的文件、資料以及信息數據等不僅種類繁多，而且數量較大，如果堅持運用傳統的方式開展檔案管理工作，不僅會使得檔案的歸檔、整理以及存儲出現較多的問題，而且還會對檔案管理的工作質量與效率造成嚴重的影響，不利于檔案管理的發展以及高校工作的有序進行。因此，高校相關工作者要注重工作思維與工作理念的創新發展，加強信息化技術在檔案管理中的應用，這既可以實現檔案管理的科學管理、科學分類，又可以有效的提升工作效率，降低工作人員工作負擔的同時還可以避免由于人工整理檔案而造成的工作失誤問題。所以，在具體實踐工作中，一方面要注重先進設備的采購以及信息技術在實際工作中的應用;另一方面，還要加強相關工作人員的信息技術、信息素養等方面的培養，進而為加強高校檔案管理工作奠定良好的基礎。可見，加強信息化技術的應用，科學分類不僅是提升檔案管理工作效率與質量的重要方法，也是推動高校發展的重要途徑。

三、結語

綜上所述，高校教育工作者要注重新形勢下高校要注重本單位檔案管理工作中存在問題與不足的研究與分析，積極轉變與創新教育思維，通過加強完善檔案管理制度、創新思維、加強信息化技術的應用等方面的研究，實現教學內容、教學方式等的改革與創新，進而使得相關專業教學能夠緊跟時代的步伐，為高校工作的有序開展以及發展提供重要理論與人才支持。

參考文獻

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