探討在大數據背景下我國檔案管理的要求和發展方向

梁毅勇

摘 要：伴隨當今社會已經進入大數據時代，同時也暴露出檔案管理中存在的一些問題。本文論述了大數據背景下的檔案管理存在的問題和未來的發展機遇，并指出檔案管理是大數據時代檔案管理的重要組成部分，在提高檔案安全管理意識的需要的同時，還需要做好系統建設、設備建設和網絡平臺建設等，以使得文案管理在數據化檔案管理中更加準確化和精確化。

關鍵詞：檔案管理 大數據時代

大數據是基于海量數據處理和云計算檢索而產生的數據，它具有回顧性和統計學分析的特點，而且具有良好的預測性。大數據時代的檔案管理工作既有機遇也有挑戰，更需要檔案管理嚴密、準確。

一、大數據時代檔案管理工作面臨的機遇與挑戰

（一）大數據時代檔案管理的機遇

大數據技術增強了文件管理的分發能力，解決了文件管理業務的“膨脹”問題，隨著電子文檔的廣泛應用，數據文件管理工作比傳統的文件管理更加便捷，具體體現為大數據云計算技術根據具體需求進行合理的計算與調整，實現資源的快速匹配，保證了文件管理的效率與有序性，避免了脹庫的問題。

（二）大數據時代對檔案管理工作的挑戰

首先是文件的安全性。有了海量數據的支持，人們在調用和保存文件時就更加方便了，同時也給非法分子有了可乘之機。尤其是機密文件遭到黑客攻擊的現象屢見不鮮，給國家和社會造成了巨大的損失。其次是文檔管理技術的挑戰。大數據還沒有安全可靠的管理軟件，所以需要專業的技術人員在大數據環境下維護和管理文件管理軟件。最后是對檔案管理員的挑戰。由于信息技術的發展前景十分廣泛，特別是隨著大數據時代的到來，傳統的文檔管理模式已經不能適應時代的發展。應用于大數據的文件管理員要根據用戶的需求，運用數據統計、數據挖掘、排序分析等工具，快速發現相關信息，滿足用戶需求;文件管理員要熟悉企業的業務，以技術為中心，以服務為目的，積極探索新時代文件管理業務的新途徑。

二、大數據背景下檔案工作存在的問題及對策

檔案安全意識和法制意識不強。人們對數據化檔案管理的重要性還是沒有太多的認知，及其原因還是對檔案的安全認識不足。在大數據時代，人們認為檔案安全工作不是工作重點，而是日常業務工作。無論我們做不做，怎樣做都不會影響檔案工作的整體水平。保密工作是實現檔案事業發展的重要保證。

沒有文件管理的制度化管理程序，檔案收集不規范，文件收集是文件保管的前提。當前，檔案收集工作主要采取分散收集的方式，沒有形成統一、系統、有序的收集方式，收集體系不健全;立卷過程中，不完全按卷內文件目錄順序排列，卷內數據泄露現象較為普遍;檔案利用不規范，對借閱的文件，內松外緊，即督促借閱者，使其工作放松。借檔如不及時歸檔，極易造成遺漏和損失。

三、關于做好大數據時代檔案管理工作的幾點建議

加強檔案管理和安全意識，加強領導和檔案工作者對檔案數字化工作的重視。對于一些員工的認識問題除了加強學習指導外，還邀請有經驗的專業技術人員定期進行交流和講座，提高對數據時代文件管理數字化的認識。在大數據時代，數據安全是文件管理的重點;大數據時代，必須重視文件的安全管理;在信息時代，文件的安全不僅體現在文件本身的安全性上，也體現在文件數據的安全性上。現在成熟的電子軟件有大大小小的漏洞，為確保檔案安全，應要求檔案管理員加強技術能力建設，增強安全意識，提高檔案管理的安全性 。

增強檔案工作者的整體工作效率，高效地進行檔案工作，離不開檔案工作人員的綜合素質。以大數據為背景，任用文件人員需要高標準和嚴格要求，不僅需要文件意識，文件的法制意識也需要，具備計算機網絡知識，具備數據統計、數據挖掘、矩陣分析等相關技術提供使用者更有效的資訊。

檔案的科學化、規范化管理和配套設施建設是一項系統工程。檔案管理和配套設施建設是檔案管理科學化、規范化的重要保障，加強檔案管理與配套設施建設是按照法律法規、檔案管理軟件、高清晰度掃描儀、光盤錄像機、數碼相機、檔案管理服務器等各項操作規范及業務規定，制定員工崗位職責，及時歸檔，完善檔案管理規范等措施為科學管理檔案建立良好的條件。

在文件管理信息資源共享網絡平臺上，完善文件管理技術，必須順應時代發展步伐。為此，應不斷完善和維護現有的文件操作網絡資源共享平臺，盡可能迅速更新當日的信息，并不斷將網絡平臺的信息作為疫苗進行補丁同時，防止惡性網絡病毒給文件業務帶來重大損失 。與此同時不斷提升資源共享平臺的層次，將網絡技術應用于文件信息業務，為文件工作的順利開展提供充分的條件，從而使文件資源的安全和更有效的管理有利于進行，并且通過統一備份，可以實現全國所有文件的統一管理共享。

四、結語

近年來伴隨著互聯網技術的迅猛壯大，我國的信息時代逐步邁向大數據化時代，所謂的大數據就是一種嶄新的運用計算機輸入所需的數據并進行管理的方法，也是數據積累快速增長的結果。數據化管理作為文件管理中最具代表性的原素，我國對大數據檔案管理還處于最初的不成熟階段，因此在大數據下實際運用于檔案管理的操作中必定會遇到各種各樣以前從未遇到的困難及挫折，但是只要慢慢熟悉和沉浸在大數據的檔案管理中，就會在這海量的信息海洋里不斷吸收其中豐富的精神食糧。