試論人力資源檔案管理工作的優化途徑

董延艷　蔣仁鋒

摘 要：人力資源檔案管理工作屬于人力資源管理重要組成部分，對于提高單位內人力資源管理工作效率和質量具有重要作用。因此，單位人力資源管理部門應該注重人力資源檔案管理工作水平提高，盡可能優化人力資源檔案管理工作。本文主要簡要分析了目前人力資源檔案管理工作存在主要問題，并根據這些問題提出對應改善措施，期望優化人力資源檔案管理工作，提高其檔案管理工作效率和水平。

關鍵詞：人力資源 檔案管理 優化途徑

一、人力資源檔案管理的重要作用

人力資源作為國家和地區經濟發展過程當中重要發展基礎，對于經濟發展水平高低具有直接影響作用。不同地區人力資源接受教育程度不同，所處經濟發展環境不同都會影響到人力資源素質高低。不同企業對于人力資源的需求具有較大差別，因此不同企業必須根據企業發展需求進行企業內人力資源科學有效管理。而人力資源檔案是人力資源資源管理中形成的信息資料，在促進人力資源流動、提高人力資源管理水平方面，發揮著不可或缺的重要作用。為了給企業人力資源管理工作提供管理依據以及基礎，必須先對企業人力資源進行檔案建設和管理。開展人力資源檔案管理工作主要是為了了解特定地區以及時間范圍內人力資源的各項信息，根據人力資源檔案中提供的人員進行合理安排和調配，促進人力資源在為社會發展服務過程發揮其最大價值。

二、人力資源檔案管理工作存在主要問題

目前各個單位以及企業都逐漸注重信息技術在人力資源檔案管理工作中的應用，人力資源檔案管理工作逐步進入智能化管理模式。但是，很多單位和企業對人力資源檔案管理工作的認識仍然存在一定偏差，沒有充分認識到人力資源檔案管理工作重要作用。單位以及企業管理部門對于人力資源檔案管理工作不重視，導致人力資源檔案管理工作受到硬件條件以及環境限制。很多人將人力資源檔案管理工作內容簡單化，認為只要對人力資源檔案進行妥善的保存便完成了人力資源檔案管理工作，這種認知是完全錯誤的。除了認知程度不夠對人力資源管理工作造成限制外，目前很多單位人力資源檔案管理部門檔案管理水平和技術水平都嚴重不達標，專業檔案管理人才的缺乏，是人力資源檔案管理工作效率無法得到有效提升的主要原因。

三、人力資源檔案管理工作主要優化途徑

（一）健全人力資源檔案管理制度

為了給單位以及企業內部人力資源檔案管理工作人員提供工作指導，并且嚴格規范人力資源檔案管理工作人員的工作行為，企業以及單位的人力資源檔案管理部門必須根據企業以及單位內的實際情況，制定較為完善的人力資源檔案管理制度。在進行人力資源檔案管理制度時，必須堅持科學性和合理性原則，確保人力資源檔案管理制度是科學合理，并且符合單位內人力資源檔案管理工作實際情況的，可以為實際的人力資源檔案管理工作提出指導性意見。為了提高人力資源檔案管理工作效率，其管理制度必須具有簡潔性，便于理解易于應用。人力資源檔案管理制度不僅是對單位內的員工形成約束作用，同時也對單位領導具有約束作用，這是人力資源檔案管理制度不可缺少的雙向管理性。

（二）建立專業人才資源檔案管理隊伍

為了保障人力資源檔案充分發揮其檔案職能，單位以及企業必須注重專業人力資源檔案管理隊伍建設。在招聘人力資源檔案管理部門工作人員時，除了注意引進專業檔案管理人才外，還要注意引進專業計算機網絡人才，組建檔案管理水平以及計算機網絡技術水平均較高的人力資源檔案管理隊伍。另外，還要注重人力資源檔案管理工作人員新興檔案管理知識以及管理技術學習，加強人力資源檔案管理工作人員定期培訓工作，使其充分認識到人力資源檔案管理崗位重要責任，提高管理人員崗位責任感。

（三）完善人力資源檔案管理信息化建設工作

為了順應時代發展，提高人力資源檔案管理工作效率，人力資源檔案管理工作信息細化建設工作刻不容緩。人力資源檔案管理工作中會接觸到大量檔案信息以及檔案數據，僅僅依靠人工進行整理和管理，勢必會造成管理效率低下。人力資源檔案管理信息化建設既需要相關政策法規支持，也離不開企業以及單位管理層對基礎信息化設施建設投入。人力資源檔案管理信息化建設不僅可以提高人力資源檔案管理效率，還能夠最大限度地減少人工管理過各種失誤，總體上提高人力資源檔案管理工作質量。另外，單位以及企業內人力資源檔案信息通常具有一定保密性，人力資源檔案管理信息化建設過程，必須確保電子版人力資源檔案文件存儲位置以及環境安全，避免電子版人力資源檔案信息被竊取或丟失，給單位或者企業人力資源管理工作造成嚴重不良影響。

四、結語

綜上所述，開展高效率人力資源檔案管理，有助于人才資源充分利用。面對人力資源檔案管理現狀中基礎設施相對落后、信息化管理意識薄弱、專業管理人才缺乏等問題，為了優化人力資源檔案管理工作，必須健全人力資源檔案管理制度，構建專業的管理人才隊伍，投入專項資金推動人力資源檔案管理信息化建設，提高人力資源資源檔案數據利用效率。

參考文獻

[1]金建軍.芻議人力資源服務檔案管理存在的問題和對策[J].老字號品牌營銷，2020（03）：64—65.