信息化背景下文書檔案管理工作創新探究

程燕平

摘 要：進入新時期后，文書檔案的種類、數量在持續增多，管理難度顯著增大。通過信息化技術的融入，能夠顯著提升文書檔案管理工作效率。就目前來講，文書檔案管理工作中還存在著諸多問題，與信息化發展要求不相適應。針對這種情況，需進一步創新文書檔案管理工作，改善文書檔案管理效果。

關鍵詞：信息化 文書檔案 管理工作

目前，信息技術在各個領域得到深度應用，為文書檔案管理發展提供了良好的機遇。因此，相關人員需切實認識到信息技術對文書檔案管理工作的促進作用，增加重視程度，大力創新文書檔案管理工作手段，顯著提高文書檔案管理工作成效。

一、現階段文書檔案管理工作中暴露的不足

（一）管理理念較為落后

文書檔案是檔案管理的重要內容，通過將信息化技術運用于日常管理實踐中，可以促使文書檔案管理效率得到提高。但一些人員并沒有充分認識文書檔案管理的內涵，缺乏足夠的重視程度，依然將傳統落后的管理理念、管理手段沿用下去，導致文書檔案管理工作效果大打折扣，影響到后續文書檔案的開發和利用。

（二）信息管理系統不夠完善

文書檔案管理工作的實施，根本目的在于挖掘和利用檔案信息價值。現階段文書檔案管理信息系統雖然得到構建，但功能不夠健全，與文書檔案管理工作實際需求不相適應，影響到信息管理系統價值的發揮。

（三）人員隊伍素質需進一步提升

部分文書檔案管理人員的信息化意識薄弱，由于缺乏計算機專業背景，不能夠熟練操作運用信息化技術，制約到文書檔案信息化管理目標的實現。一些管理人員思想觀念較為落后，不能夠主動學習現代化信息技術，跟不上時代發展要求。

二、信息化背景下文書檔案管理工作創新策略

文書檔案管理具有較強的社會性特征，基于信息化技術的支持，高效、科學管理文書檔案，能夠將文書檔案資料的價值更大程度發揮出來，促使檔案管理現代化目標的實現。

（一）提高重視程度

思想觀念決定著活動實踐，為推進文書檔案管理信息化建設工作，既需要大力引入現代信息技術，又需要提高重視程度，將現代管理理念構建起來，這樣現代信息技術的優勢方可以得到充分發揮。因此，相關部門及人員需結合信息化時代發展要求，及時轉變思想觀念，將文書檔案信息化建設工作方案科學制定出來，循序漸進的落實和完善。要結合單位實際情況，設立信息化建設專項資金，完善信息設備建設工作，支持信息化管理工作的高效開展。借助于信息化設備、技術的建設和運用，能夠更加科學的收集、分類以及整理文書檔案資料，促使文書檔案管理工作的數字化目標得到逐步實現。

（二）完善信息管理系統

文書檔案管理過程中，要深入挖掘檔案信息，科學整合與利用原始檔案的內容，通過數字化加工的實施，豐富檔案信息的呈現方式，增強相關人員查閱、獲取的便捷性，這樣文書檔案的價值能夠得到充分提高。為實現這一目標，需結合文書檔案管理工作的實際需求，進一步健全信息管理系統的功能，全面涵蓋檔案收集、檔案移交、在線借閱等諸多方面的內容，促使文書檔案管理工作質量得到提升。首先，加工系統。要結合文書檔案管理工作要求，合理設計文書檔案初加工流程，將文書檔案加工系統構建起來。加工系統能夠對文書檔案資料高效搜集與整理，文件錄入、修改、刪除以及打印等功能得到實現。通過加工系統的構建，文書檔案管理人員的工作量將會顯著降低，工作效率得到提升。其次，存儲系統。受文書檔案數量、規模持續擴大的影響，顯著增大了工作人員的任務量。因此，需通過信息化技術的運用，將文書檔案資料數據庫構建起來。基于存儲系統的支持，工作人員于文檔庫中正確歸檔各個類別的文書檔案，促使文件完整性得到保證。之后分類歸檔過的文件，于文書檔案數據庫中存儲，促進后續檢索、整理工作的順利實施。通過合理構建檔案數據庫，能夠促使文書檔案數字格式得到規范，文書檔案資源的利用效率也可得到提升。最后，查詢與保密系統。網絡安全問題是信息化管理的一大挑戰，為促使文書檔案資料的保密性得到增強，管理人員需結合檔案資料的價值與重要性等差異，對文書檔案資料查詢權限合理設置，避免一些重要檔案資料遭到泄露。同時，要充分考慮檔案資料的開發和利用，將查詢系統合理構建起來。相關人員借助于終端設備，即可發出在線借閱申請，由管理人員審核過后，完成文書檔案資料的查閱活動。

（三）加強管理隊伍建設

為促使文書檔案管理效率得到持續提升，需加強檔案管理人員隊伍建設工作，保證檔案管理人員具備較強的信息化思維和能力，能夠適應檔案信息化管理發展要求。單位需嚴格把控人才招聘過程，招收進來的人員除檔案知識足夠豐富之外，還需能夠熟練操作和應用信息化技術。要結合單位實際情況，完善構建人才培訓機制，大力培訓現有的人才隊伍。人才培訓過程中，需將信息化技術運用作為關鍵內容。同時，定期組織工作人員外出學習，借鑒吸收其他檔案館的成功經驗。此外，要加強考核激勵制度建設，將信息化建設情況納入考核體系當中，以此來將管理人員的信息化建設熱情激發出來。

三、結語

綜上所述，為適應信息化時代的發展要求，相關單位需在文書檔案管理工作需進一步加大信息化技術的應用力度，完善構建信息化管理系統，提升管理人員的信息化能力，促使文書檔案管理工作任務得到高質量完成。

參考文獻

[1]王洋.基于信息化背景的文書檔案管理工作創新研究[J].現代商貿工業，2019（19）：60.