綜合辦公平臺建設與發展的思考

陳摯

四川省農業農村廳信息中心，四川成都

隨著科學技術的飛速發展，信息化已經成為當今時代發展的大趨勢，一個高效無紙化的辦公時代已經到來。更好地服務于三農，夯實信息化、數字化應用的基石，四川省農業農村廳于2017年底開始進行綜合辦公平臺的建設，期間對各項功能模塊進行了多次新增、修改、優化、完善等調整，現已實現了辦公信息化管理。

1 綜合辦公平臺的建設思路及建設意義

四川省農業農村廳綜合辦公平臺以廳內人員為核心，以工作流為“血脈”的設計理念來構建出整個系統的權限角色架構，基于整體組織架構從而構建整體應用，通過工作流帶動各模塊信息的運轉，實現為廳內不同用戶提供協同辦公及移動辦公的能力。平臺基于“框架+應用組件+功能定制平臺”的架構模型，可提供后續應用模塊開發與第三方系統數據接入、輸出的整合共享功能。

平臺主體部分包括工作臺、日程安排、公文管理、通知公告、會議通知與報名、會務管理、廳網報送、資料庫管理、系統管理、數據看板等多個功能點，全面助力廳內各處（室、局）、廳屬各單位協同辦公。系統設計采用多屏同步多端共享的方式，使用云端管理平臺，僅用一個數據中心從而實現平臺整體無縫數據對接，增強用戶使用體驗。

1.1 綜合辦公平臺建設思路

一是統規分建，統籌兼顧。立足四川省農業農村廳各處（室局）廳屬各單位辦公需求，優化工作流程，與業務工作信息化系統有機結合和兼容，實現業務工作、學習提升、績效管理相輔相成，促進業務能力和管理水平提升。

二是提升效率，降低成本。通過技術手段對辦公系統進行高度整合，實現信息統一、入口統一、管理統一，打破信息孤島和流程壁壘，把辦公協作、信息共享和監督制約理念貫穿平臺建設始終，做到辦公效率提升、流程規范、集中管控，實現不同層次、各個環節、各類主體之間閉合的業務運行和監督體系。

三是改革創新，與時俱進。改變思維定勢、工作格局、行為習慣等，利用信息化手段突破各種束縛、阻力和障礙，主動探索新思路、新辦法、新途徑和新技術，適應新機制、新模式；把握政務信息化建設的動態性、開放性、實時性和長期性，適應不同時期的新形勢、新任務和新要求，不斷更新相關數據、改進架構體系和實現方法等，使其不斷自我完善。

1.2 系統建設意義

建設四川省農業農村廳綜合辦公平臺，做好辦公政務信息化工作的意義，一是可以提高四川省整個農業農村部門的信息化程度，加快提升部門管理信息化水平，提高行業主管部門行政辦公效率，并以此帶動其他業務系統信息化發展水平；二是可以建立健全管理系統，提高信息的傳遞速度和質量，實現管理現代化和決策的科學性、先進性和實時性，及時進行有效的遠程指揮和處置，還能及時傳達上級的工作部署，提高行政效率，大大節約事務辦理的時間；三是可以規范審批流程和審批工作，加強對內的協調化管理，強化單位管理能力，能及時有效地查看工作進度，實時全面掌握工作辦理狀態，及時發現問題和解決問題，從而減少差錯、防止低效辦公。

2 對綜合辦公平臺優化建議

2.1 公文管理

進一步優化公文管理的功能，增加批量導入和批量導出功能，優化公文自定義流程的算法，同時完善移動端的對應功能，增加移動端對手寫簽批的支持，同時可以嘗試支持語音批示、批注等簽批功能，通過語音記錄或語音轉文字簽批的方式，來降低用戶使用難度。

2.2 廳網報送

按廳門戶網站信息報送的要求，增加廳網報送功能模塊，各單位可以通過該功能上傳需要發布到廳門戶網站上的信息、圖片和審核表，同時在資料庫管理中增加廳網報送的欄目，用于自動保存審核通過的廳網報送信息，便于網站科對不同時間段、不同人物的網站信息進行統計匯總，該模板功能也進一步規范了報送流程、提高了信息發布效率。

2.3 微信公眾號消息提醒

新增微信公眾號消息提醒功能。只要將個人平臺賬號在微信公眾號上綁定，即可在微信公眾號內接收到平臺的通知公告、會議報名、公文流程等通知。

2.4 視頻會議

視頻會議系統與綜合辦公平臺結合，實現通過平臺直接管理視頻會議會場，預約會議等常用操作，同時，可以通過綜合辦公平臺（電腦端和移動端）直接收看視頻會議直播或錄像，甚至能直接通過綜合辦公平臺進行移動端參會，該功能模塊將對重大農業公共安全現場實時情況溝通協助、應急現場處置起到了支撐作用。

2.5 平臺安全升級

為提升綜合辦公平臺的安全性，需要進行安全升級，提升密碼規則的安全等級，對平臺整體的基礎架構進行升級優化。

2.6 全省農業農村系統推廣應用

根據各地農業農村部門的實際需求，分步分層向基層推廣，可以對綜合辦公平臺進行適應性改造后，供當地農業農村部門使用。同時，也能和四川省農業農村廳平臺互聯互通，進一步消除消息孤島效應，從而推動辦公效率。

3 綜合辦公平臺相關的工作思考

四川省農業農村廳綜合辦公平臺建設的本質是以提高決策效能為目的。通過實現辦公一體化、自動化和無紙化，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公的能力，強化決策的一致性與及時性，最終實現提高決策效能的目的，同時實現了單位內各部門的橫向連接，通過對數據的采集和整合，為員工提供一個數字化的辦公環境，基本實現信息資源共享、傳輸網絡化、交換電子化和管理科學化，為事務管理、領導決策提供支持。為進一步推進綜合辦公平臺應用的開展，建議在實際應用中采取以下措施。

一是發揮領導示范推動作用。綜合辦公平臺的應用效能有效發揮的關鍵在領導。如果領導能通過綜合辦公平臺辦理日常事務，員工必將自覺適應和應用綜合辦公平臺。

二是完善規章制度。無規矩不成方圓，綜合辦公平臺的操作性很強，需要進一步建立和完善與之相適應的規章制度。明確綜合辦公平臺各個功能模塊的責任落實等，加強督促、檢查和指導，認真解決存在的問題，不斷推動廳綜合辦公平臺應用工作的開展。

三是強化培訓。抓好系統管理人員和使用人員在綜合辦公平臺使用方面的培訓，讓大家對其充分了解、熟悉、使用，才能確保綜合辦公平臺更好地運用到實際工作中。

四是規范已開發功能模塊的管理。對目前公文管理、通知公告、會議通知與報名、會務管理、廳網報送等基本功能，進一步加強規范管理，要求使用人員按照相應的要求，完全在綜合辦公平臺上操作，推進辦公的一體化、自動化和無紙化。

在全廳甚至全省農業農村系統推廣應用綜合辦公平臺的同時，仍需注意與傳統辦公模式的銜接。綜合辦公平臺源于傳統辦公模式，并應逐步取而代之。在推行綜合辦公平臺的初期甚至相當長的時期內，為保證正常的辦公秩序，須將傳統辦公模式和綜合辦公平臺并行，使其處于共存、互補狀態。現代化辦公手段取代傳統辦公手段，必須是一個長期的、漸進的過程，只有一步一個腳印地進行，才能讓綜合辦公平臺逐步擴展到各個工作領域，最終實現辦公手段的數字化變革。