高校圖書館檔案管理工作創新研究

李超

隨著我國經濟的飛速發展、現代化建設的不斷加強，各高校對于圖書館工作越發重視，不斷提高檔案管理工作質量。檔案承載了圖書館的文化信息，對圖書館工作進行了真實和客觀地記載，反映了圖書館的發展狀況。圖書館作為展示高校文化的窗口，從方方面面影響高校教學和科研工作水平。目前我國高校圖書館檔案管理工作受到管理方法、管理人員等多方面的影響，檔案管理工作的效果不夠理想，與實際要求相差甚遠。文章通過對高校圖書檔案管理工作的現狀分析，提出了相應的圖書館檔案管理工作創新的建議與措施，以期為我國高校圖書館的發展起到積極的促進作用。

圖書館作為高校對外輸出的窗口，為高?？蒲泄ぷ魈峁┝酥匾Ｕ?。相對于高校其他行政機構，圖書館具有很強的獨立性。圖書館存儲了大量文件材料檔案。作為一項原始記錄，高校圖書館檔案真實反映了高校圖書館各階段工作的開展情況，并為領導的管理決策和高校的學術科研提供了重要依據。加強高校圖書館的檔案管理工作，挖掘檔案管理工作的創新點對高校圖書館的發展與建設意義重大。

一、高校圖書館檔案管理的作用及意義

（一）高校圖書館檔案管理的作用

1.為高校圖書館的建設提供可靠依據

高校在舉辦各類日常與學術科研活動時會產生大量的文字、圖片及視頻資料，這些資料記錄了圖書館發展的重要歷程，具有很高的研究價值。通過對這些資料的研究與分析，能夠得出一些結果。這些結果具有很強的規律性，為高校圖書館的決策工作提供可靠依據，明確圖書館未來的發展與規劃方向。

2.系統地評估與提高高校圖書館的管理水平

高校圖書館類別豐富、數量巨大，包含文獻采購檔案、經費檔案、行政檔案、人事檔案及黨群工作檔案等。不同類型的檔案能夠反映出高校圖書館不同方面的問題，不同高校對不同檔案類型的需求有所差異。其中，文獻采購檔案可反映出高校對于不同類型文獻的側重，人事檔案記錄了圖書館人事的變動信息，經費檔案能夠清楚了解到高校圖書館的收入及消費情況。這對于高校圖書館管理水平的評估起到了參考作用。

3.對高校的教學和科研工作方向精準定位

借閱檔案是高校圖書館最重要的檔案之一?？蒲心芰κ歉咝０l展的核心，通過對文獻借閱檔案的管理，可充分了解到教師及學生借閱文獻的內容、深度層次、閱讀時間等。在對這些數據進行分析后，高校能夠對科研工作的方向進行精準定位，及時更新科研及教學工作方面的決策。

（二）高校圖書館檔案管理的意義

1.對我國文化的發展有支持意義

檔案可真實反映國家與民族的文化發展歷程，是文化的重要物質載體之一。因此，圖書館是高校文化的載體，為信息的傳播與知識的傳輸提供媒介。完善高效圖書館的管理工作，建立健全圖書館系統與管理體系，可為我國的文化發展提供極大的支持。

2.對高校圖書館的發展有參考意義

高校領導在做出決策、頒布相關政策時需要有所根據與參考。檔案作為高校圖書館的原始記錄，具有極強的參考意義。人事檔案可清楚記錄人員的用工及工作情況，對于人員的業績考評、薪資標準、任免決策提供了重要參考;經濟檔案則能反映出高校圖書館的經濟發展情況及國家、學校對科研工作的重視程度等。這些均能體現出高校圖書館的發展與規劃方向，具有重要參考意義。

二、高校圖書館檔案管理目前存在的問題

（一）對檔案管理的意識與重視度欠缺

對檔案管理的重視度欠缺是目前高校圖書館在檔案管理工作中存在的普遍問題。由于工作人員對檔案管理的不重視與疏忽管理，圖書館沒有集中的檔案存放室，各部門的檔案獨立保管，沒有形成系統。因此，在后續圖書館的搬遷與擴建過程中，造成了大量檔案文件丟失和損壞，這種現象對學校的科研工作定位及圖書館的發展帶來了一定阻礙。

（二）管理人員專業素質有待提高

目前，高校圖書館檔案管理人員的專業素質還沒有達到應有的高度。高校圖書館負責檔案管理的工作人員不僅數量少，在專業性方面也十分欠缺，經常出現臨時工作人員的調動，缺少專業人員的管理，忽視了對工作人員的培訓工作。檔案管理是一項系統的工作，在管理步驟上有很高的要求。由于管理人員的專業素質低，因此在檔案收集、整理、分類、歸檔等工作及交接上經常出現混淆等問題。

（三）檔案內容的完整度與系統性較低

檔案內容的完整度主要體現在檔案時間、檔案登記等方面。在高校圖書館檔案管理方面，系統性與完整性是基本的工作要求。由于管理人員素質低的問題普遍存在，間接導致了檔案的完整度不足。一方面，由于工作人員的不穩定，造成檔案缺檔或斷檔;另一方面，由于沒有建立完善的檔案管理制度，檔案經?；煜?，具有盲目性與無序性，缺乏統一的管理標準。沒有進行明確的登記和分類工作，造成了檔案查閱時的困難，可利用性極低，檔案也就失去了對于高校與圖書館建設的意義。

（四）檔案的數字化建設滯后

在信息飛速發展的今天，網絡化管理迅速普及。而在高校圖書館檔案管理工作方面，管理方式與手段仍以人工為主，檔案管理的數字化建設與現代化建設還十分滯后。檔案的載體大部分仍為紙質，具有體積大、重量大、不易保存等缺點。相比紙質檔案，電子檔案存取的靈活度更高，易于保存。當今大部分高校的檔案管理建設與發展無法實現與社會信息化的有效同步。

三、實現高校圖書館檔案管理創新的有效措施

（一）建立圖書館業務檔案管理系統

業務檔案是圖書館檔案的主要類別。在圖書館檔案管理工作中，高校要建立完善的圖書館業務檔案管理系統，實現電子檔案的自動化、信息化、科學化和規范化。如今，信息化管理在高校圖書館檔案管理工作中逐步得到推廣應用，目前各大高校嘗試利用多種系統管理平臺輔助檔案管理。高校圖書館檔案的電子管理體系可滿足用戶行為與信息、信心評級等多方面的需求，最常見的是以web應用為中心的B/S構建模式。通過對高校圖書館各個部門與用戶信息的梳理，建立完善的電子檔案管理系統，對檔案信息進行數據轉換。系統中的操作與維護人員是圖書館專業的管理人士，主要工作是對檔案進行快速存取，對分散的海量數據進行分析并將結果及時反饋給相應的管理部門，以便于及時、高效地解決管理工作中需要遇到的問題。一方面，高校圖書館及各部門的負責人可掌握圖書館全部的檔案信息，還能授權于其他負責人相關權限。另一方面，用戶可通過電子管理系統查詢相關的檔案資源，對高校圖書館的檔案做出信息評價并提供可靠的管理建議。高校圖書館管理人員、部門負責人及用戶可實現高效率的信息對接，增強了不同人員之間的信息可達性。

（二）規范圖書館檔案管理工作

規范高校圖書館檔案管理工作體現在以下兩個方面：建立完善的圖書館電子檔案目錄和圖書館數碼檔案。在建立完善的電子檔案目錄方面，高校圖書館管理人員首先應對紙質檔案進行分門別類。在完成歸檔工作后，管理人員將根據紙質檔案生成相對應的電子目錄數據庫，可大大提高查閱與檢索效率，為科研工作爭取了更多時間。在建立數碼檔案方面，由于高校圖書館目前信息化程度還較低，且校內的數碼檔案類型少、數量小，因此只能對數碼檔案的基本信息（包括時間、地點、主辦單位、人物、主要內容等）進行整理，規范命名。其后，再對每個文件建立相應的文件夾，做好備份工作。在檔案管理工作中，規范性與科學性是最基本的要求，是實現高校圖書館管理工作高效化的重要前提。

（三）加強“雙套制”檔案管理模式在高校的運用

如今，辦公自動化技術已廣泛應用于高校圖書館檔案管理工作中，對高校檔案管理模式需要有所創新，比如加強“雙套制”檔案管理模式的應用力度，即對同一份檔案資料實現電子與紙質共同存儲及二次利用的狀態，紙質檔案與電子檔案互為鏡像。將檔案歸檔劃分為兩套不同體系，即日常事務文件歸檔與公文歸檔。另一方面，對于類如請示報告等重要文件檔案，可先通過相應的檔案查詢系統進行歸檔，再進行紙質打印便以滿足遞交等需求，同時做好留底備存的工作;對于價值較高的文件檔案，可通過檔案管理系統進行分類與歸檔，同時進行紙質文件的備份。這種雙套系統的管理模式，使檔案管理工作具有更高的便捷性與可操作性，使檔案的管理更加有序和科學，利于日后檔案的快速錄入與讀取。同時，高校需制訂規范性的管理方案，圖書館檔案的一切管理方案均嚴格按照檔案實體分類方案進行執行。

四、結語

本文通過對圖書館檔案管理工作創新性的研究，發現我國高校圖書館檔案的管理工作創新化方面還存在一定的問題并需要有所提升。希望此文能為我國目前高校圖書館檔案管理工作的創新提供可行性方案，在日后的管理工作中能規避不必要的問題，為積極推動高校圖書館建設起到促進作用。

參考文獻：

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[2]張挺.圖書館檔案管理創新工作策略探討[J].科技展望，2016（20）：253.

（作者單位 河南中醫藥大學）