加強檔案信息化建設，推進企業高質量發展

彭婕

摘要：檔案管理是企業管理的重要內容，2020版《檔案法》增設“檔案信息化建設”章節，要求企業重視檔案信息化建設。檔案信息化建設已經成為檔案工作的重點和趨勢。本文通過探討企業檔案信息化建設的重要意義，采取理論與實踐結合的方式，提出建設一體化數字檔案管理平臺的理念，對于企業降本增效與管理提升有重要價值。

關鍵詞：檔案信息化建設；管理提升；電力企業

一、企業檔案信息化建設的重要意義

習近平總書記指出，“檔案工作是一項基礎性工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案”。進入新時代，全國各級檔案部門按照習近平總書記的指示精神，加強檔案業務建設，推動檔案信息化建設，努力實現以信息化為核心的檔案管理現代化，不斷滿足人民群眾檔案需求，發揮檔案作用。

2016年，《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》指出，“全國檔案事業到2020年的發展目標是初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化”。

2017年9月，國家檔案局印發了《企業數字檔案館（室）建設指南》，要求企業應將數字檔案館（室）建設納入企業信息化建設規劃，做到同步規劃；應根據現有條件有計劃、有步驟地建設企業數字檔案館（室）。

在知識經濟時代，將檔案信息轉化為數據資產和知識資源，已經成為新時期檔案管理工作一個必然的發展方向。因此對于企業而言，以數字檔案系統建設為基礎，建設形成統一的檔案數據庫，運用先進的數據挖掘技術軟件提高對檔案信息資源的開發利用精度和深度，建立企業數字檔案館（室），使之成為企業檔案大數據的匯集、管理、組織和開發利用中心，才能使檔案的信息價值成為企業發展的有力推手。

二、企業檔案信息化建設存在問題

近年來，作為省級發電企業，公司十分重視檔案信息化建設，堅持數字化與信息化互動并進，持續推進“存量數字化、增量電子化”，建設高效快捷的檔案管理和信息服務體系，加快實現檔案工作轉型升級。檔案管理規范化建設及信息系統建設都取得了長足的發展和較好成績，公司本部及下屬多數企業已使用檔案管理軟件對檔案信息資源進行了有效管理，但也存在重復建設、信息孤島、利用低效等突出問題。

（一）重復建設導致采購與維護成本較高

各下屬企業檔案管理水平及軟件應用水平參差不齊，并且在信息化建設過程中，各公司檔案人員都需要花費大量時間、精力定制需求，有的公司因為缺少專職檔案人員，在檔案信息系統的建設和維護方面只能依賴服務外包，檔案系統利用水平較低，同時也存在一定的檔案數據安全隱患。

（二）信息孤島不利于資源共享和有效監管

本部和下屬企業之間檔案信息系統互不相連，無法形成整個公司統一的檔案信息資源庫，在跨單位查詢方面，例如專題檔案的征集，只能借助傳統的線下審批模式，不利于檔案信息資源的共享；同時，上級對下級單位的檔案業務監督管理也無法通過“一站式”查詢或在線目錄管理等方式實現，管理效率較低。

（三）歸集率低導致資源利用和開發不足

部分下屬企業還存在將需要歸檔的電子文件存儲在各個業務系統中，并未將電子文件集中歸檔到電子檔案管理系統中，檔案信息系統與其他業務系統未實現互聯。只做業務系統的數據存儲和備份，電子檔案管理系統只存目錄信息或是線下歸檔的材料，無法實現檔案的應收盡收、應歸盡歸，不利于檔案的長久保存。

三、企業檔案信息化建設發展對策

按照使用能源類型劃分，火電、水電、風電等不同類型的發電企業在檔案資源上有明顯不同，相同類型發電企業在規劃、建設和投產等不同階段形成的工程檔案內容也千差萬別。但是，同為發電企業，在檔案管理的模式上，尤其是檔案的分類和編號原則上具有很大的相似性。2013年2月施行的國家檔案局第10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，不僅為企業規范歸檔范圍、劃分保管期限提供了標準和依據，也為建設一體化數字檔案管理平臺提供了有力支撐。

在此基礎上，依據國家檔案局《企業數字檔案館（室）建設指南》，以先進的檔案管理理念為指導，采用先進的技術架構和技術手段，建立一個覆蓋公司本部各部門、各下屬企業，與業務系統無縫集成，滿足檔案現代化管理，提供便捷利用服務的一體化數字檔案管理平臺，為檔案信息化管理提供強有力的技術支撐，實現檔案資源的“數字化”、檔案實體“虛擬化”、檔案管理“信息化”、信息傳遞“網絡化”和檔案利用“知識化”，應該成為企業檔案管理的目標模式，具體措施有以下幾點。

（一）實現檔案系統整體規劃，分步建設。集中統一采購行業先進的檔案系統軟件產品，新建區域管理集中的數字檔案系統，采取公司本部、下屬企業分級應用，在檔案信息化基礎較好的單位先期試點，設計和實施數字檔案系統。

（二）實現檔案系統“一體化”。在分期開發的基礎上，按照先本部、后下屬企業的順序，逐步覆蓋公司本部及下屬企業的檔案信息化系統，形成上下互聯互通、涵蓋全公司檔案資源一體化的、統一的檔案管理平臺，從而推動全公司檔案工作規范化科學化，實現全公司范圍內檔案資源充分整合和共享。

（三）實現檔案業務的智能化。應用“大數據”技術，對于公司檔案資源進行充分整合和深度挖掘，有效地促進和提高下屬企業檔案業務（收集整理、科學保管、開發利用、信息服務）規范化和自動化程度，滿足各級企業檔案現代化管理的需要，提高檔案工作的效率。

（四）實現與業務系統、基礎平臺的“全集成”。實現與其它業務系統的無縫集成，保證各種信息系統形成的電子文件實時歸檔、實時接收，從而真正實現文檔一體化和文件全生命周期管理；與基礎平臺統一身份認證、單點登陸等系統的集成。與舊檔案系統順利過渡，確保檔案數據的完整無損遷移。

（五）實現檔案工作、業務過程及數據的全管控。通過檔案管理信息系統，實現全公司范圍內的檔案工作考核；通過上下一體化的檔案系統，實現上下級檔案業務指導和監督；通過統一的平臺，及時發布檔案工作法律法規及相關規章制度，方便檔案人員及時了解和掌握；通過本部集中的數據目錄，可對全公司范圍內的檔案數據進行維護，確保檔案數據的安全。

（六）實現檔案資源及其它相關資源的全覆蓋。遵循“資源為先，標準規范，整體推進，確保安全”的原則，統籌規劃，積極實施，建成后的數字檔案館（室）內容不僅涵蓋原來的檔案信息資源，而且能夠進一步擴大到文件、資料、語音、視頻、圖形圖像等更為廣泛的領域，從而使檔案信息資源庫通過計算機網絡聯接成超大規模的知識庫。

四、結語

綜上所述，無論是從國家法律法規層面，亦或從企業自身發展層面，還是從檔案事業本身發展的需要來說，只有加快推進檔案信息資源管理建設，加強整體管控，才能實現檔案管理的標準化和規范化，進一步提高檔案的利用和共享水平，降低企業管理成本，為企業高質量發展提供有力的信息資源保障。■

參考文獻：

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[2]萬曉娟，張賀苗，李嵐.基于知識管理視角的企業數字檔案館建設探析——檔案事業發展新方向[J].辦公室業務，2014（1）.

[3]企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定[J].機電兵船檔案，2013（3）.

作者簡介：彭 婕（1982—），女，湖北武漢人，經濟師，雙學士學位，本科，主要從事企業管理、商秘研究、檔案管理研究。